利用信息化手段创新高校督办工作机制

　　摘要：督办工作是高校办公室的一项重要职能，是推进学校工作任务落实的重要环节。文章通过对当前高校办公室督办工作的职能范围和运行状况的分析，就当前存在的不足之处提出了进一步做好督办工作的方向，并就在督办工作中引入信息化手段进行了详细阐述。
　　关键词：高等学校；办公室；督察督办
　　
　　高校办公室作为学校综合协调部门，承担着协助学校领导推动各项工作任务落实的职责，同时也是学校各方面信息的枢纽，承担着上情下达和下情上达的重要责任。办公室的重要工作内容之一就是对学校布置的重要任务进行督办。抓好督办工作，更好地服务于学校人才培养和科学研究等核心任务是提高办公室服务职能、提升学校行政办公效率的重要着力点。
　　一、高校督办工作的职能范围
　　所谓督办，主要是指对交由下级部门办理的学校工作和校领导批示事项办理情况的督促工作。［1］根据实际工作情况，高校的督察督办工作主要包括上级重要文件和会议精神的贯彻落实，学校工作规划、年度计划、重要文件、重要规章制度和重要决定事项的贯彻落实，上级领导和学校领导的重要批示、交办事项的落实，校党委会议决定、校长办公会决定、校领导召开的其他专门会议的决议和决定的落实情况，校领导批示、需要督查的各单位、部门的请示、报告办理情况及基层要求帮助解决的有关问题的落实情况，经领导批示的群众、学生和教职工的来信、来访等有关事项的落实和催办，以及其他有关工作的贯彻落实情况。从内容上看，纳入督办的事项多是急事、难事，按照正常的办事流程和要求可能都是无法解决的问题，因此在推进督办事项落实中就更要注重执行有力、切合实际、流程规范，才能保证督办任务的顺利完成。
　　二、高校督办工作的要求
　　高等院校承担着人才培养、科学研究和社会服务的重要职责，汇聚了相关领域高水平的师资队伍，呈现出智力密集、人才密集的特征，从其本身特性讲是一个学术组织，如何通过督办工作提高高校这样一个学术组织的行政管理效率，这就要求高校办公室在督办中既要考虑一般督办工作的要求，同时还要充分结合高校实际情况来处理问题。［2］具体来讲要满足以下几方面要求。
　　1.要从体系上保证督办工作的严肃性。督办工作作为实施管理的关键一环，具有较强的指令性特点，执行的效果直接关系到整体管理效能和水平，执行效果不好可能会直接影响到学校要求在教职工中的公信力。因此，对于督办工作从内容上要注意，督办事项一般应是已经明确的上级要求和领导决策，纳入督办的事项应当是对于整体工作的推进具有关键性、全局性影响的重要工作；从工作规范上，应当建立明确的督办工作规范要求，并严格按照规范要求执行，从执行规程上维护督办的严肃性。
　　2.督办事项要责任明确。督办工作要明确三个主体，即执行主体、督查主体和监控主体。其中执行主体就是被督办单位或人员，如果主体是单位，也要明确其负责人为督办的直接责任人。督查主体是代表学校执行督办职责的单位，一般为学校办公室或学校党委办公室，定期了解工作推进情况，并有义务帮助执行主体协调相关单位，确保任务的顺利推进。监控主体一般为主管执行主体的学校领导，督查主体和执行主体均有义务及时向监控主体汇报督办事项推进情况。以上三方明确的责任、义务是督办工作顺利进行的重要保证。
　　3.督办任务要具备可执行性。在确定督办任务过程中需要根据上级指示或领导决策进一步明晰任务要求，许多情况下一项督办工作可能涉及多个部门，并且需要每个部门按照时序完成各自负责的相应工作，才能实现整体工作的落实。因此，在下达督办任务前，对于督办的事项要认真调研，无论是上级要求、会议决定，还是领导指示，办公室作为领导的参谋助手和学校的信息中枢，都要就督办事项的形成过程、实施环境和可能的影响因素进行认真调研。在此基础上，进行合理分工，并积极协调组织，确保督办任务的落实。
　　4.督办要与考核相关联。督办事项经常是作为一项单独的工作提出来的，并要求执行部门在规定的时限内积极落实。督办工作由于其临时性，未列入学校的年度工作任务中，也就没有纳入考核体系，作为落实主体可能存在着落实任务积极性不高、主动性不够的问题。因此，应当将督办任务及时纳入对年度工作任务的考核中，由督办部门和考核部门共同对落实情况进行检查，从机制上解决主动性不足和管理不顺畅的问题。
　　5.督办进展要及时反馈。督办工作要建立起反馈机制，有些督办任务属于一次性任务，在相对不长时间内完成后及时向督办部门进行反馈，并上报主管领导即可。但有些任务完成时间较长，或涉及多个部门并具有时序协作关系。对应于不同情况，相关部门在完成任务后，应按照一定时间顺序安排向督办部门反馈进展情况，督办部门也有责任及时沟通了解，并协助主办部门协调解决落实中的问题。
　　三、发挥信息化手段在督办工作中的作用
　　高校督办工作的基本程序一般分为拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档七个环节，主要载体是《督查督办工作通知书》和《催办单》。［3］在实际工作中，多是以《督查督办工作通知书》下达督办任务，在任务落实中，通过一次或多次下达《催办单》来了解督办事项的运行情况和办理情况。这种方式存在着许多弊端。一是仅适合于单线程工作方式，对于多部门就一件事协调推进的工作难以及时掌控和下达任务。二是时间效率差，《催办单》仅能够定期下达或根据进展情况在某时刻点下达并反馈，无法及时了解进展情况。三是不利于协调沟通，由于所有程序文件仅通过当前公文管理体系下达，无法实现相关部门间共同关注进度，及时提供支持的需要，不利于协调沟通。
　　鉴于当前督办工作方式的不足，中国民航大学考虑应用信息化手段创新督办工作机制，提高了督办工作效率。我校主要通过在办公信息系统平台上建立独立的督办系统，对全校范围内的督办任务进行管理，经过一段时间的运行取得了良好的效果。下面从该系统建设中核心的问题进行阐述。
　　1.督办中角色的定位。在对督办工作流程进行分析后，我们认为督办系统中应当包括三方面的人，即落实督办任务的人、行使督办职能的人、监控督办效果的人，分别在系统中定义为负责人、录入人和监控领导。从实际工作中来看，在高校中一般是对应职能部门负责人、办公室人员和学校领导。在系统中对于三方面人员赋予的权力分别是：负责人能够根据督办要求就进展情况进行定期反馈，录入人能够及时监督督办事项推进情况并根据工作要求设定督办的相关要求，监控领导能够及时看到负责人的反馈信息，并能够就进展情况作出批示。从三者关系上看，形成了布置、执行与监督的三方关系，应当是比较合理的关系组合。
　　2.督办中流程的制定。由于信息化手段带来处理效率的提升，将原来拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档七个环节，通过流程优化，减少为以下四个环节。
　　一是拟办阶段。在学校作出重大决策、重要工作部署之后，或接到学校党委、行政和党政领导同志的指示、交办事项之后，学校办公室要进行充分的调研，并在此基础上提出督办事项的承办单位、承办时限和工作要求等，提请相关校领导审定。拟办阶段主要是明确任务和调研情况，是督办开始之前的准备阶段。
　　二是立项交办阶段。对于确定立项的督办事项，正式进入督办系统的信息化平台进行流转。首先是由办公室负责督办事务的人员启建督办单，一个督办事项可能涉及多个部门，并且有时序关系，因此在督办单中设计了工作任务的子项，一个督办单中可以包括若干个子项，每个子项均有负责人。这种设计的优点在于避免了往常督办事务下达中设有牵头部门和协办部门，而二者之间有时会有责任不清、要求不明、影响工作落实的情况发生。
　　三是办理阶段。在督办单生成阶段即设定了要求责任部门反馈意见的频率周期，时限从每天到每月不等。责任部门应根据要求定期反馈，在完成后提交结束申请，由下达督办任务的部门根据完成情况决定该项督办任务是否可以结束。在督办事项办理期间，监控领导可以根据进度情况进行批示，提出进一步要求；督办部门也可以根据进展状况修订反馈周期或提出更为详细的要求，但都只能就督办单下的任务进行修改，不能对学校领导已经确定的督办任务进行更改。
　　四是反馈归档阶段。对于办理完毕的督办任务，应当及时反馈到相关部门，同时还应分发到有关部门进行通气，以便于相关工作的开展。在系统中对于办结的督办单设计了分发环节，同时对于被分发到的人员均能够随时查询到督办单，便于归档后查阅。
　　3.督办系统执行的效果分析。通过信息化手段建立的督办系统在经过一段时间的运行后呈现出相对既有督办公文系统难以比拟的优势。主要表现在以下三方面：一是增加了透明度，从督办单的创建，任务的安排，到办理过程中的定期反馈，无论是督办人员、各项任务的执行人员还是监控领导均能够随时查阅，不必拘于原有纸质文件的流转，使整个督办过程在玻璃窗内透明运行，从一个侧面也督促了各项任务责任部门加快工作落实；二是提高了执行力，督办单在创建时明确了任务要求，设定了反馈的周期，并且置于相关方的共同视线之下，避免了先前督办人员和责任部门间可能由于面子、人情等造成推进缓慢的问题；三是增强了规范性，督办系统的建立是基于学校督办管理办法和流程，通过信息化手段将规范流程和要求固化下来，无论是哪一方也不能够逾越流程要求，使得整个督办体系更为规范。
　　督办工作是学校行政管理的重要一环，通过信息化手段提高督办工作的执行效率、透明度和规范性，对于提高行政效能发挥了重要作用，从实际运行来看也取得了非常好的效果，具备良好的推广价值。
　　参考文献：
　　［1］ 汪克强.关于做好新形势下高校督办工作的思考［J］.合肥教育学院学报，2001，（4）.
　　［2］ 李洪波.浅谈高校办公室督查督办工作［J］.黑龙江教育，2007，（7）.
　　［3］ 巨维博.高校办公室督办工作的实践与思考［J］.西北工业大学学报，2006，（1）.