浅谈西山煤电集团配件信息化管理系统

温 华

(西山煤电(集团)设备租赁公司，山西 太原 030053)

随着时代快速发展和社会不断进步，企业管理和决策越来越依赖于及时、准确的信息，信息化建设已经成为煤炭企业发展的必然趋势。机电配件管理作为生产经营的重要环节，如何合理地采购配件，储备配件，降低库存，减少资金占用，降低采购成本，成为煤炭企业从内部挖掘利润的有效途径。

西山煤电(集团)设备租赁公司主要负责9矿8厂共17个单位综采、综掘设备的配件采购、储备、供应等工作。长期以来，在管理上仍采用手工管理模式，由于配件种类繁多，手工核算工作量大，不能及时处理配件管理过程中巨大的信息流，造成配件闲置和积压，库存结构不合理，给企业带来直接和间接的经济损失。为加大对配件系统管理力度，实现合理采购、统筹管理，降低储备资金占用，2008年西山煤电着手建立集团配件信息化管理系统，实现网络管理，达到资源共享。

1)网络平台方面。集团配件信息化管理系统充分利用西山煤电集团现有网络，各矿、厂建成或完善机电科配件组内部、机电科与机电仓库之间、机电科与矿、厂信息中心之间的网络，实现设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联。

集团配件信息化管理系统对业务数据传输的安全性、稳定性和及时性提出较高要求，网络平台和技术性能符合以下特点：网络布局采用三层布局，核心层(西山煤电信息中心)、汇聚层(矿、厂信息中心)、接入层(矿、厂机电科)。网络拓扑图见图1。

图1 网络拓扑图

2)软件方面。集团配件信息化管理系统采用C++语言开发，按照分层设计的思想，遵循“开放、实用、先进”的指导原则，全面考虑配件管理信息的数据接口以及相关数据的流向和流量等问题。该系统具备良好的交互性和扩展性，提供科学的人机交互性能，简洁、易操作的图形操作界面，还可以对系统功能进一步扩充。

1 配件编码

配件编码是系统正常运行的重要基础，将直接影响运行的效率，故采用分类分级的编码方式：配件编码包含配件类别、机型类别、机型分类类别、机型型号、部位号、组件号、序号等信息，按照这7种信息分为7个级别，共13位，具体排列见表1。

表1 配件编码排列表

2 特点和功能

1)账簿管理。配件账簿采用统一编码分类管理，记录配件基本信息、结存、出入库等信息，具有最高、最低储备提示功能，避免库存物资超储造成积压。当在同一个系统中有多个账套时，能自动进行同步处理，保证不同单位配件编码、计划价等基本信息的一致，账簿还提供多种查询功能。

2)计划管理。通过对各矿、厂库存的控制，协调矿、厂生产经营活动，实现采购计划的合理管理。主要功能有计划编制、汇总、检查、执行、完成情况统计等。

3)合同管理。根据计划生成相应采购合同，内容包括配件基本信息、质量标准、参考价、入库价等，通过合同台账对合同的签订、执行情况进行管理。自动记录合同执行状态，查看配件入库时间、往来、单据编号和入库单价、数量、金额等。

4)验收管理。验收管理是对配件的采购和入库进行监督。计划员比照发货票和合同，认定履行情况后，通过管理部门和财务部门的审核，进入验收入库流程，验收合格后进入验收库，由保管员出具验收单，从而实现多个部门对配件入库过程的监督。

5)代储管理。编制代储计划，并对代储计划进行汇总统计，合理安排代储规模;根据代储计划生成代储协议，包括配件名称、规格、数量、送货地点和时间等。

6)单据管理。单据管理是对出库单(预)、入库单(预)、验收单、调拨单等多种单据进行管理，具有以下功能：a)单据界面和显示内容可以根据实际业务需要自行设置，还可以在单据中自定义计算公式。b)单据能满足正式出、入库，临时出、入库，验收，代储等管理的需要，能完成内部调拨、关联交易业务的处理。c)按照不同单位的业务流程，可预制单据的审核顺序，单据填制完成后，按照审核顺序，经各部门审核后自动登记入账，对各环节进行严格把关。d)在编制过程中单据能从台账或计划合同中获取数据，避免重复手工输入。e)提供多种显示和查询功能，每种单据可以切换成表格方式进行显示，并可根据用户需要进行组合查询。

7)供应商管理。能够按照供应商统计各类单据，通过供应商管理建立比价台账，生成供应商分析表，反映供应规模及趋势，根据历史资料分析价格变化形势。

8)合同台账。合同台账是对签订的采购合同进行管理，记录合同履行情况以及签订和完成情况。根据入库情况，系统自动记录该合同执行状态，并可在合同中查看每种配件的入库时间、往来、单据编号和入库单价、数量、金额等。

9)队组消耗控制(资金控制)。a)能在配件台账中设置配件的最高储备和最低储备，在超过最高储备或低于最低储备时用不同颜色显示进行提示，如果超出最高储备或超出资金控制限额，系统会提示超出金额，自动中断操作，不予办理出库。b)可以查询到各个单位配件的累计出库数量和金额明细。

10)统计报表管理、报表、分析系统。a)可以根据不同部门需求，自行选择需要的栏目，并可根据业务的变化改变其格式。b)具备从计划、合同、单据、台账中获取数据，实现快速统计。c)在报表中可以设置计算公式，并从本表或其它报表中获取数据，进行自动计算。d)对于多张报表可以进行批量处理，并对处理顺序进行设置，对有关联或同类报表，可以根据需要自动进行同步处理。

11)数据输入、输出。系统提供强大的外部接口，可将报表输出成 DBF、EXCEL、SQL Server、Oracle、Access、文本格式的文件或表格。

3 网站查询系统

网站查询系统是以集团配件信息化管理系统为依托，通过门户网站，及时查询各矿、厂配件的库存和消耗情况。还可以及时反应诸如配件库存信息、合同执行情况、最新采购价格等信息，提高信息共享程度，达到纵向强化职能管理，横向加强综合协调的目标。

网站查询系统采用WEB技术、数据表示层采用．NET技术和SQL Server关系数据库管理系统开发，具有远程数据访问、数据挖掘、数据钻取功能，实现信息的上通下达和对重要数据的实时分析和查询。九类配件库存情况汇总表见图2。

4 社会经济效益

在集团配件信息化管理系统运行两年多的时间内，各矿、厂减少了手工核算的工作量和核算误差，提高了集团配件管理工作的质量和效率，规范了配件采购管理，减少了储备资金的占用，经综合测算节约采购资金1 000余万元，使公司配件管理水平发生了质的飞跃。

5 开发的意义

1)通过强化、细化配件管理，优化库存储备结构，在保证生产经营前提下，最大限度降低企业存货所占用的流动资金，提高企业资金的使用效率。

2)提高企业对各类配件耗用情况的监督与控制能力，提高配件使用效率。同时，通过加强配件管理，大大加强企业对吨煤成本中材料费的控制能力，降低企业成本，为企业增强市场竞争力打下良好的基础。

3)通过加强对供应商资源的管理，使企业在保证采购配件质量前提下，最大限地享受商业信用所带来的诸如采购价格、付款条件、交货方式等方面的优惠。同时，借助自身在仓储能力、运输能力、进货价格等方面的优势，大力开展煤炭物资代储、代运、代销及销售等业务，为企业创造新的利润增长点。