会计电算化环境下的错账更正方法

闫文琰

在日常会计核算工作中,无论是手工操作还是会计电算化核算,存在差错在所难免,其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。会计电算化工作可能产生的差错,归纳起来主要有以下5种类型：一是会计科目运用错误,二是发生额多记或少记,三是编制记账凭证时借贷方用错,四是有关经济事项没有完整反映,五是会计摘要或原始凭证附件数量发生录入差错等。至于在手工会计核算中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登载笔误、跳行、隔页等差错,由于计算机自动记账、结账,已不可能再出现。笔者通过多年来的实际工作经验,考虑到电算化的数据处理特点,将原来在手工会计环境下三种(红字冲销法、补充登记法和划线更正法)错账更正法改为四种,即负数更正法、补充登记法、即时修订法和逆向操作法。本文以西山煤电集团公司使用的企业之魂财务软件为例,对各种更正法进行介绍。

1 手工方式与会计电算化方式错账更正法的比较

1)更正的侧重点不同。手工记账方式下错账的更正要兼顾记账凭证与账簿的修改,未记账前发现的凭证错误,只需修改记账凭证;如是账簿记错,则只需要修改账簿;但同时错误则都需要进行修改。而会计电算化方式下只需对记账凭证进行修改,不用考虑账簿,究其原因是会计电算化方式下的修改是无痕迹的修改,账簿会随着记账作凭证的修改而更正,不需对其单独修改。

2)更正方法的不同。手工记账方式下,结账前发现的错误可以采用红字冲销法、补充登记法、画线更正法三种方法进行更正;以后月份发现的前期错误,只能采用红字冲销法和补充登记法更正。会计电算化方式下,当月报表报出之前发现的错误可采用负数更正法、补充登记法、即时修订法和逆向操作法。由于会计电算化方式下是以磁性介质存储文件的,所以客观上无法使用画线更正法;以后月份发现的前期错误,也只能采用负数更正法和补充登记法进行更正。

2 会计电算化方式错账更正法的适应范围

1)负数更正法。负数更正法是通过对手工会计环境下的红字冲销法进行电算化改造而来的。负数更正法的适用范围与手工会计环境下的红字冲销法相同,即适用于：a)发现本期记账凭证中应借应贷科目错误。b)本期在记账以后发现记账凭证中应借应贷科目正确,但所记金额大于应记金额。更正时,对于第一种情形,需录入一张与原记账凭证科目及方向相同,金额为负数的记账凭证,在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证错误记录”,同时录入一张正确的记账凭证,在摘要栏中注明“更正某月某日某号凭证错误记录”。对于第二种情形,只需录入一张与原记账凭证科目及方向相同,金额为两者差额且为负数的记账凭证,在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证多记金额”。这样,负数更正法不仅能够满足计算机数据处理的要求,而且更容易理解,操作更方便。可以预见,随着会计电算化的深入发展,负数更正法将得到广泛应用与认可。

2)补充登记法。补充登记法是用于更正少记已发生经济业务金额的方法,适用范围与手工会计环境一样,即记账凭证金额小于应记金额(原始凭证所记金额),而记账凭证的应借、应贷方向和会计科目正确。更正时,应录入一张应借、应贷方向和会计科目与原记账凭证相同,金额为正确金额与错误金额之间差额的记账凭证,补记少记金额。

3)即时修订法。即时修订法是指在会计凭证录入过程中就发现凭证录入错误而采用的一种现时更正的方法,它主要适用于对事中错误的更正。是会计电算化环境下最常用的一种方法,便捷、安全。下面就企业之魂财务软件中的“凭证处理”为例进行简要说明。

a)凭证在录入过程中发现的错误,只需把光标移到该错误项处直接进行修改。一般包括对会计分录的删除、制单日期、凭证附件张数、摘要、会计科目、科目金额、核算项目等凭证要素的重新录入,甚至放弃保存该错误凭证等操作等。b)凭证已保存但未审核前如发现错误,更正方法是打开凭证,单击鼠标右键选择“修改凭证”命令或按(Ctrl+Back)或单击工具栏上的“修改”按钮进入凭证的修改状态,再把光标移到错误项进行修改和保存即可。

c)对于错误较多的凭证,如单项进行修改较为繁琐或已无存在的必要时,可以执行删除命令,具体操作是：打开凭证,单击工具栏上的“显示方式”按钮或按(Ctrl+H)进入到系统管理模式下,用光标选定要删除的凭证,选择工具栏上的“删除”按钮或按(Ctrl+Del),按一次,作删除标记,再按一次,系统提示“准备删除,删除后不能恢复”,单击“是”按钮,即完成凭证的删除。

采用即时修订法修改凭证时应注意三点：第一,对凭证的作废与删除必须由该凭证的录入人员进行操作,其他人员不能赋予此项权限;第二,只有未经审核的凭证才能采用即时修订法,对于已审核的凭证,应先采用逆向操作法取消复核标记,再采用即时修订法进行更正;第三,对于从其他子系统传递到总账系统的错误凭证,应由相关操作人员进入到相应的子系统中进行修改。

4)逆向操作法。逆向操作法是指从发现事后错误开始,逆向操作到能对该错误进行即时修改状态的方法。逆向操作法不需要填制凭证,它的目的仅仅是使凭证填制人员能够对错误凭证进行修改,并对修改后的凭证重新审核、记账、结账。由于各种财务软件的设计不同,逆向操作法中的取消结账、取消过账、取消审核及取消初始化的操作也有所不同。企业之魂财务软件中的逆向操作方法具体如下：

a)取消凭证审核。取消凭证审核包括取消出纳复核、取消审核和取消会计主管核准三种情况。方法是：由系统管理员身份进入系统主界面,打开凭证,单击工具栏上的“显示方式”按钮或按(Ctrl+H)进入系统管理模式下,将光标分别移到需要修改的凭证项后的会计主管、审核、出纳项上,同时取消会计主管、审核、出纳三人签名即完成操作。b)取消封存凭证。由具有“封存”权限的操作员进入系统主界面,打开凭证,点击鼠标右键选择“封存凭证”进入数据封存窗口,按“取消封存”并关闭该窗口后才生效。这里需要注意的是,系统要求所有封存人全部起封后才能对凭证进行修改。c)取消年初余额。当上年度会计工作结束后,并其余额转到本年度,账簿正式启用后发现错误,确需修改上年数据时,由系统管理员身份进入系统主界面,将时间调整到上年将数据更改后(操作同取消封存凭证),再在当后进行重新结转。

逆向操作法实际上是通过逆向操作来达到更改错账的目的,此种修改方法除在“操作日志”上留下操作记录外,在数据库或账簿中没有留下任何痕迹,这样就会给一些别有用心的人提供了弄虚作假的机会。同时,由于财会人员电算化水平以及对软件功能理解的偏差,特别是在运用跨年度反结账功能时,不同年份会计科目体系可能发生了变化,如果操作失误,很可能产生账务混乱,甚至可能导致整个账务系统的瘫痪,造成不应有的损失。因此,应对逆向操作法的操作权限予以严格限制,同时,每天都应做好账簿的备份工作。