高校图书馆外文期刊装订的优化策略

易晓娥，雷智雁

(深圳大学图书馆，广东深圳 518060)

高校图书馆外文期刊装订的优化策略

易晓娥，雷智雁

(深圳大学图书馆，广东深圳 518060)

通过分析高校图书馆馆藏外文纸本期刊装订工作中出现的具体问题和装订工作的实际意义，提出高校图书馆馆藏外文期刊装订的优化策略，以期使外文期刊装订工作更加科学化及规范化．

高校图书馆；外文期刊；装订；优化策略

随着高校图书馆的迅速发展，收藏的外文期刊的种类和数量均有大幅提高．由此，对外文期刊的装订工作也有了更高的要求．因为装订工作直接影响外文期刊馆藏的连续性和读者使用的便利性，对于提高外文期刊的使用率有着重要意义，所以装订工作的每一个环节都值得重视并不断优化．本文对外文期刊装订工作中容易出现的一些问题及相应的解决措施进行了初步的探讨．

1 装订时间的选择

目前多数图书馆装订外文期刊时沿袭档案装订的方法，即在第二年年初的时候将上年的全年期刊收集起来并装订成册．但是，根据对深圳大学图书馆外文期刊借阅情况的调查和统计（图1），毕业生撰写论文的4至6月份是每年外文期刊利用率最大的时候．另外，本科生准备考研阶段的每年的11月份至来年的1月底，外文期刊的使用率也很高，因此应该尽量避免在这两个时间段装订．期刊全年出版完的半年或者一年之内是该刊使用的高峰期，再加上外文期刊经常不能按时寄达，到刊期号也可能不按顺序，所以建议外文期刊的装订年份可以相应推迟半年或者一年．比如2010年的期刊可以在2012的6月底到7月初整理配刊，然后利用暑假装订，开学后验收入库．这样能最大程度地保证读者的使用，避免在外文期刊使用活跃期出现期刊与读者分离的状态，并且给催刊和补刊工作留下充分的时间，从而保证全年期刊的完整性．

2 多卷期外文期刊的装订流程优化

很多外文期刊信息量大，出版周期短（有的外文期刊一年有48期甚至52期），属于频密期刊，如Applied Physics Letters、Chemical Communications、Dalton Transactions: An International Journal of Inorganic Chemistry和Journal of Polymer Science, Part A: Polymer Chemistry等．如果都按照当年刊上架，不但会给日常的查架和整架工作带来不便，而且也不方便读者查找（尤其是一些影印版的书的书脊没有标出卷期号，读者要一本本搬出来查看，如果遇到个别读者把期刊归位错误，查找时就更费时费力），同时在最后装订入库的时候很容易造成缺刊和漏装．

图1 2009年度深圳大学图书馆外文期刊借阅人次统计Fig 1 Distribution of Borrowers of Foreign Periodicals in Shenzhen University Library in 2009

如果仅仅为了管理方便，当然可以把频密期刊不定期送去装订．这样虽然方便了日常巡架管理，但整个装订过程（包括整理、送装、编目和入库），往往需要几个月．而一种期刊最佳使用期就是在期刊出版的当年，这样势必在最佳使用期造成读者不能方便获取该刊，从而降低期刊利用率．比较理想的做法是采用活期装订法[1]，将频密期刊按月或者以适当厚度预装订，用一种特殊的活期装订夹将期刊临时集中成册，并在第一本上标出年份及卷、期范围等相关信息，如：2009年1 – 4期，然后再将这些活期装订本放在频密期刊活期架上按照传统过期期刊的排架方式进行排架．频密期刊架可以放置于期刊架的附近，期刊架上只需摆放最近几期，并在架标上注明其活期装订本的所在位置．采用这种方式既方便读者查找又便于工作人员日常整理，更重要的是在后续集中装订整理的时候节约大量的配刊时间，缩短期刊与读者的分离期，提高外文期刊使用效率．

综上所述，我们认为优化后的装订流程如图2．

图2 优化后的装订流程图Fig 2 Schematic Diagram of Optimized Bookbinding Procedure

3 缺刊处理

有些外文期刊因出版周期长、邮寄分发环节复杂等原因，容易出现缺期现象．缺期对期刊的完整性影响很大，给读者的使用造成极大的不便．缺期现象也是外文期刊管理人员最为头疼的问题之一．在装订缺刊时，切不可为了图方便随意将缺刊付诸装订．在配刊时可以根据不同的情况将缺期的外文期刊分类，并做好标记，如有些期刊是因为延期出版，或者其它原因没有及时到刊的，应及时上报催刊，等待该缺刊到馆后配齐再装订；如果个别缺刊实在无法催索，或者确实已经丢失或损毁，则应采取复制、网上下载等补救措施以保持外文期刊的完整性．实在补救不了的应该在装订入库时做好标注，并在期刊装订册的封面及书脊上明确标明缺刊期数．

4 增刊、索引及广告页的处理

外文期刊还有一个特点就是增刊索引多，副刊及广告丰富．如何处理这些非正刊也是值得探讨的问题．

由于附录和增刊多是临时出版，刊物原有的出版周期被打乱．这造成装订时册数和厚度难以分匀，给装订工作带来很大麻烦，必须谨慎处理．对于增刊首先要判断是期增刊还是卷增刊、年增刊，卷增刊应附在该卷的后面，年增刊则附在该年最后一卷的后面．如果增刊较多，或者增刊出版时间规律且内容连续也可单独装订成册．值得指出的是，有些增刊应该是某期的增刊，页码也与该期连接，但封面却注明是卷增刊，这样装订后又会给读者造成查阅困难．所以，在装订增刊时必须理顺页码，减少期刊装订的差错，利于读者查阅[3,4]．

索引一般分为卷索引和累积索引．最常见的卷索引包括subject index和author index，装订时可以将该索引附在每卷的最后一期装订，并在合订本上注明“with Index”．累积索引（cumulative index）一般单独出版，出版时间有规律，有的期刊每5卷或10卷出版一次，有的是跨年度出版．通常累积索引要单独装订，并注明卷号[4]．

随刊附送的广告页要根据具体情况加以取舍，对于有价值的广告页要和正刊一起装订．

5 跨年度期刊的装订

所谓跨年度期刊是指一卷多期并跨两个年度出版的刊物．有的跨年度期刊有月份标识，也有卷号，通常这种刊的同一卷的刊物又是跨年的，如Communication Arts．因为期刊的重要标识是卷期号，所以在装订的时候应该按照卷号装订，同时在装订刊的书脊上需要注明具体的跨年年份，如：Vol. 32, 2008 – 2009．

6 装订厚度的处理

受装订钻头的长度限制，装订本的厚度最好不要超过4 cm．如果装订得太厚（比如超过6 cm），读者复印时装订接缝处的内容就很难复印得清楚，造成读者使用上的困难．但是如果装订得太薄，一方面装订成本增大，另一方面不利于书脊文字印刷．当然如果能够将打孔平装的方式改为圆角线装，那么在增加厚度的同时也能保证复印效果[5]．另外，在装订时也要兼顾期刊的内容上的连续性和完整性，不能一味按照厚度标准配刊，要尽量保证相同专题的期刊在同一个装订册中．

总之，外文期刊装订工作虽然繁重，但是只要我们认真细致地对待每一个环节，深入思考寻求问题的解决办法，同时加强外文水平，就一定能把这项工作做好．

[1] 邹宏良, 孙荣, 林刘丽. 外文期刊装订的新构思[J]. 中国科技信息, 2006, (2): 75.

[2] 刘逸菲. 浅谈高校西文期刊装订工作[J]. 中华医学图书馆杂志, 1999, (1): 28.

[3] 程淑一. 外文期刊装订中的几个相关问题[J]. 大学图书情报学刊, 2006, (4): 71-73.

[4] 董丽波. 关于扩大外文期刊读者群的思考[J]. 图书馆, 2002, (4): 59-60.

[5] 吴涛. 外文期刊管理中的问题及对策[J]. 山东图书馆季刊, 2003, (2): 70-74.

Optimizing Strategies of University Libraries’Foreign Periodicals’ Bookbinding

YI Xiao’e, LEI Zhiyan

(Shenzhen University Library, Shenzhen, China 518060)

Based on the analysis on the concrete problems arising in the process of bookbinding of foreign periodicals collected by university libraries and its practical meanings, some optimizing strategies were proposed to make the foreign periodicals’ bookbinding management more reasonable and normative.

University Library; Foreign Periodical; Bookbinding; Optimizing Strategy

G255.2

：A

：1674-3563(2010)04-0057-04

10.3875/j.issn.1674-3563.2010.04.011 本文的PDF文件可以从xuebao.wzu.edu.cn获得

(编辑：周斌)

2010-03-31

易晓娥(1977- )，女，湖北钟祥人，助理馆员，硕士，研究方向：图书馆管理