试析使用日语接打电话时的应对技巧

2010-10-25戴玉金

湖北开放大学学报 2010年1期

关键词：敬语龙岩日语

戴玉金

（龙岩学院外国语学院，福建龙岩 364000）

试析使用日语接打电话时的应对技巧

戴玉金

（龙岩学院外国语学院，福建龙岩 364000）

从当事人自己接听电话或当事人不在，替其接听电话以及拨打电话等方面，分析了在工作中使用日语语言接打电话时的应对技巧，提出了接打听电话时应注意态度谦虚和气、说话简洁易懂、记录快速正确、敬语使用得当。

使用日语；接打电话；应对技巧

很多人参加工作后，在工作中，还不能够擅长地使用日语语言接打电话。的确，使用非母语的日语语言接打电话，不是一件简单的事。由于看不见对方，只能靠声音来传递信息等内容，措辞方面容易引起对方的误解。在此，笔者就工作中使用日语接打电话时的对应技巧作以下简单的介绍。

1 .使用日语接听电话时的对应技巧

1.1 当事人接听电话

电话一响，要迅速地拿起话筒。同时也要准备好做笔记的纸张，以备记录对方所交待的事情等。接起电话时，首先要报上公司名及自己的姓名。如“はい、○○会社（課）でございます。”当铃声响过好几声以上才接时，要略带歉意的语调，说：“お待たせいたしました。”或“大変お待たせいたしました。”这样，会给对方等待的心理带去一丝的安慰，对方听了心情也会好一些。然后，与对方进行简单的寒暄，如“いつもお世話になっております”。当对方没介绍自己时，要心平气和地确认对方的公司名和姓名，如“失礼ですが、どちらさまでしょうか”。之后，认真地倾听对方所说的内容，重要地方边做笔记。碰到不明白的地方或听不清时，可说：“恐れ入りますが、もう一度お話いただけますでしょうか”。如果突然有事或需要查找资料才能给对方答复时，可说：“申し訳ございませんが、○○分後にこちらから折返しご連絡させていただきます”。最后，在电话结束之际，也应使用结束应酬语言。如；“今後ともよろしくお願いします。” 、“ありがとうございました。” 、 “失礼いたします。”

1.2 当事人不在，替人接听电话

当事人由于各种原因无法或不方便接听电话时，可根据场合，使用以下的电话应对语言。

如外出中时可以用：「あににく○○は外出中です或戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか」；出差中时可以用：｢あいにく○○は出張中ですが、◎日には出社いたします。いかがいたしましょうか｣；電話中时可以用：「ただいま○○は他の電話にでております。

終わりましたら、こちらからお電話いたしましょうか」等等。

当向对方传递了当事人不在或不方便接电话的信息时，针对对方提出的要求应采取以下不同的应对方法。如：对方的要求是“「もう一度こちらからお電話いたします」”的时候，可以用“确认对方的公司名、姓名、打电话时间”来应对；对方的要求是“「戻られたら、お電話をいただきたいのですが」”的时候，可以用“确认对方的公司名、姓名、电话号码”来应对等等。

当听完对方所提出的要求后，应立即重述一遍，让对方确认自己所转告的内容是否正确，有无差错，如“○○会社の○○様でいらっしゃいますね。◎◎が戻りましたら(～の件)必ず申し伝えます。”

2 .拨打电话时的日语语言对应技巧

2.1 事前准备

拨打对方的电话之前，要确认对方的电话号码、所属部门或科室、担当者姓名；还要整理好所需的文件资料、记事本，以及理清好在电话中要说的内容。另外，拨打电话时，要注意不能在对方吃饭时间等不方便的场合。

2.2 拨打电话

表1 拨打电话时应对技巧

3 .使用日语接打电话时应注意的方面

接打电话时，首先是心平气和及认真的态度。这样会让对方有一种亲切，彼此并不陌生的感觉，要办的事情就可以在比较和谐的气氛中进行；说话要清楚，简洁易懂，尤其是句尾不能含糊。打电话跟面对面说话有所不同，电话是需要计费的，拖沓冗长的方式只会给对方带来反感，影响工作效力；要做好笔记，正确而迅速地记录并复述对方所提出的要求，让对方放心，获得对方的信任，促进工作；接打电话时还要尽量正确使用敬语。正确使用敬语在工作中是非常重要的，它体现出自己对对方的尊重程度以及在对方面前表现出自己的谦虚态度。