煤矿企业物资采购中存在的问题及管理措施

齐保安

随着市场竞争的日益激烈,越来越多的煤矿企业已认识到物资采购管理的重要性。为了提高企业的采购水平和采购效益,许多煤矿企业正在关注和完善采购管理体制,提高管理水平,以期在新的市场形势下挖掘新的效益增长点。但是,当今不少煤矿企业采购管理不尽规范、合理,必须尽快加以解决。

一、当前煤矿企业物资采购管理存在的主要问题

1.物资采购管理体制还不够完善。目前,还有许多煤矿企业物资供应仍实行“多头领导、分级管理”体制,各煤矿企业各自为政、管理粗放,采购过程的随意性大。越权采购,为库存而采购,重复采购等现象十分严重,严重影响了采购的效率和有效性。

2.物资采购工作的地位和作用还没有被准确地认识、没有得到足够的重视。煤矿企业要想提高经济效益很重要的一点就是降低物资采购成本。采购物资质量的好坏、价格的高低、服务的优劣,直接影响到企业采购成本的高低、经济效益的好坏、生产建设的顺利进行以及安全生产。但在煤矿企业中还程度不等地存在着一些理念上的偏差和认识上的模糊,已经和正在影响着煤矿企业物资采购工作的健康开展。

3.部分采购人员的综合素质偏低。如业务能力、工作能力不强,没有一定的专业知识和管理经验。

4.物资计划管理不到位,计划提报的严肃性、准确性差,临时性和应急性采购多。结果往往是在实际采购中,采购与物资需求计划结合不紧,超计划采购、无计划采购现象普遍存在,有的煤矿企业还存在个别行政领导确定采购的情况。

5.缺乏对供应商的评价和管理。在市场经济条件下,很多无实力、不具备资质的供应商以临时的或短期的合作机制为主,与采购人员打交道时心怀不轨,往往通过“短斤少两”和“质次价高”等不正当竞争手段破坏供应秩序,“蒙骗”采购人员,拉拢腐蚀采购人员,扰乱采购行为。如果采购人员未能把握市场脉搏,缺乏对供应商的评价和管理,就会使企业蒙受巨大的损失。

6.物资采购价格存在虚高的现象很突出。尽管物资采购价格是一项综合性的经济指标,受多种因素的作用和影响。但有些煤矿企业的物资采购方式,采购价格不透明,采购人员不本着为企业采购质优价廉的物资,购“关系货”、“人情货”,不从为企业节约采购资金的角度出发,使物资采购价格虚高,给企业带来了严重的经济损失。更有甚者,少数道德低下的采购人员与不良供应商沆瀣一气,利用职务之便“暗箱操作”和做“小动作”,索贿、受贿,从中渔利。

7.采购管理制度不完善,缺乏监督制约机制。许多煤矿企业采购管理制度不完善,采购决策、采购过程公开不够,缺乏监督制约机制或监督制约机制不全,越权、侵权、滥用权力等违法违纪行为时有发生,而且内部的制约有谁实行、怎样执行,还存在不少问题,还有许多不到位的地方,企业外部的监督制约缺乏深度或难以到位。尤其是价格方面的监控力度不够,结果导致损公肥私,给企业造成了很大的经济损失。

二、加强物资采购管理的对策和措施

1.完善物资采购管理体制。分散采购是大量滋生问题的十分重要的体制性原因。集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口,集中人权、物权,实行送料到现场,管理到现场。煤矿企业采购管理实践证明,煤矿企业物资采购体制的实施是实行集中采购,集中采购可以有效发挥规模优势,不仅可以形成采购批量、增强议价能力、获得可观的价格折扣、降低采购成本,减少储备资金占用。而且可以实施专业化采购、规范化管理,还可以通过实行集中监控、重点监督等措施来减少效益流失和发生问题的机会,是堵塞采购过程中各种漏洞的非常重要的体制保证。

2.充分认识采购管理在煤矿企业管理中的战略性地位。在社会主义市场经济体制下,随着物资市场的迅速发展,一方面,物资资源日益丰富,市场中充满了品种、规格纷繁的各种物资,物资采购部门的可选余地很大;另一方面,各种物资的价格变动频繁,供应商的资信优劣悬殊,产品质量参差不齐、鱼龙混杂,物资采购部门选择的难度加大,非专业采购带来的风险很大。物资采购部门不仅要千方百计保证生产建设物资供应,更要在保证供应的同时,千方百计减少储备资金占用,降低物资采购成本。这就要求物资采购要适时、适地、适价、适量地购回可用、好用、耐用、经济、维护成本低的物资的同时,参与企业物资需求的优化,及时提供市场与新产品动态报告,为企业降低成本营造空间。因此,物资采购工作只有得到各级领导的重视和关注才能为物资采购工作提高效率、降低成本和规范管理创造条件。

3.如今,越来越多的人们认同只有专业人员才能以专业水准和方式来完成一项工作。采购虽然不是一种非常专业化的职业,但由于采购具有举足轻重的作用,这就要求采购从业人员要政治觉悟高,接受过专门的培训,拥有较高的综合素质,并具备要求的业务知识和工作技能。

4.加强物资计划管理,使计划管理具有前瞻性、准确性、先进性和科学性。为了强化物资需用计划管理,提高计划提报的及时率、准确率,杜绝因无计划或超计划及临时计划采购而造成的资金积压。煤矿企业从主管领导到有关人员,都要提高对物资计划管理重要性的认识,严把计划审批关口,建立完善物资计划管理办法,使物资采购活动始终在科学规范的制度作用下进行。

5.加强供应商管理是搞好采购管理的首要前提,是采购管理的重要环节,对整个采购过程影响重大。①为保证供货及时,质量合格,价格合理,减少流通环节,降低采购成本,就必须选好供货商。供货商的选择一定要科学、合理,要通过对供应商进行资信调查,全面、具体了解和掌握其社会环境、信誉、企业性质、注册资金、供应能力、供货质量、价格状况、售后服务等。要按照“公平、公正、公开、有序竞争、总量控制,优胜劣汰”的原则,严格进行筛选,宜精不宜粗,宜少不宜多,建立考核评价体系,完善考核办法。要对供应商实行动态管理。②加强供应商管理是节约成本的有效手段。加强对供应商的管理,与主要供应商建立一种长期的相对稳定的合作关系,从而稳定物资采购资源市场,稳定供应渠道,是煤矿企业适应市场经济不可缺少的重要内容,是物资采购部门的职能之一。这种长期的相对稳定关系的建立必须以互相信任为基础,而信任又必须以为煤矿企业提供高质量的产品,合理的价格,供应的及时性,完善的售后服务为条件。只有建立了这种动态的长期的稳定关系,才能保证企业所采购物资的质量、价格、服务及供需关系的稳定,才能使供方有薄利多销的策略产生,从而使需方达到降低采购成本的效果。③加强供应商管理有利于规范采购行为。由于愈来愈多的供应商想占领煤矿企业这个大市场,因此,供应商管理部门要把好供应商调查关,通过科学的评价方法,对供应商的表现从品质、价格、交货期、服务等进行动态评定,择优选择供应商,对表现差的、槽糕的供应商,责其离开煤矿企业,对好的供应商采取持续发展的合作策略,从而形成规范的资源市场,有效地规范采购行为。

6.物资采购价格是降低物资采购成本的关键。选择了供应商,交易双方需要针对采购价格进行谈判。目前,物资采购价格已经成为企业各级经营管理者关注的焦点。由于同样一种物资的采购价格存在一个可高可低的空间幅度,回旋余地比较大。所以采购人员在采购物资前就要用科学的态度对待物资采购价格问题,对同一种物资的采购要比质比价、科学压价、择优采购,确保满足物资功能与质量需求的前提下,千方百计降低物资采购价格,节省采购资金。追求最佳的价格功能比,不能以缩短材料设备使用寿命、删减使用功能、降低质量等级、危及安全生产为代价,追求价格的降低和最低。

一个合适的价格往往要经过多渠道才能获得,这不仅要求现有渠道供应商报价,还应该要求一些新供应商报价。获得多渠道的报价后,企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解,并进行比较。在比较过程中,对物资采购的价格水平,不能忽略各种特定的条件而简单的以高低来评价,因为影响物资采购价格的因素很多,如物资的种类、功能、品牌、质量等级、使用寿命、是否为长期购买、是否为大量购买、物资的可替代性、采购方式、采购渠道、采购周期、采购付款条件、采购者对需求的了解程度和市场变化的把握程度、供应商的销售策略与售后维护服务内容及市场供求关系等。因此,必须具体分析影响物资采购价格的各种因素,作出科学客观的判断。

7.煤矿企业要建立和完善物资采购管理监督机制,对物资采购管理进行监督。①建立健全采购管理各项规章制度。以制度管人,从制度上堵塞漏洞,着力强化制度约束,重点利用计算机网络、价格信息类报刊等手段,广泛收集市场价格信息,建立煤矿企业价格信息库和价格监督网络,以便对物资价格有针对性地进行防范和监督。②引入煤矿企业内部审计监督和外部审计监督,将物资采购重点部位的权利监督民主化,隐蔽的权利公开化,改变某一个业务人员或一个领导决定采购的行为,要重点加强物资采购事前审计,从问题的源头堵住管理漏洞,并要建立定期审计制度,同时,还要对重大物资采购活动实行专项审计和效能监察。③推行矿务公开,以加大物资采购的透明度,提高采购业务管理过程的公开性、合法合规性,使物资采购公开化、制度化、流程化。

总之,采购管理是物资管理的重要一环,对提高煤矿企业的效益意义非常重大,煤矿企业应从战略的角度高度重视采购管理,只有这样才能为煤矿企业带来大幅度降低采购成本的效益,从而实现煤矿企业的快速稳步发展。

(作者单位:陕煤铜川矿业有限公司下石节矿)