如何提高中小型企业办公自动化的应用效能

中国石油华北油田公司华隆综合服务处综合办公室 王哲 王桂凤

一、办公自动化背景简述

我国企业剧烈的竞争，间接使企业向集约型靠拢。如何在不影响企业经营质量的前提下实施集约型战略，正是办公自动化可以解决的问题。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，它没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

1．办公自动化的目标

通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

2．办公自动化的基础

办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。

3．办公自动化的灵魂

工作环境的基本设施是硬件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。

4．办公自动化在企业中的运用

OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：日常数据处理；信息管理；决策支持。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：

（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。

（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。

（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。

二、企业办公自动化运用中的问题

1．软件产品的选择问题

选择软件产品时，一定要小心谨慎，仔细分析该产品的性能，把好质量关。在性能有所保障的前提下，以较小的花费实施企业信息化，选取性价比较高的软件产品。可以说，选对适合的OA产品是成功实施信息化的一半。

2．实施者实施的力度和策略

企业信息化建设不是纯技术的问题，需要企业各层领导和普通员工的参与。信息化建设不是管理者个人能完成的独角戏，需要各个组织和部门的协同作战。决策层是信息化推进的导向力量，而中低层管理人员和员工才是执行力量和中坚力量。信息化建设的过程也是各级领导沟通的过程，也是整个企业协同作战能力的综合体现。因为具体操作和实施者是企业的员工，所以，在进行具体的信息化建设过程中，最好能进行内部调研、考核、数据分析，寻求阻碍企业信息化发展的障碍。认清自身的缺陷和不足，倾听集体的声音，然后统一部署，做好长期的信息化建设规划。

3．信息化建设后经营者的心态问题

信息化建设正是一个缓慢的过程，其优势也是逐步培养起来的。信息化建设不是灵丹妙药，既不会立刻发挥功效，也不能治疗多种弊病。各个企业须从实际出发，制定信息化建设的规划，加快企业迈入企业信息化的进程。

三、如何提高中小型企业办公自动化的效能

现代中小型企业基本上配备了计算机、打印机、照相机等办公自动化硬件设备，一部分企业已经实现人手一台电脑的良好工作条件，相关办公软件随着经济业务的发展，也在不断地更新和完善。但是，其中部分拥有办公自动化条件的企业没有充分发挥办公硬件及应用软件的功效，还有待进一步提高办公自动化水平。在倡导员工自动化办公的同时，还应注重相关运用能力的培训和管理。

1．提高认识，激发员工实现自动化办公热情

首先要进一步开拓干部职工的视野，提升员工素质，让大家了解信息时代的特征和推动企业工作模式变革的时代使命；使其明白办公自动化系统是实现企业办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化的具有战略意义的信息系统。同时，让员工了解办公自动化系统实现的基本功能，即事务处理、信息管理和辅助决策三种功能，真真切切体会办公自动化的积极作用，意识到不学习办公自动化操作，就有可能被时代淘汰，同时认识到实施推行办公自动化是一次观念意识的转变，也是一次工作方式的革命，二、发挥领导效应，形成办公自动化强势推行态势。推动办公自动化，提高办公自动化效能关键在领导，尤其在各企业的“一把手”。主要是其有显著的表率作用；有强势的推动作用；有全面的监督作用。领导在思想上是否重视、对业务是否精通、办公自动化系统的操作技能是否娴熟，以及管理手段是否有效，是推行办公自动化，提高办公自动化效能的关键。如果各级领导能提高自觉性，增强主动性，带头学会使用办公自动化系统操作流程，带头运用办公自动化系统办公，带头执行电子公文运行的管理规范，积极鼓励、严格要求本单位员工使用办公自动化系统，积极做办公自动化系统的倡导者、学习者、使用者和推广者，将会使办公自动化的应用效能得到极大提高。

2．强化制度管理，规范自动化办公行为

办公自动化往往需要多个部门、多个岗位协同完成工作流程，为保证办公软件系统的有效运行，建立落实相关的管理制度是一个重要环节。首先要建立软件系统运行的相关规定和制度。进一步明确办公自动化系统的管理维护和应用的责任分工，同时对各类信息的发布模块进行明确界定，对工作处理中的每一个环节明确具体标准。同时，改变业务工作中电子和纸质双重考核的现有模式，将工作人员自动化办公的及时性和准确性纳入目标绩效考核中，建立利用办公自动化系统和实地考核相结合的内部监督管理制度。使办公自动化系统逐步成为相关工作人员高效、安全的协同工作平台和得心应手的有力办公手段。通过办公自动化系统建设过程，梳理、优化、改善相关业务流程，简化办事程序，提高办事效率。

3．狠抓全员培训，提高办公自动化应用效果

抓好全员培训，首先要做好四类人的培训工作，即部门领导、办公室主任、系统管理员和文档管理员。确保各部门最终实现全员培训。办公自动化系统操作并不复杂，只要肯学、肯用，稍加培训，就可以掌握。各级领导特别是部门一把手，必须要亲自操作，学会上手，全体干部都要掌握技术要领，熟练操作，把办公自动化当作一种历史使命，建立一种管理制度，作为一种生活方式，形成一种工作习惯。让人人了解办公自动化、熟悉办公自动化、会用办公自动化，是确保办公自动化系统真正运用到实际工作中的唯一途径。

总之，推行办公自动化是一项长期任务，提高办公自动化应用效能是我们追求的目的，只要领导重视，全员推行，改变观念，与时俱进，就会提高办公自动化应用效能，发挥系统的整体效能,提高综合办公效率。

[1]周志鸣，《浅谈办公自动化的设备及其维护》，《办公自动化》，2010.01

[2]刘治成，彭彦，《OA行业发展趋势及战略对策探讨》，《办公自动化》，2009.12

[3]傅荣校，《论办公自动化环境中的秘书工作》，《秘书》2001.06

[4]黄海，《办公自动化的变迁》，《当代秘书》，2000.07

[5]宋斌，《跨世纪秘书专业管理人才立体培训机制的探讨》，2002.1

6.袁斌昌，《略论企业集约化经营方式及战略选择》，湖北大学学报，2002.01