基于知识管理的高校办公自动化系统构建

王娟

（池州学院 数学计算机科学系，安徽 池州 247000）

基于知识管理的高校办公自动化系统构建

王娟

（池州学院 数学计算机科学系，安徽 池州 247000）

知识经济对高校发展带来了巨大的挑战，知识管理引入到高校办公自动化已成为必然趋势。本文以高校为例，构建了以知识管理为核心的办公自动化系统框架，提出了实现的方法，浅析了构建与实现过程中应该注意的一些问题。

高校 ；办公自动化；知识管理

知识管理引入办公自动化，是社会经济与技术发展的必然趋势，知识管理成为OA的核心，OA成为实施知识管理的一个契入点和重要平台，两者相互融合，互相促进[1]。对高校现有的知识进行集成，将产生巨大的经济和社会效益。知识管理能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向现有知识学习，使人们在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个人创造能力的过程中，大大提高高校的整体创新和应变能力，进而提高竞争力[2]。

1 以知识管理为核心的OA系统的构建

在信息化建设方面，许多高校都积累了大量的数据库，并且高校拥有大量的专家、学者，他们头脑中存储了丰富的实践经验和思维方法。因此，笔者认为，在高校要想达到知识管理，首要的前提是让所有的教职员工都愿意把自己的知识奉献出来，在校园网的平台上建立内部综合知识库。针对我校办公自动化发展现状，本文给出一个以综合知识库为核心的OA系统体系结构，如图1所示。这个体系结构能适应我校目前OA系统建设的需求，也给系统未来的发展留下了空间。

整个系统分成了五个层次，最底层是计算机网络系统，即校园内部网，这是高校信息化建设的基础。

第二层是我校已经建立起来的各种信息系统，如教务管理系统、学生管理系统、人事管理系统、财务管理系统等。这些系统里面包含有很多业务知识管理信息，是我校管理者和决策者应该及时了解和掌握的。将这些孤立的信息系统与OA集成是我校OA系统的一项主要任务，这样既方便了统一管理，也为我校决策者提供了及时准确的信息。但目前集成技术大多是通过接口技术提取或转换一些需要的信息[3]，这方面还有很多工作要做。

图1以综合知识库为核心的OA系统结构

第三层是知识管理的核心层。通过经验知识管理，教职员工可以方便地共享和充分利用各类知识，提高自身的工作能力和工作积极性，从而提高工作效率。我校管理者和决策者通过系统可以了解学校局部和全局的情况以及相关的外部信息，以便为正确决策提供有效的依据。

第四层是知识管理入口。系统提供了内部权限控制，对于不同级别的人员，可以查询到的知识范围是不同的。系统通过不同的权限管理及用户认证等措施来为不同的用户提供一个知识管理的入口。使用者在查询知识时，必须先通过这一级的权限检查，否则就表示其所要查询的知识超出范围，这样可以加强知识管理系统的安全控制。知识管理平台的安全控制是很重要的，知识作为一种资源在系统中必须得到有效的管理和利用。

第五层是办公自动化系统。在办公自动化系统内部的每个模块中，实现模块知识管理中心化。根据用户需要，在每一个模块中，都可调用知识管理模块。各个模块通过文档转换与知识管理平台进行对接。系统提供了内部文档转换。系统在将所生成的文档提交给知识管理系统时，将各种类型的文档转换为其要求的文档。

2 以知识管理为核心的OA系统的实现

在对基于知识管理的办公自动化系统的研究中,可以采用关系数据库模型RDBMS作为知识库管理工具,可利用其强大的数据存储、检索、组织以及管理能力,实现知识推理。信息系统管理着庞大的数据资源,这也是巨大知识源。而绝大部分信息系统是采用RDBMS管理数据,因此采用关系模式,有助于从这些数据中挖掘知识,丰富知识库。知识库可放在Server中，应用程序利用标准ODBC接口访问知识库,有利于知识共享，实现分布式智能系统。同时，应用程序与知识库是相互独立的，可以增强智能系统的通用性。

本系统基于Net架构、SQL数据库系统来开发,使用B/S体系结构。它所提供的功能丰富的Web应用开发平台,满足了用户知识管理所需的要求;标准SQL Server数据库可以使知识管理系统与OA、CRM、Web等平台共享链接。

OA系统中文档数量与格式类型众多。为了减少文档的格式类型，为知识管理系统提供更为简洁的接口，要在模型中添加内部文档转换模块。

3 系统构建与实现中应注意的问题

知识管理就是一个不断创造、积累、共享知识的过程，是利用集体的智慧从现有资源中挖掘出有用的经验知识，发现和培育新的想法和思维，增强组织的应变和创新能力[3]。因此，在具体构建和实现基于知识管理的办公自动化系统时，能否真正发挥出知识管理的作用和效能，达到高校预计的目标，还应特别注重以下三点：

第一、调动员工对知识管理的积极性。要真正实现知识管理，就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性，让所有的员工争先恐后地访问系统，愿意把自己的知识奉献出来共享。为促使员工能够发展新知识和新技能，高校必须改变绩效评估体系的标准，建立知识管理奖励机制，促使员工为自己的绩效负责。提供给他们学习的环境和激励，以创造更大的价值。

第二、把知识管理融入BPR（业务流程重组）。知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。在业务流程中随时注意知识的创造、积累，从而实现对无序的知识进行系统化管理，通过知识共享和再利用，使知识发挥出巨大的作用，从而提高学校的教育教学和教研科研水平。

第三、改造校园文化。知识管理的成功取决于鼓励信息共享的校园文化，反过来，办公自动化系统和知识管理的实施也有利于形成知识共享的新型高校文化，两者是相辅相成、相互促进的。这种文化是高校能够在知识经济时代不断发展的一个关键因素。

第四、建立学习型高校。这是进行知识管理的目的之一。所谓学习型高校是指通过不断的学习来提高竞争力的高校，这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班，而是包括了高校在教育教学、教研科研等业务过程中的全员学习和全程学习。

4 结束语

综上所述，以知识管理为核心的办公自动化系统将技术、管理与办公机制有效地融合在一起，使办公自动化系统的内涵和外延发生了质的飞跃[4]。基于知识管理的办公自动化系统会在推动高校的发展中发挥出越来越大的作用。但是知识管理是一个长远规划的建设项目，不能只考虑现有用户的办公需求和系统框架，还必须考虑高校的长远规划。因此，要按照统一规划、循序渐进、实效发展的原则逐步构建这样的办公自动化系统，并根据各高校具体情况确定具体的实施目标和方案。

[1]王海龙,底恒.以知识管理为中心的办公自动化系统构建[J]. Computer Era,2008(11):72-73.

[2]郭明生，涂秀娟，余建桥.以知识管理为中心的办公自动化系统研究[J].西南农业大学学报:社会科学版,2007(3):184-186.

[3]胡新明.电子商务时代办公自动化系统的实施策略[J].中国管理信息化,2006(11):9-12.

[4]柴启勇,何沙.知识管理在高校办公自动化中的应用[J].科技创业月刊,2009(3):64-65.

[责任编辑：曹怀火]

TP317

A

1674-1102（2010）03-0010-02

2010-04-26

池州学院校级科研项目（2010ZR002）。

王娟（1977—），女，安徽霍邱人，池州学院数学计算机科学系教师，在读硕士研究生，研究方向为计算机信息管理和网络。