谈建设工程监理中的组织协调

2010-08-15托娅

山西建筑 2010年9期

托娅

建设工程实施监理的过程中,监理工程师需要不断地进行组织协调,它是实现建设工程监理项目目标不可或缺的方法和手段。通过组织协调,可使影响监理目标实现的各方主体有机配合,使监理工作实施和运行过程更加顺利。

1 建设工程监理中的组织协调及其重要意义

所谓建设工程监理中的组织协调工作,是指为了实现项目目标,监理人员所进行的监理机构内部人与人之间,机构与机构之间以及监理组织与外部环境组织之间的沟通、调和、联合和联结工作,以达到在实现项目总目标中,相互理解、信任、步调一致、运行一体化的工作。

在建设工程监理中,要保证项目的参与各方围绕建设工程开展工作,使项目目标顺利实现,组织协调工作最为重要,也最为困难,是监理工作能否成功的关键,只有通过积极的组织协调,才能实现整个系统全面协调控制的目的,才能最终得以实现项目目标。

2 从系统方法的角度看待建设工程监理中的组织协调

系统方法强调,要把系统作为一个整体来研究和处理,因为总体的作用规模要比各子系统的作用规模之和大。为了实现建设工程系统目标,必须重视协调管理,发挥系统整体功能。

从系统方法的角度看,项目监理机构协调的范围分为系统内部的协调和系统外部的协调,系统外部协调的范围又分为近外层协调和远外层协调。近外层和远外层的主要区别是工程建设与近外层关联单位一般有合同关系,与远外层单位一般没有合同关系。

建设工程监理组织系统的内部关系,主要有人际关系、组织关系、需求关系和配合关系等,内部协调工作就是对这几个关系进行及时有效的协调。近外层协调主要是指监理组织与建设单位、设计单位、施工单位、材料设备供应等参与工程建设单位之间关系的协调。远外层协调是指监理组织与政府有关部门、社会团体等单位之间关系的协调。

从系统方法的角度,把系统作为一个整体研究和处理,则项目系统内各子系统、各专业、各工种、各项资源以及时间、空间等方面得以实现有机的配合,使工程项目成为一体化运行的整体,发挥系统整体功能,进而实现建设项目的总目标。

3 监理组织协调中应注意的问题

3.1 坚持公平、公正的原则

公平、公正是指协调中要尊重科学,尊重事实,坚持中立。坚持公平、公正的原则能增加协调工作的成功率。在监理工作中,监理人员应严格遵守监理的职业道德,克制自身不违规。在行为举止上要保持中立和公正,与业主、承包商、勘察设计等参建单位的相关人员之间,既要利用各种机会增进各方面人员的友谊和合作,以利工程的进展;又要严格遵守职业道德,礼貌而坚决的拒绝任何礼物、免费服务、减价物品等,以保证行为的公正性。总监理工程师和其他监理人员都应站在公正客观的立场上,依据有关的法律、法规、规范和合同等,以科学分析的方法,不凭随意想法解决问题,正确协调参建各方的矛盾,公正无私地处理工程建设中的人和事,做到一碗水端平,维护参建各方的合理合法的利益,不以权压人,而晓之以“理”,“理”即是具有说服力的事实依据,做到以“理”服人,使当事各方心服口服。

3.2 程序化、规范化经常性事项的协调

监理中的组织协调并非只针对出现问题、矛盾、争端之时,而是在建设全过程的协调。对于经常性的事项,根据建设程序,监理应有相应的规范化的监理程序,事先确定协调内容和协调方式。监理的各项工作按照一定的逻辑顺序先后展开,从而使监理工作有效的达到目标。例如在工程前期阶段,根据监理工作的内容严格按程序办事,协助业主做好项目报批、设计委托、勘察设计、招标投标等工作,配合建设单位做好建设前期的准备工作,对列入国家计划的项目,对建设前期工作没做好,不具备开工条件的项目,按程序不得发布开工指令。在具体施工过程中的监理组织协调,包括及时发现并纠正错误的工作程序,按监理程序做好各项监理工作。

3.3 利用权责体系进行组织协调

为了有效地开展建设工程监理工作,需要经常利用各系统的权责体系来进行协调。权责体系中明确的划分出职责、权利范围。同等岗位职务赋予同等的权利,做到责任与权利相一致。一定的人在一定的岗位上担任一定的职务,这样就产生了与岗位职务相应的权利和责任,只有做到有职、有权、有责,才能使组织系统得以正常运行。权大于责就很容易产生瞎指挥、滥用权力的官僚主义,责大于权又会影响管理人员的积极性、主动性和创造性。工程项目建设监理实行总监理工程师负责制,总监理工程师是组织协调工作的主要负责人。在项目监理组织内部的协调中,对组织内部的每一个岗位都应订有明确的目标和岗位职责。还要通过职能清理,使管理职能不重不漏,做到事事有人管,人人有专责,同时按权责对等的原则,在明确岗位职责时,明确岗位职权,这样便能人人尽职尽责,减少摩擦。在项目监理机构的系统外部协调中,监理工程师承担的职责与业主授予的权限相一致。监理活动的客体是承建商的活动,但监理工程师与承建商之间并无经济合同关系。监理工程师行使监理职权,依赖于业主的授权。因此,监理工程师在明确业主提出的监理目标和监理工作内容要求后,应与业主协调,明确相应的授权,达到共识后,明确反映在委托监理合同中及建设工程合同中,如此,监理工程师就能以合同及与工程建设监理有关的法律、法规和规章作为依据,理清各自的责权范围,更好地进行组织协调。

3.4 采用适宜的组织协调方法进行组织协调

组织协调工作涉及面广,受主观和客观因素影响较大,这就要求监理工程师具有较宽的知识面、较强的工作能力,采用适宜的组织协调方法,因地制宜地处理问题,使监理工作顺利的实施或运行,实现建设工程的监理目标,从而实现建设项目总目标。监理工程师在建设工程监理组织协调中常采用的方法有会议协调法、交谈协调法、书面协调法、访问协调法、情况介绍法等。会议协调法是建设工程监理中最常采用的一种协调方法,实践中常用的会议协调法包括第一次工地会议、工地例会、专业监理会议等。第一次工地会议亦是工地例会,因为本次会议特别重要,所以突出其名为“第一次工地会议”。在这次会议中,履约各方相互认识,确定联络方式,明确监理程序等,各方都应重视此次会议,监理组织更应重视,抓住理顺多方联系,明确办事程序的重要时机,做好组织协调的基础工作。工程监理中的许多信息和决定是在工地例会上产生的,决定的协调工作大部分也是在工地例会中进行的,监理工程师可充分利用这一常用有效的组织协调方法,定期召开工地例会,开好工地例会。在建设工程监理中,遇到一些比较复杂的技术问题或难度较大的问题需要协调时,监理工程师应报请总监理工程师,并由其做出决定,安排专题会议来协调,此类会议称为“专业监理会议”。通过这类会议积极沟通协调,争取各方心悦诚服的接受协调,并能以积极的态度完成相应的工作。在实践中,无论是组织内部的协调,还是外部的协调,交谈协调法是一种使用频率相当高的方法。因其能保持信息畅通,更好的寻找协作和帮助,正确及时的发布工程指令,建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用。当会议或者交谈不方便或不需要时,或者需要精确的表达自己的意见时,监理工程师可采用书面协调法。当组织外部的相关机构不了解工程,不清楚现场的实际情况时,常常会对建设工程进行一些不恰当的干预,会对建设工程产生不利影响,这时,访问协调法是一个相当有效的方法。还有一种协调方法是情况介绍法,其往往与其他协调方法结合在一起使用。形式上主要是口头的,有时也伴随有书面的。监理工程师可通过在任何场合下的每一次介绍,使别人理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等,从而达到组织协调的目的。