破解档案利用中的“帕累托定律”

唐曙光

（济宁职业技术学院，山东 济宁 272037）

破解档案利用中的“帕累托定律”

唐曙光

（济宁职业技术学院，山东 济宁 272037）

档案保护和利用是档案工作的永恒主题，相对于档案保管保护的一般性原则，档案利用有不均衡、非对称的的特点。以管理学上的“帕累托定律”阐释如何合理配置档案保护资源，以达到档案利用效能最大化的目的。

档案利用；帕累托定律；档案保护

一、档案管理工作存在的主要问题

“帕累托定律”又称为“二八法则”，是管理学上的一条著名的定律，其内容大体为：原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间本来存在着无法解释的不平衡，但起关键作用的少部分因素通常能对整个组织的产出、盈亏和成败起决定性作用。在档案利用中，也能够显现出“帕累托定律”的影子，在档案馆长年工作的同志会发现，80%的利用集中在20%的档案上，换句话说，亦即馆藏的档案只有两成是经常和反复利用的，而其他八成的档案几乎无人问津。

以笔者对同一地市6家县区级档案馆的统计情况为例，利用率高的档案基本都是民政、人事、经济、社会保障、医疗卫生等社会热点部门的一部分与民生关系密切的档案资料，大约占馆藏档案的20%左右，而其他一些党群机关、社会团体、非经济部门的一般性文书档案，利用率很低，有的甚至常年闲置，变成了名副其实的“死”档案。

依据“多劳多得”的原则，利用价值较高的档案理应得到更多的资源配置，而实际情况并非如此，在当今条件下，档案馆（室）保存的档案，无论其价值大小、利用率高低，都占据同样的物理空间，分享同样的保护经费，消耗同样的管理成本，致使保护经费缺少、档案库房紧张、人力资源稀缺的基层档案馆（室）不堪重负，投入极大的人力物力维持较低的档案利用率，在保护和利用互相脱节、投入和产出反差极大的的夹缝中艰难生存。

造成上述状况的原因部分是由于档案本身属性所决定的，“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录”（吴宝康《档案学概论》）。从定义中可以看出，保存在先、利用在后，保存是基础，利用是结果或者说是目的。这就决定了档案保存的价值与在某个特定时期的利用价值不能简单画等号，档案在其形成之初，其利用价值是潜在的和不确定的，有时候又是动态变化的。那些涉及民生热点问题的档案资料，其利用率自然会高；而更多的档案，只是某个部门工作的记录，其档案价值更多体现为存史资政，除一些部门用于编史修志外，不可能具有很高的社会利用率。还有一些档案，其利用价值在不断变化之中，象落实政策方面的档案，上世纪八十年代一度是利用的热点，而进入新世纪后利用者寥寥无几。反之，知青档案长期以来处于备受冷落的地位，近年来随着下乡返城知青相继到了退休年龄，需要落实相关待遇，查阅利用者越来越多。

某县（区）档案馆近三年档案利用情况

档案利用中存在的这种冷热不均现象是一种无法回避的现实。由于鉴定销毁档案需要一套比较繁琐的程序，具体操作起来存在界限掌握不清和理解分歧，所以许多基层档案馆（室）多采取保守方法，宁可多保留一段时间也不冒误销毁有用的档案资料的风险。这样在客观上就造成了档案资料数量的不断增加和相对有限的利用率之间的反差，为此耗费了大量的人力物力，造成资源浪费。能否采取补救的办法呢？据笔者了解，近年来有些档案管理部门已经或正在做着类似的尝试。

二、解决问题的主要方法

一是在空间排架上，对利用率较高的档案进行优先安排，集中放置在利于存放位置，设置醒目的标识。不过这种尝试面临着一个较大的难题：档案存放的物理空间毕竟不同于网络上的虚拟空间，在网上，要实现点击率高的信息自动置前，在技术上是可行的，并且现在网站都有这种功能。但具体到档案实体上，要实现按利用率排架，涉及到打乱全宗存放顺序和一系列繁琐的倒架以及检索工具的调整，而这些都是档案管理的大忌，所以在现实当中实行起来有一定的难度。

二是对利用率较高的档案优先配置资源。有些档案馆（室）将利用率较高的全宗与一般全宗分A、B库存放，对前者投入更大的资源重点保护，对后者仅仅实行一般性的保管保护。这样做的好处是把保管和利用结合起来，以档案利用来决定保管保护重点，避免了平均投入人力物力所造成的资源浪费，从而达到资源配置最佳化的目的。但其弊端是，以全宗为单位来判定档案利用率的高低在实际利用中并不科学，更多的情况是，利用率高的档案仅仅是某一类或某个时间段的档案，如果打破全宗顺序按照类别来存放又有可能带来管理上的混乱，所以这种削足适履的做法是否合理和可行，同样也值得商榷。

三是对一些利用率较低的 “冷”档案进行二次开发。有些档案利用率低，并不是因为不重要，而是由于对外宣传不够，或者查阅利用渠道不畅通，致使广大利用者不知情。如果档案馆（室）做好宣传工作，对档案资源及时进行二次开发，包括编写利用指南、进行开放鉴定、编制检索工具及提供网上利用服务等，让社会各界和广大群众了解档案馆藏内容、查阅利用手续，其利用率就会大大增多，档案利用的冷热不均的现象才会得到根本纠正。如某档案馆利用馆藏的档案资料，编写了一部民俗资料选编，在申请非物质文化遗产工作中发挥了重要作用，从此查阅者纷至沓来，没想到那些常年闲置不用的档案资料终于有了用武之地。

四是利用现代技术和网络优势促进档案资料的社会利用。在经常和反复利用中，档案实体会受到一定的损毁，特别是一些年代久远、利用频率高的纸质档案更是如此，档案馆（室）可以依据现有技术条件，利用复制、缩微、扫描等手段进行保护，对一般利用者可提供复制件，这样既能减少档案反复利用造成的物理损害，也能从一定程度减轻查阅利用的工作量。针对已开放的档案，可以定期公布开放目录，开展网上利用查询，有条件的甚至进行全文检索，依靠网络的开放性和即时性，能够大大提高档案馆（室）的社会知名度及档案资料的利用率，这样或许才是破解档案利用冷热不均现象的一把钥匙。

G273

A

1008—3340（2011）02—0055—02

2011-01-11

唐曙光（1968-），男，济宁职业技术学院档案馆。