浅谈总监理工程师组织协调的方法和技巧

杨益山

组织协调是联结、联合、调和所有的活动及力量,使各方面配合适当,其目的是对项目实施过程中产生的各种关系进行疏导,对产生的干扰和障碍及时排除或缓解解决各种矛盾,处理各种争端,使整个项目的实施过程处于一种有序状态,并不断使各种资源得到有效合理的优化配置,实现预定目标。组织协调是监理工作的核心,组织协调贯穿于整个监理工作。组织协调质量的好坏,直接影响建设各方面的了解、交流和配合,影响“三大”目标的控制,所以总监理工程师在组织协调时,应该运用科学的协调方法和技巧。根据在实际工作中的经验,将组织协调的主要方法和技巧归纳为以下几方面。

1 总监理工程师组织协调的主要方法

1.1 会议协调法

会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法,其主要包括以下几种：1)第一次工地会议,它是建设工程尚未全面展开前,合同各方相互认识,确定联络方式的会议,是检查开工前各项准备工作完成情况,并明确监理程序的会议,第一次工地会议的召开为总监理工程师下达开工令准备了条件。2)监理例会,它是由监理工程师组织召开,主要解决施工中出现的计划、进度、质量及工程款等问题的会议。监理例会定期召开,会议后形成纪要,经与各方会签后分发给有关单位。3)专业监理会议,它是根据需要组织召开的专业性协调会议,如某综合医院工程涉及到电梯、消防等分包单位,专业性较强,进场时必须召开分包单位协调会,确保整体工程的进度。

1.2 交谈协调法

交谈协调法是一种面对面或电话交谈的协调方法,是总监理工程师保持信息畅通的最好渠道,寻求协作和帮助的方法,能正确及时地发布工程指令,避免协调滞后。

1.3 书面协调法

作为监理工程师,如果交谈不方便或者需要精确地表述自己的见解,可使用书面协调法。书面协调法具有法律效力,监理工程师可以避免风险。

1.4 访问协调法

访问协调法主要用于监理工程师的外部协调,向行政主管部门等进行解释工程情况,了解他们的意见,确保工程顺利进行。

1.5 情况介绍法

情况介绍法是与其他协调方法紧密结合的一种方法。总监理工程师在工地经常使用该方法。

2 总监理工程师组织协调的技巧

2.1 明确总监理工程师组织协调的职责

该职责主要包括以下几条内容：1)建立项目监理组织机构,明确监理人员分工与职责。2)明确监理组织协调的范围层次和协调对象。3)确定本工程组织协调的重点。4)制订监理组织协调的工作程序和制定组织协调的方法与手段,指导、查检、监督监理人员的组织协调工作,协助监理人员解决协调中出现的问题。

2.2 制订标准化协调程序

为了提高监理组织的协调工作效率,提高项目参与各方协同配合的效率,协调工作必须做到有章可依。总监理工程师除根据监理规范建立监理内部的监理规划和监理实施细则、编制制度等内部管理制度外,还应根据国家有关法律、法规、标准规范等制定标准的监理工作程序,使监理协调工作开展顺利,这样可以避免监理组织协调的随意性和主观性。如开工报告工作程序、施工组织设计审核程序、施工图纸会审工作程序、分包单位资格审核工作程序等。

2.3 协调工作尽量做到有据可依

总监理工程师应确保监理协调工作的权威性和可执行性,尽量做到有据可依,从以下几个方面分析：1)协调工作尽量做到“有据可依,有章可循”。总监理工程师自身执行建设工程法律、法规和规范性文件,如建设工程质量管理条例,执行建设工程监理规范,履行建设工程施工合同,按图施工,尊重业主的合法合理要求。2)监理协调工作做到“以理服人”。总监理工程师应尊重被协调各方提出问题的合理要求,公平公正地分析,归纳突出的问题及矛盾,正确地运用监理技能和技巧提出问题的解决途径,达成共识,科学合理地解决问题。同时,总监理工程师在协调过程中要严格遵守职业道德,清正廉洁,以德服人。3)总监应坚持“原则性与灵活性”相结合协调原则。总监理工程师在工作方法和为人处事上应因地制宜,灵活地运用各种协调方法,抓大放小,使被协调方进行自我机制的完善。4)监理协调工作应坚持管理与服务相结合。监理工程师在做好工程质量的预控、检查、计量、验收等管理工作的同时,应加强服务意识,对工程设计变更、施工组织设计等提出管理建议,及时解决设计与施工中存在的矛盾。5)协调营造良好和谐的工作氛围。工程项目参建单位多,总监理工程师应紧紧抓住项目的组织关系、合同责任关系、技术配套关系,通过对争议的调查,及时发现问题,积极沟通,化解矛盾,达成共识,使参建各方减少摩擦,树立全局观,从而营造良好的工作氛围,确保工作目标的实现。

2.4 最大程度尊重被协调各方面的利益

因为建设工程项目参与各方目标不同,服务对象不同,职责不同等原因,总监理工程师应多进行换位思考,在组织协调过程中应充分考虑参与各方的利益,尽可能在维护业主最大利益的同时,最大限度地尊重设计、施工、质监站等各参与单位的利益,遵守法律、法规,尊重科学和事实,严格按图施工,履行合同和规范标准,树立监理机构的良好形象,建立监理组织协调工作的公信力,努力提高监理组织协调工作的效率。

2.5 积极主动及时协调处理工作中遇到的问题

在工程建设过程中,由于时间紧,技术复杂程度高,参与单位多,各参与单位都从维护自身利益出发,避免在建设过程中承担责任,使建设项目实施过程中产生了许多矛盾和纠纷,如果不及时解决就会引起索赔,影响工程进度,严重的话会诱发工程事故。因此,总监理工程师应紧抓整个项目的监理组织协调工作,专业性监理组织协调工作,通过例会、专题会议、往来文件等方法和手段及时协调各类矛盾,做到“不回避、不隐瞒、不拖延”,使矛盾和纠纷及时得到解决。

组织协调是一种管理艺术和技巧,总监理工程师应运用管理学、心理学、行为科学等方面的知识、技能、方法和工具开展组织协调工作。在协调过程中应换位思考,充分考虑各方利益,尽量做到公正、科学、合理和合情,只有这样才能真正达到组织协调的目的。

[1]GB 50319-2000,建设工程监理规范[S].

[2]黄云寒.做好建设工程监理[J].山西建筑,2008,34(12)：223-224.