环境检测机构对要求、标书和合同 (协议)评审管理的要点

柘元蒙

(昆明市环境监测中心,云南昆明 650228)

环境检测机构对要求、标书和合同 (协议)评审管理的要点

柘元蒙

(昆明市环境监测中心,云南昆明 650228)

根据环境检测机构监测工作运作的实际情况,按照实验室认可准则和实验室资质认定的准则,阐述了环境监测机构在对要求、标书和合同 (协议)评审管理中的要点。

检测机构;计审管理;要点

1 名词术语

1.1 要求

在《2000版 ISO9000标准》中要求的解释为明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望。“通常隐含”是指组织、顾客和其他相关方的惯例或一般做法,所考虑的需求或期望是不言而喻的。特定要求可使用修饰词表示,如产品要求、质量管理要求、顾客要求。规定要求是经明示的要求,如在文件中阐明。要求可由不同的相关方提出。

1.2 标书

标书是投标书,是指实验室应邀做出提供满足合同要求的检测服务的报盘。

1.3 合同

《中华人民共和国民法通则》第 85条:合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。《中华人民共和国合同法》第 2条:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

1.4 合同评审

合同签订前,为确保质量要求规定得合理、明确并形成文件,且供方能实现,由供方所进行的系统活动。合同评审是供方的职责,但可以与顾客联合进行。

2 法律和准则要求及重要性

2.1 法律要求

《中华人民共和国合同法》第八条:依法成立的合同,对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务,不得擅自变更或者解除合同。依法成立的合同,受法律保护。

第六十二条:当事人就有关合同内容约定不明确,依照本法第六十一条的规定仍不能确定的,适用下列规定:(一)质量要求不明确的,按照国家标准、行业标准履行:没有国家标准、行业标准的,按照通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。(二)价款或者报酬不明确的,按照订立合同时履行地的市场价格履行;依法应当执行政府定价或者政府指导价的,按照规定履行。 (三)履行地点不明确,给付货币的,在接受货币一方所在地履行;交付不动产的,在不动产所在地履行;其他标的,在履行义务一方所在地履行。 (四)履行期限不明确的,债务人可以随时履行,债权人也可以随时要求履行,但应当给对方必要的准备时间。(五)履行方式不明确的,按照有利于实现合同目的的方式履行。(六)履行费用负担不明确的,由履行义务一方负担。

2.2 准则要求

2.2.1 实验室认可准则

实验室应建立和保持评审客户要求、标书和合同的程序。这些为签订检测和/或校准合同而进行评审的政策和程序应确保:①对包括所用方法在内的要求应予充分规定,形成文件,并易于理解;②实验室有能力和资源满足这些要求;③选择适当的、能满足客户要求的检测和/或校准方法;客户的要求或标书与合同之间的任何差异,应在工作开始之前得到解决。每项合同应得到实验室和客户双方的接受。

2.2.2 实验室资质认定评审准则

《实验室资质认定评审准则》同样要求实验室应建立并保持评审客户要求、标书和合同的程序,明确客户的要求。

2.3 合同评审的重要性

合同是明确供需双方权利、义务的协议文件,受到法律保护,是质量环的起点,是质量体系要素的开端。只有认真地进行合同评审,才能明确顾客要求,全面估计检测机构自身的能力,协调供需双方的关系,发动检测机构内部的力量,树立实现合同的信心。很明显,合同的 “质量”水平是保证最终检测报告满足顾客全面要求 (即质量要求)的第一步。

2.4 合同评审的作用

随着环保事业的发展,客户已越来越关注环境检测机构的监测专业水准和服务承诺的兑现。环境监测作为一种专业性技术服务,客户的直接需求是获取监测报告即监测结果,而潜在需求是提升内部管理水平。因此,环境检测机构应从源头抓起,重视合同评审,不仅对合同评审人员培训专业知识,使其熟悉并掌握各监测合同评审的要求,同时加强专业管理的把关,确保每一份合同的顺利履行,有效规避监测工作的风险。合同评审使检测机构充分理解顾客的要求,有助于减少或者避免与顾客之间的误解和争端;使检测机构有关部门都明确各自的职责,有助于检测机构履行合同;使检测机构全面评估自身完成合同要求的能力,有助于增强顾客对检测机构的信任度,并减少或避免顾客对检测质量的投诉;使检测机构在合同签约前及早发现问题,与顾客协商解决,使检测机构与顾客的认识趋向一致。

3 合同评审的管理要点

3.1 合同的分类

在环境检测机构中一般分为监测业务委托协议书 (常规的、一般性和客户需求非常明确的检测业务使用)和正式合同,一般都编制了固定的表格和文本。还有一种就是根据上级各级主管部门下达的各类监测任务拟就的年度或临时监测工作计划。

3.2 合同评审的范围和要求

(1)任何形式 (传真、函件或其他方式)的合同或协议的各项要求都要有明确的规定,并形成文件。

(2)对每份合同或订单在正式签定前都要评审,并满足以下要求:①合同或协议的各项要求都有明确的规定并形成文件;②任何与委托不一致的合同或协议的要求已经得到解决;③具有满足合同或订单的要求的能力。

3.3 合同的基本内容

不管是监测业务委托协议书或正式合同都应包含以下内容:客户信息、检测目的、检测方式及要求说明、样品描述及类别、监测点位、检测项目及方法、检测频率及数量、分包信息、履行期限、地点和方式、客户在检测中应提供的服务、报告的交付、质量保证措施、所发生的费用、价格及双方应承担的风险权利。

3.4 合同评审职责分配

(1)以监测业务委托协议书出现的监测工作由相关业务科室组织评审或合同评审员评审。

(2)正式合同 (协议)的评审工作由任务承接科室组织相关监测室、分管领导评审,并拟定合同,合同经业务管理室审核,上报检测机构领导批准后,签署盖章。

(3)上级各级主管部门下达的各类监测任务由综合科室在拟就年度或临时监测工作计划过程中完成评审。

3.5 工作程序

3.5.1 合同评审流程

不同的监测业务走不同的合同评审流程,具体见图 1。

3.5.2 评审内容

(1)监测项目的各项技术要求是否明确,本检测机构技术能力和资源能否满足客户要求,如果有某部分要求暂时不能满足,应采取适当措施给予保证。

①技术能力评审重点:监测项目是否在检测机构计量认证或实验室认可的监测项目范围内;要求使用的标准及方法是否与检测机构计量认证或实验室认可的一致;客户要求的方法检测机构是否能满足;不满足时采取的措施。

②资源评审重点:监测仪器是否满足;化学试剂、监测环境及条件;监测人员是否满足;目前进行的监测工作是否有影响;不满足时采取的措施。

(2)为满足监测中各项技术要求,由此采取的技术措施、监测方法、质量保证措施、所发生的费用、价格及双方应承担的风险权利应明确规定。

3.5.3 评审记录

合同评审应得出明确的评审结论,并如实记录于《合同 (协议)评审表》,参加评审人员需签字确认;以《监测业务委托协议书》签订的合同则需由相关业务科室评审人员签字确认;《监测业务委托协议书》签订的合同则需由相关业务科室评审人员签字确认。评审记录、标书、合同 (协议)及合同更改记录均由组织评审部门定期存档。

3.5.4 合同的更改

(1)正式生效的监测合同 (协议),甲、乙双方任何一方要求更改均应由相关业务科室负责人与客户协商,确定合同更改内容,填写《合同 (协议)补充单》重新评审,并将更改内容书面通知与合同更改相关的部门。

(2)以《监测业务委托协议书》签定的合同需修改时,由评审人员在备注栏中记录清楚,重新评审并签名确认。

3.5.5 如委托的是新项目,按检测机构有关的《新监测项目评审程序》执行。

3.5.6 如有分包的工作,也需评审分包出去的工作能否满足客户的要求。

3.6 合同评审中容易出现的错误

(1)评审人员的专业能力不足,造成错误的评审结果。

(2)评审走过场,对审核的有效性产生负面影响。

(3)不了解委托方的情况,受理了不具备监测条件的监测合同。

(4)合同评审违背流程规定,可能造成既成事实的失误。

[1]CNAS/CL01∶2005(idt ISO/IEC 17025∶2005),检测和校准实验室能力认可准则 [S].

[2]国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定工作指南[M].北京:中国计量出版社,2006.

[3]中国实验室国家认可委员会.实验室认可与管理基础知识[M].北京:中国计量出版社,2003.

Key points of Assessments of Requirements and Bid Documents and Contracts for the Environmental Monitoring Organization

ZHE Yuan-meng

(Kunming Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650228 China)

The key points of assessments of requirements and bid documents and contracts for the environmental monitoring organization are summarized based on the principal of accreditation criteria and certification criteria of the lab.

environmental monitoring organization;assessment and management;key point

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0103-03

2009-07-01