工程分阶段反索赔管理

裴 平

建设工程一般都具有项目多,建设周期长,施工条件复杂,不可预见因素较多,在建设期间受市场经济波动和客观条件影响较大,如物价的变化、施工现场条件、气候变化、设计变更、自然灾害等因素,使得工程项目不可避免的出现索赔。经过多年的市场运作,施工单位的索赔意识很强,从投标阶段开始就组织专人,通过现场考察,对招标文件中的合同条件和图纸进行详尽分析研究,在投标时即采用一定的投标、报价技巧,为今后的索赔创造条件,在项目的实施过程中更是抓住一切机会进行索赔,试图通过索赔获得超额利润。索赔费用在工程投资中占有越来越重要的地位。面对这一趋势,建设单位如何预防和控制索赔,即通常所谓反索赔,就显得尤为重要。

在实际工作中,“索赔”是双向的,既包括承包人向发包人的索赔,也包括发包人向承包人的索赔。因此,建设单位在工程建设中反索赔管理具有更广泛的含义,包括以下三方面:①预防施工索赔事件的发生;②对承包商提出的索赔要求进行审核、反驳;③ 对承包商履约中的违约责任主动进行索赔。建设单位要做好工程投资的控制,首要就应按照建设程序分阶段抓住反索赔的重点工作和关键环节,积极主动的做好反索赔的管理工作。

一、勘测设计阶段是决定整个建设工程质量和造价的基础,也是减少设计变更的关键阶段

勘测基础资料的充分性与正确性直接影响到设计计算数据、工程选址、结构选型及地基处理等,进而直接影响工程造价。设计变更是承包方提出索赔的重要理由,由设计变更引起的索赔往往关系到工期、质量和费用的变化,其索赔费用额往往较高。而设计原因造成的变更在设计变更中占很大比重,在设计过程中由于设计方案不合理、设计不符合标准规定、设计计算和绘图出现错误以及其他方面的失误,都容易导致设计变更。

把好勘测设计关,确保提交的勘察文件正确反映工程的地质、地形地貌、水文地质状况,符合规范、规程,做到勘察方案合理、评价准确、数据可靠;确保提交的设计文件满足技术要求,图纸应当配套,节点描述清楚,标注说明清晰、完整。从而避免或减少因工程设计因素引起设计变更导致承包商提出的施工合同索赔。

二、招标阶段是形成合同文件和选择承包商的关键阶段,所有的索赔都必须以合同为依据

招标阶段是业主预防承包商施工合同索赔的首要环节。无论是建设单位自行组织招标还是委托代理机构招标,都必须由具备丰富的建设工程施工招标经验和建设工程管理经验的专业技术人员编制招标文件。

1、根据招标项目准备工作的完成情况、项目规模和工期、项目复杂程度、项目所处的外部环境,综合考虑各种因素,选择施工合同类型。建设工程合同分为总价合同、单价合同、成本加酬金合同。合理的合同承包方式,有利于工程建设管理、工程结算和工程投资控制。目前,越来越多的工程都采用工程量清单计价模式的单价合同,该合同的优点是适用范围比较宽,发包方与承包方合理分担建设风险,并能促使承包商通过提高工效等手段从成本节约中提高利润。采用这种合同方式在合同履行中需要注意的问题是对实际完成工程量计量确认,避免结算扯皮,减少索赔的发生。

2、招标文件应满足合法、完整、准确、针对性强等要求。招标文件是整个工程管理中的主要合同文件,在编制中一定要高度重视。编制时满足的基本要求有:①招标文件的内容应该符合国家相关的法律法规,避免出现无效条款;②确保结构完整,条款内容齐全,能够完整体现招标范围内的所有内容;③针对招标项目本身的特点,满足其要求,并体现项目业主的管理模式;④各项内容条款的表达叙述要做到准确无误,不出现矛盾的条款或者歧义的表述;⑤技术条款、工程量清单、图纸中有关对工程量和计量支付必须描述一致。有了严密而完善的招标文件不但能有效规范招投标活动,而且宜于中标后的合同管理工作,切实可以行,减少索赔。

3、做好合同谈判工作。评标委员会根据评标办法推荐出评标候选人,此时建设单位往往忽略一项很重要的工作,那就是合同谈判。投标文件按性质属于合同文件中的要约,在合同中占有重要地位。投标单位经常通过各种报价技巧和在条款中采用隐晦的词语来达到开工后在施工中进行索赔的目的,只有通过仔细研究分析投标文件中的重要条款和投标报价,必要时可咨询评标委员会,尽早发现隐患,及时做出合同补充文件。最终选择出有实施工程能力和经验的,报价合理,信誉良好的承包商。

三、施工阶段是合同实施管理的主要阶段

建设单位的工程管理人员必须强化合同管理意识并提高合同管理机能。并善于依靠监理做好工程现场管理、合同管理和工程文件的整理工作,这是预防和减少索赔的又一关键。

1、严格执行合同,预防自己违约。做好工程实施计划,按照合同约定条件,及时完成合同责任。主要在以下方面注意:按合同规定的要求交付设计资料、图纸;提供施工场地、道路、水电等施工条件;按时支付工程款;按时提由建设单位供应的材料、设备等。做好以上工作避免合同违约索赔。

2、对承包商履约中出现违约责任,建设单位应严格按照合同中约定的索赔程序及时向承包商提出索赔。在工程管理中要督促施工方做好各种记录,特别是隐蔽工程记录、签证工作验收记录,这些都可能是索赔的证据。千万不可因为建设单位处于主动地位,而索赔意识淡薄,造成超过索赔时效而丧失索赔机会或因索赔证据不全而索赔失败。通过有效的索赔不但维护了建设单位的合法权益,同时促进承包商严格按照设计文件履行合同,保证工程质量、进度目标的实现。

3、对承包商雇佣人员工资、材料采购款、租赁费、机械费、水电费予以有效监管。由于国家对企业社会责任要求的提高,出现不和谐或影响稳定的个别事件容易造成发包商的被动。个别承包商故意欠付民工工资,甚至挑起民工、材料商等围攻业主、有关部门或政府机关,从而形成被迫付款,造成不应有的损失。

4、一旦发生施工索赔事件,建设单位要针对施工单位的索赔要求采取正确的应对措施。搜集整理相关资料,调查事件发生过程。审定施工单位提出索赔的理由是否充分,核定索赔工期、款额的计算方法和过程是否准确,索赔程序是否符合要求。通过以上各项工作确定索赔事件是否成立,合理确定双方承担责任比例,按合同规定时间迅速做出处理,避免索赔事件的进一步扩大,从而将损失降到最低限度。

通过提高反索赔意识,加强合同管理,通过对建设工程不同阶段索赔可能的分析、提出针对措施,将反索赔管理工作贯穿于工程建设全过程。严格执行合同规定,善于预见、发现问题,及时解决问题,就可以使索赔事件得到有效控制,即使索赔事件发生,也可将索赔的额度控制在最低限度,确保实现工程建设项目投资效益最大化。

(作者单位:陕西省渭南市建筑设计院)