加强高校基建档案管理的几点思考

李 纯

山东电力高等专科学校 济南 250002

随着我国高等教育的快速发展，高校建筑规模不断扩大，产生了大量的基建工程档案。为了如实反映高校的建设过程,必须了解基建档案的特点及收集情况,因此，加强高校基建档案管理工作势在必行。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足,势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展［1］。现结合我校基建档案工作实际，谈谈自己对加强高校基建档案管理的认识。

1 基建档案的特点和作用

1.1 基建档案的特点

高校基建档案同科研档案、教学档案一样，是一种科技信息及其载体材料,同属科技信息工作的范畴［2］。它是由各单项工程从规划、设计、施工到使用、维护(修)等一系列过程的真实记录。基建档案除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外,还具有自身独有的特点：专业性、成套性、现实性、动态性、周期长、范围广等。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。

1.2 基建档案的作用

基建档案在高校建设中具有非常重要的作用，如凭证作用、历史记录作用、参考作用、增值作用［3］。因此，它不仅具有真实的记载与实用性，而且具有历史的参考价值和凭证作用，是一所大学文化底蕴的体现，同时，基建档案还记载着学校的总体布局和远景规划。从科技文献的分类来看，高校基建档案同属于文献，所以说它是一种很重要的信息资源和利用载体，是学校基础建设不可缺少的一项重要工作。

2 高校基建档案管理与提供利用中存在的问题

2.1 档案意识不强，领导重视不够

基建管理部门对基建档案管理应与工程建设进程同步的认识不够，档案收集工作无专人管理，使得基建工程竣工后档案资料收集不全；即便已经收集，也残缺不全，影响了基建档案的完整、准确和系统。档案工作很难摆上学校的议事日程，在档案机构设置、专业人员编制配备、业务经费投入等方面得不到应有的重视，制约了档案工作的发展。

2.2 档案管理规范程度不高，档案编制质量低

由于基建管理人员和各工程参建单位对归档立卷重视程度不够，造成档案收集、编制质量不高,归档不全。再就是图纸在施工过程中随意丢放、保管不善,造成磨损、污染严重；还有些文件被多次涂改，面目全非，尤其是重要文件如土地证、产权证、竣工图等重要文件的缺少，对以后的基建管理工作造成严重的影响。

2.3 档案人员编制偏少，培训学习不到位

由于高校建筑规模的不断扩大，档案工作任务重、难度大、人力有限，档案工作人员往往只能应付日常的档案管理与提供利用工作，缺乏档案专业知识与技能培训，使基建档案管理工作者的业务水平很难提高,在实际工作中很难做到档案资料管理的规范性、合理性及准确性。

2.4 现代化管理水平不高，缺乏专业技术人才

管理人员在管理思想、管理方法和管理手段上还比较落后，仍然采用传统的管理模式，无法实现基建档案管理工作的现代化。

3 加强高校基建档案管理的对策

3.1 强化基建档案管理意识，建立健全档案管理制度和体制

首先要建立健全档案管理制度，要以《档案法》和国家档案局关于《建设项目(工程)档案验收办法》的通知为指导,对基建档案实行集中统一管理,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。主管基建的领导、工程管理人员及基建档案管理人员必须增强档案意识，健全和完善档案的法规体系，真正从思想上高度重视基建档案管理工作的重要性。

3.2 加强岗位培训，提高业务、管理水平

基建档案管理工作是一项专业性很强的工作,它既需要档案管理方面的专业知识，又需要有基建管理方面的知识。这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识［4］。因此，档案工作者要树立事业心和责任感，尽可能多地参加一些专业知识培训和学习,在掌握档案理论知识的基础上，进一步掌握现代化的档案管理方法，及时调整和完善自己的知识结构，使自己在思想上和业务水平上适应学校教育发展的需要。

3.3 认真核实把好质量关,做好基建档案的跟踪管理

为了全面反映项目建设的全过程，确保基建档案资料的完整,归档范围应从向管理部门呈报立项报告开始至工程竣工验收合格为止,贯穿整个基建工程的计划、项目实施直至工程完成等各环节的资料，档案管理人员必须对材料逐一核实,发现缺漏及时追交,不能坐而待之，变被动为主动，发挥自身的优势,保证归档材料的完整标准，为今后的利用把好质量关。

3.4 采用先进技术手段，加快档案工作信息化建设

高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向科学管理、逐步采用先进技术管理的阶段［5］。档案信息化是加快实现档案管理科学化、现代化的必由之路，任务十分艰巨，不仅工作量大，而且技术要求高。将计算机等先进的设备应用到基建档案的管理工作中，实现档案工作微机全程管理，使“死”档案变成“活”信息；光盘技术与计算机的结合实现了基建档案全文图象存贮和自动化检索、网络化利用的可能；缩微技术的应用,缩微品不仅能真实反映基建档案的原貌，而且具有保存寿命长、标准化、规范化等特点。未来的发展中,该技术将成为档案管理方面应用的主要手段。

总之,要充分发挥基建档案在高校基本建设中的作用,实现基建档案管理工作现代化,是一个非常复杂的系统工程,我们不仅要在思想上高度重视,更要在管理体制、规章制度等方面进一步做到规范化、标准化、科学化,并积极应用现代化技术手段和设备,加快基建档案管理工作的现代化建设步伐,提高基建档案管理工作的技能和水平,才能使基建档案在高校建设中更好发挥其作用。

［1］颜海.档案信息资源开发利用［M］.武汉:武汉大学出版社，2004.

［2］杨杰.高校教学档案规范化管理之我见 ［J］.攀枝花大学学报，2002，（03）.

［3］唐学军.高校基建档案的地位和作用 ［J］.益阳师专学报,2001，（02）.

［4］葛凤云.谈高校档案管理人员应有的素质 ［J］.天津农学院学报,2000，（12）.

［5］林端庄.高校基建档案管理对策浅议 ［J］.城建档案,2006，（10）.