沪宁高速公路江苏段扩建工程档案管理

2010-08-15王丹

山西建筑 2010年27期

王丹

0 引言

沪宁高速公路江苏段连接上海、苏州、无锡、常州、镇江和南京6个大中型城市,是苏南地区的重要经济动脉。主线里程249.681km,原为双向四车道高速公路,于1996年9月正式通车,其后交通量快速增长,于2004年1月开始扩建施工,至2005年年底完成双向八车道扩建工程,2006年初全线双向八车道通车,2008年4月通过了省交通厅组织的档案预验收。作为沪宁高速公路扩建工程项目档案工作组的成员,笔者总结了在扩建项目建设期间工程档案管理方面一些好的做法以及得到的教训,供同行参考。

1 项目档案管理情况

1.1 档案管理体制

扩建工程从工程建设项目一开始,就将档案管理工作纳入到整个工程建设的管理体系中,下发了《沪宁高速公路(江苏段)扩建工程档案管理办法》等一系列文件,明确管理职责,完善档案管理工作的质量保证体系。

1)明确各级、各部门的档案管理职责。沪宁高速公路扩建工程指挥部档案管理实行“统一管理、以块为主、分级负责”的管理模式,建立与工程档案工作任务相适应的管理机构,成立了档案工作领导小组,分管指挥任组长,各处室主要负责人和各市高扩指总监为领导小组成员;各市高扩指都成立了由总监、综合处处长、工程管理部门、检测中心主要负责人组成的档案管理网络,配备专职档案管理人员,制定档案管理制度,统一管理建设项目的档案,形成强有力的质量保证体系,从源头把好档案管理质量关。

2)明确了沪宁高速公路扩建工程指挥部负责监督指导各市高扩指、各市段交通工程项目实施小组的档案管理工作。各市高扩指、各市段交通工程项目实施小组负责对所辖市段施工、监理单位档案的形成、积累、整理和立卷归档工作进行监督管理,并完成本辖段各类档案材料的汇总整理,做好编目工作。

3)明确了施工、监理单位必须按照项目文件编制与档案整理办法的要求,做好各自职责范围内档案的收集、整理、立卷和归档。

4)明确监理单位要切实负起监理工作的相关责任,不仅要监理工程,而且要监督检查项目文件编制和档案整理工作。

1.2 落实管理措施,切实进行全过程控制和跟踪管理

1)确保档案整理与工程建设同步进行。沪宁高速公路扩建工程指挥部制定了《沪宁高速公路江苏段扩建工程竣工文件编制与档案整理办法》和档案管理软件,明确归档范围、归档要求、归档时限,确保工程档案与工程建设同步进行。2)加强业务培训,着力提高档案工作人员的业务水平。加强档案管理知识培训,沪宁扩建工程先后举办了路基、路面、交通工程、房建工程档案编制和软件应用等培训班30余次,参训人次2000多人次。3)落实检查制度,规范档案整理标准。在工程建设和档案整理关键节点,指挥部及时召开设计类档案工作会议、档案管理工作会议、交工档案验收布置会议等,检查了各市段的工作进度和档案质量,提出了各阶段工程档案具体的工作要求。扩建工程指挥部现场工作组和各处室经常深入到施工监理单位检查督促指导档案工作,全面了解档案工作状况,对200多个合同标段档案工作进度和档案水平都做到心中有数,有的放矢地给予指导和帮助;档案管理部门对于各市高扩指、交通工程项目实施小组提出档案管理上的问题,都及时以书面形式进行回复,基本做到有问必答,全线的档案管理工作一直能按照扩建工程指挥部的要求逐步推进、持续完善。各市高扩指都制定了本市段的监督检查工作机制,确保每月至少进行一次检查。而且通过检查督促,控制编制和整理工作中出现的问题,通过检查指导,答疑解难,解决项目文件编制和档案整理过程中一些疑点和难点,规范档案编制与整理标准。4)严格考核制度,推进档案工作不断上台阶。沪宁高速公路扩建工程指挥部和沿线各市高扩指都制定了考核奖惩制度和细则,对在档案的收集、整理、档案管理软件使用中成绩突出的单位和个人,给予表扬和奖励,对未按规范要求进行档案收集、积累、整理归档的,给予批评和处罚。江苏省档案局和沪宁高速公路扩建工程指挥部共同下发了《关于对沪宁高速公路扩建工程档案工作进行考核评比的通知》,通过考核工作开展比学赶超,提高扩建工程档案工作的整体水平。镇江市段建立档案管理风险抵押金的考核奖励办法,按合同规定,进行激励与处罚。5)狠抓档案质量,将创一流档案的工作落到实处。a.狠抓纸质档案的形成、积累、整理与归档,扩建工程的档案,实行了预立卷制度,必须分类、装盒、分卷保管。严格过程控制,平时注重积累收集,分门别类地按照文件材料的形成规律和系统联系进行归档,保证了项目文件编制的归档质量。扩建工程档案工作坚持“四同时”制度。b.抓住重点,重视设计变更、设计变更审签表收集整理和竣工图的编制。扩建工程指挥部和各市高扩指、各实施小组反复强调竣工图要准确、真实地反映工程竣工的实际情况,编制的竣工图要有竣工说明,要准确、清晰、规范。要将设计变更内容一一反映在竣工图上,施工单位必须在施工图上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明。c.把检查文件材料的形成程序是否规范、签署是否完备、归档案卷制作质量是否精良,作为验收的必备条件。各级管理部门尽职尽责按江苏沪宁高速公路扩建工程指挥部的要求进行检查控制,档案管理人员逐卷检查案卷题名、卷内目录和内容是否准确和规范,沪宁扩建工程指挥部规定:对未经审查或经审查验收未通过的项目档案,不得进行工程费用结算,不得申报优质工程。

1.3 建立符合现代工程项目管理理念的档案管理分类体系和合理的档案管理流程

1)沪宁扩建工程档案有一个统一的分类体系和标识,在类目设置上遵循规范、删繁就简,具有统一性。分类编号符合档案分类规则,类目设置、分类编号统一规范,适应于档案的现代化管理要求,便于进行数据的存储、检索和档案的汇总。2)按照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》规定的档案归档范围进行案卷的著录,在档案整理归档过程中,档案管理人员根据扩建工程设置的内容、施工工序具体类目,对应归档类别进行案卷和卷内文件著录,各道工序的档案归档是否完整、齐全、准确均在控制状态中。3)为避免分类、编目、标识上杂乱,沪宁扩建工程档案的分类编号进行固化,确定统一的分类号、标段标识代号,以体现其档号的唯一性。4)沪宁扩建工程档案管理软件的应用,是实现“工程建设与档案管理同步”原则的一种有效方法,是控制工程档案“事后整理为事前、事中管理”的现代化管理手段。5)沪宁扩建工程档案已全部进行了系统整理,案卷质量,档案编目均符合规范化、标准化要求。同时省扩指在沪宁扩建工程的档案管理信息化道路上进行了积极尝试,创造性的依托沪宁高速公路股份有限公司网络信息化平台进行案卷及卷内文件信息的著录和检索。沪宁扩建工程档案系统充分体现了宁沪公司先进的档案管理思想、原则和标准,整合了各方面经验,也是目前省内应用面广、先进的网络化档案管理系统。系统实现了单点登陆,远程操作,方便了上传下载,适合了扩建工程点多线长,用户应用面广等特点。收集的数据量庞大,省扩指整理完成工程档案纸质资料约4.6万卷,对各市段的综合类、文件部分及竣工图等大量资料进行了电子扫描。实现了档案管理自动化、无纸化、高效化。业务管理一体化、协同化、系统化。整合信息资源、管理网络化、现代化。文档管理数字化、标准化、科学化。并且兼顾了兼容性、可扩充性、先进性、稳定性、标准性原则。

2 档案的整理、接收与管理工作情况

沪宁高速公路扩建工程已完成主体工程档案40234卷,其中苏州市段15122卷、无锡市段7447卷、常州市段6428卷、镇江市段8556卷、南京市段2681卷;房建工程档案2380卷;机电工程档案204卷;江苏沪宁高速公路扩建工程指挥部档案案卷3689卷,合计完成46507卷。

沪宁高速公路扩建工程的交工档案已先由各施工、监理单位向各市高扩指移交,各市高扩指已按照标准进行了汇总整合并已移交管养单位宁沪公司各市段管理处归档,移交的档案包括一套纸质档案和一套电子档案目录光盘。房建工程档案已由施工、监理单位向各市段交通工程实施小组移交,机电工程档案也已由施工、监理单位向沪宁扩建工程指挥部移交。

3 档案的检索利用

档案是稽查、审计、监督、管理、验收工程的主要依据,沪宁扩建工程档案在工程建设过程中,档案的管理始终为工程建设服务,为工程建设管理者的需求服务,扩建工程的档案检索、利用十分频繁,财务审计、工程计量、设计变更等多次查找利用,仅指挥部档案利用就有800多人次,借阅案卷4000卷左右,充分发挥了档案在工程建设中的作用。