云南省教育系统公文与信息交换系统建设研究

2010-09-12李炳泽

中国教育信息化 2010年12期

关键词：办公云南省办公室

李炳泽

（云南省教育厅办公室，云南昆明650223）

云南省教育系统公文与信息交换系统建设研究

李炳泽

（云南省教育厅办公室，云南昆明650223）

办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签字、保存、销毁和存档。本系统借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化、现代化的轨道中，实现云南省教育厅内各处室、各州（市）、县教育局、各高校之间沟通和联系的办公过程电子化、数字化，创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员在同一个桌面环境下工作。

教育系统；办公自动化；系统

一、意义

20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，也称为“管理革命”。办公自动化或办公信息系统是现代信息社会的重要标志之一。随着科技、经济及社会的不断发展与进步，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导、管理者以及技术人员的普遍重视。

科学技术的飞速发展也使办公室传统的以人工（脑力和体力劳动的高度结合）为主的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝，办公桌上的打字机被计算机、打印机所取代，办公室墙边的文件柜被又小又薄的“磁盘”所取代，包括记录、起草、编辑、修改、打印、存档、复制在内的办公室常规工作，无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了，这不但减少人们的办公劳动量，而且大大提高了办公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来，从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。

用于办公室工作的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，为实现办公自动化和无纸化创造了必要的条件。例如：用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机，起草文稿用的文字(词)处理机，编排各种文件、资料格式等的电子台式出版系统，存放、管理文件和档案用的文档资料管理系统，支持远距离协同工作的视频会议系统，计算机通信用的局部网络系统，用于办公通信的电话机、传真机，复制资料用的复印机等。这些技术和设备为办公室工作提供有力的支持，在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

传统公文处理方式存在3个弊端：（1）相关领导如果出差在外，将无法进行审核或签发。（2）从发件人发文到收文单位收文，以快递计，也需要至少3天的时间。这两个弊端大大延长了公文处理的时间。（3）传统公文处理需要根据发文对象的数量及留档需求等进行打印，因此纸张、打印机油墨等耗材使用量大，设备的维护成本也比较高。

云南省教育系统公文与信息交换系统（以下简称OA）的建设，具有以下意义：（1）响应政府上网工程。局域网是整个政府网络的子网，方便上情下达和下情上传，以及资源共享、资料检索。（2）信息得以及时传递。通过交换体系，领导、下属之间，处室之间，上下级部门之间能够快速看到信息，并可以依此尽快做出相关决定。（3）协同工作，提高效率。系统为档案整理和资料查询提供了方便。（4）保证资料的完整性和连续性。交换体系涉及的业务登记、备案资料，利用计算机做索引，能够自动生成存档格式。（5）利于各部门之间的业务交流学习。局域网提供内部电子公告板作为交流学习的场地，可以缩小不同业务部门工作人员之间的业务差距，利于培养通才。（6）信息、设备资源共享。利用交换体系进行办公，可以解决耗材用量大、浪费多的问题，同时也利于设备的维护与保养。（7）与高科技对话。利用计算机进行车辆管理、设备管理等。根据通讯录中的电话号码，计算机自动拨号收发传真安排会议。

二、系统功能设计

1.传统公文处理流程分析

通过传统方法签发一份公文，通常需要经过几个步骤：发件人拟稿；处室领导审核，与相关处室联合发文，还需要相关处室领导会签；厅办公室复核；呈送主管厅领导审阅并签发；厅办公室对公文进行编号、打印、盖章；发件人下发公文给抄送对象如州（市）教育局或高校。具体公文处理流程如图1所示。

图1 传统公文处理流程

图2 OA平台公文处理自动化流程

2.公文与信息交换系统功能设计

建立“公文与信息交换”系统，利用电子化手段代替传统的传真、电话、纸质信函等介质，实现各级教育部门、学校等不同单位之间的新闻、简报、文件信息的下发与上报，提高工作效率，加强各级部门之间（横向和纵向）的业务交流与信息共享。分析传统公文处理流程（图1），结合日常工作中共享信息、邮件接收与发送、文档管理的需求，设计公文与信息交换系统功能如下：

（1）建立教育系统内部（含州市教育局、高校）的邮件系统，使教育系统内部的通信和信息交流快捷通畅。

（2）建立信息发布平台。在系统内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在不同部门之间得到广泛的传播，使相关人员能够了解发展动态。

（3）实现公文处理工作流程的自动化。在系统平台上，不同的用户通过用户名和密码可随时随地进行登录。发文单位相关人员可根据权限查看待处理的公文和已处理的公文，即时进行公文的审核、复核、审阅或签发。收文单位直接登录系统进行收文。此外，各个单位都存在大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。公文处理自动化流程如图2所示。

（4）实现文档管理的自动化，可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并建立一个方便的查找手段。

云南省教育系统公文与信息交换系统功能设计如图3所示。

图3 云南省教育系统OA总体功能设计

三、系统开发与运行

目前，公文与信息交换平台比较多，技术比较成熟。为节省开发时间、节约开发成本、提高工作效率，本系统的开发部分引入第三方已有的软件平台，并在此平台基础上根据本系统的功能需求进行定制开发。迄今为止，云南省教育系统公文与信息交换平台已经正式投入使用一年，平台运行稳定，信息传递更加及时，公文处理时间明显缩短，文档管理更为有序，工作效率明显提高。