浅谈公路工程投标文件的编制

林 春

投标文件是施工企业为承揽工程而向建设单位提出来的要约文件,也是建设单位了解投标单位综合实力的窗口。一份好的投标文件不仅反映企业在人员、设备、财务等方面的实力,而且表现出企业的管理技术水平和企业文化。通过对拟投项目的熟悉和了解,领会建设意图和设计思路,从工程报价到技术方案要做到让业主满意、放心,最终获取业主的肯定而实现工程中标。现我就多年参加施工投标工作的一些经验,谈一下个人体会。

1 投标文件的组成

投标文件由综合、商务、技术三部分组成,主要证明文件有:企业简介、营业执照、资质证书、安全生产许可证、开户许可证、投标保证金、财务状况、获奖情况、对招标文件符合性实质性要求的响应以及有针对性的对拟投项目的人员、设备投入情况、组织机构、分包情况、相关业绩证明、信贷证明等。商务标是标书的报价及相关部分,包括投标书、投标书附表、投标承诺、法人授权委托书、工程量清单,根据业主不同要求提供的报价辅助资料如预算书、单价分析表、人工材料机械单价汇总表、主要材料用量表等。技术标主要包括:施工总说明、工程概况、施工方案、平面布置、进度计划、劳动力及设备材料计划、临时用电用地计划、合同用款计划以及工期质量保证措施、文明安全保证措施、环境保护措施。

2 标书的制作程序

2.1 投标信息收集

投标信息收集一般通过网上查询和企业建立的信息网获取。

2.2 资格预审

资格预审是施工企业参与市场竞争的门槛,是业主审核拟投标单位资质、实力、信誉的必经程序,投标企业应按照资格预审公告、资格预审须知及有关表格做好资格预审工作。

2.3 购买招标文件及现场踏勘答疑

投标单位在规定时间内购买招标文件,参与业主组织的现场考察,通过现场考察掌握工程所在位置及周围环境条件是编制好标书的重要环节,现场考察需了解的情况包括:施工位置的地形、地貌;水文、气象条件;供水、供电、通讯;进场道路、运输条件;地材及其他施工材料,当地民风、民情、风俗、社会经济状况等,在阅读招标文件与现场考察过程中存在的疑问,在规定的时间内以书面形式提交业主或招标代理单位,寻求业主、设计单位或其他相关单位的澄清与答复,以便更好地编制标书。

2.4 标书编制与投标报价

2.4.1 施工方案论证会与分工

在标书编制前召开由公司技术负责人主持,全体做标人员参与的方案论证会无疑是十分重要的。会上先由施组负责人提出初步方案,供与会者讨论、对比、分析、研究,最后形成一个统一的、合理的施工组织方案。它包括施工企业对拟投工程所作的总体部署和对工程质量、安全、工期所作的承诺,体现了公司的管理水平、机械设备实力和施工技术水平。通过施工组织方案会,要让每个做标人员认识清晰、思路明确,将确定的方案落实到做标工作中去。标书编制一般安排6人～8人,其中负责总体协调与标书审查1人,综合标1人,商务标2人～3人,技术标2人～3人。

2.4.2 标书编制

参加编标的人员必须要有认真负责的态度,不能马虎应付了事。每个人都应熟悉招标文件,了解清楚所确定的施工方案,无论负责哪一部分内容,都要围绕着既定的方案和招标文件的要求来做,不得有背离和违反,否则就是不响应业主和招标文件的要求,这样将会直接影响到标书的质量,甚至造成废标的严重后果。编标过程中,每个做标人员应在一起经常沟通、交流,以使每个人所编制部分的内容在总体上具有一致性,避免产生相互不一致,甚至自相矛盾的现象。

2.4.3 标书审查

1)施工业绩、财务状况的要求;拟投入施工的主要人员的资历及经验是否满足要求。2)工期是否合理;机械设备是否齐全,配置是否合理;材料设备进场计划是否与工期计划相符;组织机构和专业技术力量能否满足施工需要;施工组织设计是否合理可行;工程质量保证措施是否可靠。3)清单数量与图纸数量是否相符,定额套用是否合理;专项暂定金、暂定金、保险金是否与招标文件要求一致;大小写金额是否一致,投标报价单位是否有误。

2.4.4 标书修改及定稿

标书的审查一般来说只指出相应的不足、缺陷或错误,不会具体说明该如何补充、完善或修改。标书审查后,编标负责人应根据审查的结果和意见,结合该标的实际情况确定标书修改的原则、方法与具体要求,并详细通知每个编标人员。编标人员根据要求及时对标书进行修改,形成标书初稿,并由编标负责人审核修改的情况,最后定稿。

2.4.5 标书订制与递交

标书编制完成后,进行打印、复印、装订、签字、盖章、密封等程序,以上所有环节因工作量大,直接影响到标书质量,是标书制作后期十分重要的一环,必须满足招标文件要求,同时要做到工整悦目、包装精美。在投标截止日期前将标书递交至指定地点并签字确认。在此环节需要注意以下几种情况造成的废标:1)因缺页、签字、密封,特别是保函的缺失或不符造成的废标;2)技术暗标格式不符,如文字、编排、图件、格式等,特别是不能出现投标单位任何信息或有能让评标人推测出投标方的任何信息而造成的废标;3)签字及盖章,如投标书中所有出现单位和代理人的地方,以及每一页均要签字及盖章;4)内外包封不同的要求,以及在规定投标截止日期未能及时递交标书造成的废标。

2.5 开标及标后资料汇总、整理

投标单位在规定的时间参与开标并签字确认。不论中标与否,投标后应及时对投标资料进行整理、汇总,并标明该工程的主要结构、特点及施工方案,汇总后进行分类存放,以便日后查找方便。对开标记录进行统计汇总,分析各投标单位的报价特点,以便对今后类似评标办法相同投标竞争者中的投标报价进行参考。

3 编制标书的几个要点

1)熟悉招标文件,认真领会招标文件的一般要求、规范规则要求。招标文件一般包括:投标邀请、投标须知、合同专用条款、通用条款、技术规范、图纸、工程量清单、参考资料及补疑书等。2)熟悉施工现场及施工条件,每个投标项目的特点千差万别,通过对资料的了解以及现场的调查,必须明确施工现场的供水、供电、道路条件,以及地形、地质、水文、气象条件等。3)在编写分部、分项工程施工方案中,要重点突出、统筹兼顾、先进合理、切合实际,使业主对投标单位在组织安排、设备配备、施工方案、保证措施上有一个清晰的了解。4)施工方案中应加大对重点、难点工程的论述,每个拟投项目的重点、难点工程往往是该项目的控制性工程,因施工方法和过程专业化程度高,与一般工程相比有其特殊性,需加以详细的方法说明。5)投标报价中要注重工程量清单的复核,预算定额的套用及有限度地采用不平衡报价。在工程量清单复核中,发现清单数量与图纸数量不符、清单单位与图纸单位不同时,要以清单单位数量为准,不得变更清单。6)投标报价中,确保不出现因超出业主投标文件规定的投标价上下限造成的废标,暂定金额中指定金额与百分比金额理解不同造成的废标。7)做好投标资料的保密工作。做好保密工作的同时,想办法搜集其他投标单位的投标资料,分析研究对手的实力、特点与以往的投标情况,作出合理、科学的决策,才能最终在投标中出奇制胜的战胜众多对手,取得最后的胜利。

4 结语

投标工作是一项综合性很强的工作,须配备足够的各方面技能和综合素质很高的专业人员,充分调动投标人员的工作积极性、责任心,培养投标人员吃苦耐劳的精神,然后基于对本企业实际情况的清楚了解做到:对招标文件的透彻理解;对施工组织、施工技术的全面掌握;加上简练、顺畅的文字;利用数学方法、网络技术和计算技术等方法,切实抓好投标工作的组织管理,以实现企业的发展为目标,做好投标工作。

[1]敖斌华.浅谈水利水电工程招标文件的编制[J].山西建筑,2008,34(32):253-254.