关于开放档案亟待解决的几个问题

　　[中图分类号]G271　[文献标识码]A　[文章编号]1009－2234(2011)01－0155－01
　　
　　开放档案工作是各级各类档案馆的基本任务之一，也是档案馆自身建设的一项重大改革，它促使了档案馆由封闭型、半封闭型向开放型转变，从而提高了档案工作的社会地位和影响。因此开放档案工作具有重大的现实意义和深远的历史意义，这项工作不仅势在必行，而且要加快工作步伐，加大工作力度，使开放档案工作真正落到实处。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。”然而，在实际工作中，一些档案馆仍把保守档案机密与开放档案对立起来，不能按国家规定按时开放期满档案。这一问题值得我们重视和思考，现就怎样才能扎实地、迅速地做好这一工作，谈点初浅认识。
　　
　　一、提高开放档案重大意义的认识，增强紧迫感
　　
　　开放档案是《档案法》对各级国家档案馆做出的法律规定，各级档案馆必须无条件地执行。它要求各级国家档案馆对其所保存的全部档案，除了按照党和国家有关保密的规定需要保密或需要控制利用的外，均应分期分批地向社会开放，以满足社会各方面利用档案的需要。为此，我们首先要在档案队伍内部迫切需要进行广泛深入的教育，做好政治思想工作，使同志们，特别是领导同志们真正了解它的重大意义和自己的历史责任，从而用科学发展观统帅自己，解放思想，与时俱进，彻底解除传统观念的束缚，把档案馆的各个业务环节与开放档案紧密联系起来。其次，为适应开放档案这一新情况，解决这一新问题，还必须相应地修订那些与开放档案形势不相适应的规章制度，改革那些不合理的业务技术上的方式方法，尽快形成一个开放的氛围。第三，通过广播、电视、报纸、网络等媒体向各党政机关、企、事业单位及社会各界做好宣传工作，这不仅是开放档案工作的需要，而且也是促进信息时代整个档案事业科学发展所急需。同时。在客观上也能激发档案工作者的紧迫感。
　　
　　二、强化基础工作，为开放档案创造必要条件
　　
　　开放档案政策性很强，它既是严肃的政治任务，又是很具体的档案业务技术工作。针对档案整理现状，笔者认为应通过以下措施实现开放档案工作的新跨越式发展。
　　
　　(一)做好开放档案的基础业务工作
　　各级国家档案馆要根据开放档案的客观需要，有针对性地做好基础业务建设。对列入开放范围的档案，应做好整理工作，使其达到整理规范化、标准化；对档案的内容，应依据国家有关法规文件的规定，进行认真的鉴别核查。只有这样才能使开放档案的范围和内容心中有数，有目可查，有据可依。
　　
　　(二)完成开放档案的解密划控工作
　　解密划控工作是开放档案前必须完成的一项重要工作，必须按《档案法》规定审慎执行。工作中应遵循“该开放的开放，不该开放的坚决不开放”原则，对满30年的档案进行可对外开放和控制使用的划定。具体地说。就是凡有损于党和国家利益的，如不利于党内团结、社会和谐、民族团结、统一战线、国家安全和统一、国与国之间关系的或涉及个人隐私不宜公开的档案都不能开放；特别珍贵、稀有、重要和古老的档案在没有复制前也不能开放。具体到每一份档案能否开放，需要非常慎重的鉴定决定。
　　
　　(三)编制好开放目录与控制使用目录
　　编制开放目录与控制使用目录是实现开放档案的必要条件，只有认真做好这项工作，才能将档案对外开放并提高对外开放水平。这一工作要求做到开放与控制使用界限清楚、标记明确。在具体工作中要将属于开放年度范围内的档案，逐卷逐件地审阅鉴定，以完成目录的编制，形成一套可供利用者查阅利用的检索工具。同时，这项工作要与档案电子信息化建设工作相结合，不仅要有手检目录，还要形成机检目录。以满足或适应“信息时代”不同利用者检索要求。
　　
　　(四)要为利用者提供或创造方便的条件
　　由于历史原因或其他原因，目前一些档案馆的物质条件，包括馆舍、设备、经费、人力等都较差、较少、较小，而要做好开放档案工作，其任务普遍较重，这就需要进一步加强和完善馆内的各种条件，其中包括馆舍、要具有一定规模的阅览室及传媒设施、现代化设备等。
　　
　　三、做好开放档案的几项支持措施
　　
　　在开放档案工作中，不仅要调动广大档案工作者的积极性，扎扎实实地做好基础工作，而且要把开放与改革结合起来，以开放促进改革，以改革推动开放。不断提高工作效率和工作质量，把整个档案事业提高到一个新阶段，要达到这一目标，必须要有以下几项措施作为支持：
　　
　　(一)要有健全的开放档案管理制度
　　开放档案管理制度是实施开放档案工作的保证。各级档案馆应根据《档案法》和《档案法实施办法》及有关规定，制定出本馆开放档案的实施细则，对开放档案的管理原则、利用方式、利用手续以及利用对象等作出具体规定。档案利用者应服从档案馆安排，遵守利用规定，保护好被利用档案。
　　
　　(二)强化档案工作者的工作责任心和业务素质
　　为适应开放档案需要，档案工作者不仅要具有全心全意为人民服务的奉献精神和良好的职业道德，而且要不断提高自身的科学文化素质，包括档案专业素质，熟悉发展史、特别是当地历史知识的素质。
　　
　　(三)加强开放档案宣传，增强社会档案意识
　　档案馆应主动地开展开放档案的宣传工作。要通过各种有效途径广泛地向社会宣传开放档案的相关信息。让尽可能多的人民群众知道档案馆，知道档案馆将保管满30年的档案已经向社会开放利用，以吸引需要利用档案解决问题的利用者来馆利用已开放的档案，提高全社会的档案意识。同时使利用者认识到，利用国家的开放档案是每个公民的权利。
　　
　　(四)编研开放档案的有关资料，主动服务于开放工作
　　根据已确定开放档案的范围和内容，汇编各种档案史料或开放档案参考资料，通过某种形式公之于众，以最大限度地方便利用者。这不仅可以满足利用者的直接需求，而且可以使利用者了解更多的档案信息线索，扩大对档案的利用范围，充分发挥开放档案更大的社会效