高校院系档案管理问题的制度性思考

梁秀梅

(郑州航空工业管理学院纪委，郑州450015)

在我国大多高校的档案管理工作中，院系的档案管理一直是薄弱环节。不仅存在着应归档文件材料归档不全问题，而且已归档的文件材料缺乏规范化整理，造成难查找利用甚至个别丢失等问题。这种状况的存在与延续，既违背国家档案法规的有关要求，也不能适应高校教学、科研等工作对档案利用的需要。从网上查阅的情况看，最近几年先后有几人著文对之研究，内容涉及这一问题的表现、改革模式探讨等，提出了一些有借鉴价值的想法。但总体来说，他们偏于问题的现象性表述和分析，缺乏从制度的角度进行深入的思考和探讨。笔者认为，高校院系档案管理存在的一些问题及其长期未获根本解决的原因，是有关方面对高校院系档案管理的制度设计不完善和执行已有制度不彻底造成的。最终解决这一问题，应从制度方面寻找出路。

一、高校院系档案管理存在问题的突出表现

高校院系档案管理工作主要包括两方面内容，一是收集整理本院系应由学校档案室(馆)管理的文件材料，向学校档案室(馆)移交;二是收集整理本院系应由自己管理的文件材料。本文所谈的是后一方面。根据原国家教育委员会1993年11月16日发布的《高等学校档案工作规范》中第三节《高等学校教学类档案工作规范》的附件一《高等学校教学类档案归档范围和保管期限表》的规定，存系教学类档案包括6类，分别是:

(1)本科生毕业论文及评审意见

(2)课堂教学材料、课程进度表

(3)教师任课安排、教案

(4)优秀实习报告

(5)本专业教学检查、调查材料及总结

(6)教师工作量核算、登记材料

据笔者所知，上述6类材料很少有学校的某个院系收集归档齐全的。特别是教案一项，绝大部分高校的院系没有收集归档。实习报告一项，由于很多高校并未进行这方面的评定，所以无所谓优秀与否，于是许多高校的院系也就多年未收集归档学生的优秀实习报告。专业教学检查与调查材料不少学校有一些存档，但大多不全。

以上只是就现有制度规定范围的材料而言。还有一些现有制度未作规定，但实际具有保存利用价值的文件材料也应归档，却在许多高校院系未归档的，如高校院系举行专业庆典活动材料，举办学生技能竞赛和文娱活动材料，学生在上级或社会有关组织举办的活动中重要获奖材料，学生在校期间的重要创作或研究成果材料等。这些材料反映了院系的重要职能活动，对研究院系的工作历史，借鉴经验教训，开展对外宣传，推动以后的工作等具有借鉴利用价值，因此应予归档保存。然而，这些材料不仅不少高校院系未将其归档保存，现有制度也未将其列入归档的范围，这应算是两方面的遗憾吧!

高校院系档案管理不仅普遍存在归档文件材料不齐全问题，而且还普遍存在对已归文件材料缺乏规范化整理问题。对已归档文件材料进行整理不仅是国际通用的做法，而且是我国档案管理工作的一种传统。自1949年建国以来，我国历次发布的档案管理规定都明确要求对已归档文件材料进行整理，现行的国家档案局于2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》，更是对已归档文件材料整理的含义、原则、质量要求和方法等作了明确规定。如对其含义是这样明确的:“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。”［1］现行的国家教育部和国家档案局于2008年8月26日联合发布的《高等学校档案管理办法》也要求:“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。”又要求“高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。”对已归档文件材料进行分类、编目等整理，利于对档案的保管和利用。现在大多高校的院系档案整理基本状况是:对已归档文件材料进行了简单分类，未进行系统化排列、编号，未进行保管期限鉴定，未编写卷内(首)目录，未进行装订，未在卷(盒)内设置备考表等。由此造成的后果是:档案管理人对自己管理的档案件数不清楚，是否丢失、缺少难以发现，所需查阅的档案所处的具体位置不清楚，所保管的各具体档案是否过期应予销毁或还有多长保管时间不清楚。这样的档案管理层次，其保管档案的安全性和利用便捷程度可想而知。

大多高校院系档案管理不仅如前述的粗放，而且未统一使用计算机管理。早在1987年4月23日，原国家教育委员会和国家档案局在联合发布《高等学校教学文件材料归档范围》的文件中就提出:“可积极探索电子计算机、缩微贮存、检索等现代化管理的方法和途径，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。”20多年过去了，全国大多高校的校级档案管理基本实现计算机化。用计算机进行档案管理，将档案信息输入计算机，利于档案的统计、查阅等，方便档案的管理和提供利用。遗憾的是，现在不少高校的院系档案管理，对接收的纸质文件材料，未输入计算机管理;对接收的电子文件，有的虽分类存放了，但未做统一的电子目录等。这显然不能适应现代高校对档案管理的要求。众所周知，不是院系档案管理员没有计算机可用，而是虽达到了人手一台，却未充分地发挥其在档案管理工作中的作用。

二、高校院系档案管理现有问题产生的主要原因

为什么大多高校的校级档案管理比较科学规范，院系的档案管理却比较粗疏、混乱呢?是人员素质问题吗?从笔者所掌握的情况来看，校系两级的档案管理人员配备层次基本差不多，甚至很多院系的兼职档案员的文化程度和综合素质高于校级的专职档案管理员，所以人员素质问题应该不是一些高校院系档案管理粗疏的主要原因。当然有人可能从档案专业素质角度提出问题，这的确是一个理由，但又不是一个十分有力的理由。因为以现有院系档案管理人员的文化基础，掌握满足管理档案所需的知识是不成问题的。那么问题的根本到底是什么呢?笔者认为，在于一些现有制度的设计不够完美，和已有的一些好的关键性的制度未得到贯彻执行。主要有三点:

1．未实行文档一体化制度

所谓文档一体化是说将传统的文书工作与档案工作二者分别设计和管理的体制改为将二者统一设计、组织、管理的体制，其主要做法是将传统的档案著录前移，淡化和文件调用和档案提供利用的差别，将文件处理与档案管理责任明确化等。其主要好处是使档案管理人员掌握文件来源情况，便于保证应归档文件材料的收集齐全和档案在反映机关工作活动全貌方面的质量，避免或减少传统文书登记和档案著录方面的重复劳动，提高档案工作的效率。其适用条件主要是中小单位与计算机管理文书和档案等。

现在大多高校的院系档案管理表面上看是教学秘书(或行政秘书)兼做档案员，在人员上是文书管理与档案管理一人承担，是文档一体化。实际上，文档一体化的核心是文书管理与档案管理一体设计、组织、管理和要求，而现在大多高校院系档案管理的状态则不是这样的情况。而是一人兼做传统制度文书工作与档案工作分别设计和要求的两方面的工作，并且主要是做秘书工作(文书处理等方面工作内容)，档案管理在他的整个工作职责内容中处于“副”的地位。由于是兼做，并且是处于“副”的地位，他在档案管理方面花费的精力和心思就少，领导和上级平时对他的工作要求和检查考核也主要是非档案管理类工作。只要不是评估等需要核查材料，他的档案管理工作怎样基本处于无人过问、评说的境地，这就自然使他在这方面懈怠，于是院系的档案管理要想有质量保证，就无从谈起了。

2．未彻底实行档案集中统一管理制度

前述教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》第七条规定，“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。”第八条规定，高校档案机构的管理职责是“负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料”。原国家教委1993年11月16日发布的《高等学校档案工作规范》也规定，“高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。”但是，不少高校的院系档案管理中却未很好地执行这一规定。虽然院系的大多应归档文件材料集中于兼职档案员那里，但也有一些重要的应归档材料散存于有关人员手中。如有的学校院系学生活动材料存放在院系团总支书记那里，专业调查和学生毕业论文存放于专业教研室主任那里，有的材料由于某种原因经过院系领导，存放在他们那里。前面我们说不少高校院系档案管理存在应归档材料收集不齐全问题，是就兼职档案员那里的存放归档材料而言的，若将散存于院系内有关人员手中的应归档材料全部移交兼职档案员集中保存，这个问题可基本解决。由于院系内的非兼职档案员不负有保管档案责任，他们大多也缺乏档案保管的意识，因此散存于他们手中的材料很容易被他们随意处理，由此造成的不仅是应归档材料的归档不齐全，而且会造成其中某些材料的永远消失。

3．未实行院系档案工作定期检查与考核制度

现行的《高等学校档案管理办法》第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”［2］原国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》也有类似规定。其规定原文是:“高等学校应做到各项工作与档案工作实行‘四同步’管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。”［3］由此可以看出，国家对高校档案管理工作也是高度重视的。国家做出这样的规定，毫无疑问是为了防止高校有关管理人员忽略或轻视档案工作，防止档案管理的粗疏甚至混乱。通过定期布置、检查、总结、验收这样的制度手段，强化有关管理人员特别是档案管理人员的责任意识，促使档案规范化管理，提高档案管理水平，使档案管理工作与学校的其他工作一样获得重视和发展。然而，实际情况是国家的这一制度在大多高校的院系档案管理工作中未获得落实。不仅院系的兼职档案员缺乏足够的档案管理责任意识，而且大多院系的领导也档案意识不强，很少关注本院系的档案管理工作。如果不是教学评估类工作需要提供档案佐证，他们很少把档案工作作为自己管理工作内容的一部分予以重视。即使在上级对本院系工作进行评估的时候，他们注意的也主要是评估需要的材料能否提供得齐全，而对评估不涉及的材料和档案的整理及日常管理与提供利用则很少注意。学校级的领导对院系工作进行布置、检查、考核时虽偶有要求档案工作的内容，但总体上不及对其他工作的重视程度。学校级的档案管理部门也很少对院系的档案管理进行指导、检查和评估。如此等等，使院系的档案管理基本处于很少制约的状态，其管理质量自然就缺乏保证了。

三、完善和加强制度落实是解决高校院系档案管理问题的关键

各高校院系的档案管理毫无疑问取决于和最终落实于档案管理员的努力，因此不少人把院系档案管理存在的问题归于档案管理员。其实，这不仅是一个人的问题，更主要的还是取决于制度的设计和执行。就大多数高校院系档案管理现存的问题来说，目前院系档案管理由教学秘书兼管的做法，由于档案管理不是他的主职主责，平时院系领导也对之较少关注和要求，学校领导与学校档案管理部门也较少对之检查、考核，这些制度环境自然使他对档案管理看轻和放松。所以，要解决大多数高校院系档案管理现存的问题，提高档案管理的质量，必须完善院系档案管理的制度设计，强化制度的落实，这包括实行文档一体化管理制度，明确归档的具体范围，坚持集中统一管理原则，使用现代化管理手段，采用规范化管理方法，定期进行检查、考核等。唯有这样，才能使高校院系的档案管理进入良性运行和发展的轨道。

［1］国家档案局．归档文件整理规则［Z］．2000－12－06．

［2］教育部，国家档案局．高等学校档案管理办法［Z］．2008－08－20．

［3］国家教育委员会．普通高等学校档案管理办法［Z］．1989－10－10．