浅议如何提高公文处理的时效性

方玉军

浅议如何提高公文处理的时效性

方玉军

一、公文时效性概述

公文是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。任何公文都是有时效性的。所谓公文的时效性就是要求受文单位一定时间内必须按其要求遵照执行的效力。为此，《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）还特别规定“紧急公文应当根据紧急程度分别标明‘特急’、‘急件’。其中电报应当分别标明‘特提’、 ‘特急’、 ‘加急’、‘平急’”。既然公文有如此重要的时效，那么，接收到这些公文后就必须在规定的时间内处理完毕，而且越早越好，花费的时间越短越好，否则就会贻误时机，造成不可估量的损失。对此，《办法》中也明确规定：“公文处理应当坚持高效的原则，做到及时、准确、安全。”目前，有许多单位专门制定了一些规定，明确了办文的时限和具体做法，应该说对提高公文的时效性有一定的指导意义。但由于许多不可预见的突发事件、不同的办文环境以及办文人员的素质良莠不齐等等因素的影响，使得执行这些规范、制度大打折扣，进而在一定程度上降低了办文的时效。为此，笔者将结合自己的工作实际，对如何提高办文时效做一粗浅的探讨。

二、提高公文处理时效性所具备的主要能力

（一）迅速判断事情轻重缓急的能力。文书人员接收到公文后，要根据文件内容迅速做出是否及时处理的判断，这是提高办文实效性的第一步，也是关键一步。实践证明，这种能力在公文处理中是最实用的。比如，当年周总理正在人民大会堂主持会议，突然接到林彪摔死于温都尔汗的消息后，立即意识到事情的严重性，于是马上中断正在召开的紧急会议，并打破以往的惯例，在第一时间向主席做了紧急汇报，为以后处理此事赢得了宝贵的时间。试想，如果周总理没有这种迅速判断事情轻重缓急的能力，而是按部就班地按正常程序去做，还能有如此的理想效果吗？这种迅速判断事情轻重缓急的能力，在古代和战争年代尤为重要。如诸葛亮使用空城计、钱壮飞快速报告顾顺章叛变的情报等。如今，和平时期也会经常发生各种不可预知的意外事故、灾难等，如果接收到类似的文件后，能立即做出快速处理的判断，就能为解决问题赢得先机。当然，这种能力并不是先天具有的，而是靠强烈的责任心和多年的经验积累形成的。

（二）快速的办文能力。这是考验一个办文人员能力高低的具体体现。下面，我们按照办文程序一一说起。

1.灵活登记。来文登记虽然是一个例行的程序，但灵活的登记方法将有助于进一步提高办文的时效。所谓灵活就是登记时根据文件内容设置不同的提醒方式。比如，可把紧急的公文登记栏目设置成红色，并将时限要素单独标出。又如，会议通知类文件可将开会的时间、地点、上报名单、材料的截止日期等信息醒目地标记出来，有条件的话还可配上跳跃的动画。这样的登记一目了然，处理起来就能分清先后，做到得心应手。

2.立即主动联系办公室主任提出拟办意见。登记后，要附上办文单，立即呈送主任签批拟办意见。如果办公室主任不在，可立即电话联系并迅速告之文件内容，或请授权的其他办公室副主任签批；如果经授权的办公室副主任也联系不上，就再请其他办公室副主任签批；如果都联系不上（这种情况几乎不大可能），也不能消极等待，而应直接呈送领导阅示，事后再向办公室主任汇报。

3.及时呈领导阅批。办公室主任提出拟办意见后，应立即呈送有关领导阅批。如果领导出差在外，可主动联系领导并简要告之文件内容，领导有批示意见时，要马上在办文单上记录下来。如果一时无法同领导取得联系，可马上汇报办公室主任，由其他领导阅示。

4.快捷地落实领导批示意见。领导批示后，应立即按领导批示办理。需要有关部门办理的马上通知部门取文，部门不方便来取的，可发传真或邮件；需要多个部门办理的，可立即复印多份分送各部门；领导签批传阅的，可立即复印多份呈送领导或通过网络传输。另外，转到有关部门办理的文件，根据登记提示，需要限时上报的材料、名单等要及时催问，逐项落实，完成一项就删掉一项的图标。这样，就能做到心中有数，忙而不乱了。

（三）其他能力。办文人员除了以上能力外，还应具备以下几种能力。

1.熟悉并操作计算机的能力。现代化的办公大都依托计算机来完成，因此，办文人员必须熟悉计算机。对于一些常用的办公软件、邮件的接受与发送，OA系统的应用等要会熟练应用，并且排除一般性的故障，其他办公设备如传真机、扫描仪、打印机等也要熟练操作。另外，办文人员打字速度也要快，因为现在大部分公文处理工作如登记、打印办文单等都需要打字，如果打字速度慢，就会直接影响办文效率。

2.安排好领导出行的能力。领导经常外出开会，去哪儿，怎样去，选乘什么样的交通工具，哪条路线最佳等等这些问题办文人员都是要面对的，如果不熟悉就会影响事情的顺利进行。另外，办文人员还要经常关注修路改线的情况，领导远行时还要关注本地的天气以及到达目的地的天气状况等等。这些看似普通的事情，稍有差错往往会影响工作的顺利进行。笔者有次陪同领导外出看望受暴风雨袭击的前线石油工人时，本来按以前的路线很快就会到达，可由于暴风雨冲垮了道路，临行前又没有充分考虑到这一点，和附近的同志也无法取得联系，致使我们不得不多次改变行走路线，白白耽误了时间不说，而且一定程度上影响了职工群众的心情，事后受到了领导严厉的批评。虽说这是一次意外，可如果我们事先考虑周全，做到未雨绸缪，领导就能在第一时间看望受灾职工，这对职工的心理是莫大的安慰。

3.其他综合能力。具备了以下能力对提高办文时效来说会锦上添花、如虎添翼。（1）要有概括事件的能力。比如，领导在外地，你与领导联系并汇报文件内容时一定要言简意赅地将事情讲清楚，如一份会议通知，你必须把开会的时间（包括报到的时间以及开会所需的时间）、地点、参会人员以及是否需要准备材料等等要素向领导说明白，如果讲了半天领导还不清楚，甚至越听越糊涂，就会直接影响办文效率。（2）语言表达能力。当你向领导或者主任汇报文件内容时，语言表达一定要清楚明白，最好用标准的普通话，还要注意尽量不要使用那些读音相同而意思不同的词语，如“没有”和“煤油”，“石油”和“食油”等等，以免造成领导的误解。另外，语速也不能太快，保持正常的说话速度就可以。（3）书写能力。如今使用计算机已十分普及，但有些场合还是需要手写。比如，领导在外地，你向领导汇报文件内容后，领导要批示意见时，你必须认真地记录下来。如果字迹规范标准，那么其他领导或者部门看到记录的内容就会清楚明白，相反，如果字迹潦草，事后自己都不认识，那就会耽误工作。

三、要有强烈的保密意识

我们既要强调提高办文时效性，也要做好保密工作，一丝一毫也不能松懈马虎。特别是一些重大事件，在一定时间内是有知晓范围的，如果随意地扩大范围，就会给以后的善后处理工作造成很大的被动。因此，办文人员一定要有自觉的保密意识。即使向外地领导汇报文件内容时也要慎重，能不在电话中说的就不说，涉及保密的事项要直接请示办公室主任由其他领导签批，然后等领导回来后再予以汇报。在网上传阅文件也是如此，凡涉密文件一律不准网上传阅。转到有关部门办理的密级公文，一定要告诫部门派专人取送，并告之注意事项等。

要提高办文的时效性，办文人员在办理公文时就要把握原则，即在有效的时限内，办文应用的时间越短越好，这是对办文人员素质的最好检验。

(作者单位：山东东营胜利石油管理局办公室)