新形势下的档案管理工作探析

2010-08-15国家体育总局湛江潜水运动学校

河南科技 2010年16期

关键词：知识经济档案管理信息技术

国家体育总局湛江潜水运动学校杨君

新形势下的档案管理工作探析

国家体育总局湛江潜水运动学校杨君

随着社会和经济的不断发展，档案管理也进入了知识化和信息化的新时期，新的形势为档案管理工作带来了新的挑战。本文分析了新形势下档案管理工作遇到的问题，并有针对性地提出了应对这些问题的策略。

新形势档案管理信息管理

一、引言

档案是组织发展的原始记录，对于组织精神文化的延续和继续发展极为重要。档案管理是通过对原始记录的搜集整理、分类汇总以及管理利用，以更好地提高工作效率，促进组织的发展。随着我国改革开放的深化，我国法制化建设和信息化建设的步伐日益加大，档案管理工作已经迈入了一个规范化、办公自动化、信息化的新时期。这既给档案管理工作带来了新的发展机遇，也带来了重大的挑战，如何提升档案工作为组织和社会服务的作用，推进档案管理工作的科学和规范管理，是新形势下档案工作人员必须思考的问题。

二、新形势对档案管理工作的挑战

1.对档案管理工作理念的挑战。传统的档案管理工作一般对档案按时间或类别进行分开整理，重藏轻用。随着知识经济时代的到来和信息技术的革新，档案管理的工作理念必须转变为以用为主，档案资源只有转变为可利用的生产力才能体现其价值。因此，档案管理工作人员务必将档案管理的“收藏”观念转变为主动开发、主动利用，以用为主的档案开发观念。

2.对档案管理工作人员素质的挑战。在新的知识经济和信息经济的形势下，档案管理已经由过去的相对劳动密集型工作转变为知识密集型工作。档案管理工作必须具备相应的专业知识和技能，比如对档案信息技术的掌握、对信息分类技术的利用等等。而目前我国很多企事业单位的档案管理工员普遍存在着理论水平不高、对先进的信息技术掌握不到位等情况，面对新的发展形势，档案管理工作人员必须尽快提升自我素质，以应对职位的新要求。

3.对档案管理手段的挑战。目前我国普遍存在着档案管理信息系统不完善的情况，部分组织的档案管理工作仍然是传统手段，采用纸制文件，档案管理工作人员仍然是按传统的规则或者经验进行文件的分类整理。有些组织虽然已经引进了计算机等信息技术，实现了部分档案资源的网络化，但对于档案信息的普及性不够，很多档案信息并没有完全实现信息化，对于档案资源的开发和利用程度也不够。由于档案信息系统的不健全和操作的非便利性，有些单位员工仍然在选择传统的档案信息查阅方式而放弃使用档案信息系统。

三、新形势下档案管理工作的应对策略

1.树立整个组织先进的档案管理意识，建立以开发利用为主要目标的档案管理策略。首先，档案管理工作的推进必须得到组织高层的重视，将档案工作纳入整个组织的规划和工作议事日程,实行档案工作责任制。组织高层对档案工作应做到政策上有所倾向，工作上有所支持，经费上有所安排,为推进档案工作的发展创造有利的条件。其次，应当明确档案管理的目的是为了开发和利用，档案信息资源开发即根据用户需求，对档案信息进行采集、分类和管理，形成二次文献或更高级编研成果的过程。在知识经济时代，档案管理系统的开发必须建立在用户需求的基础上，有针对性地根据需求按信息利用的层级、内容进行开发。档案管理工作人员应树立全面服务的工作理念，在进行档案信息系统开发以前，必须同用户进行充分的沟通，结合用户需求，以提高用户档案调用速度、准确率、全面性为目的，建立方便使用的动态档案信息系统。

2.加强档案管理员工队伍的建设，树立创新的档案管理观念，加大档案管理员工的培训力度。档案管理是一项科学性、技术性和机密性都很强的工作，不仅要求其在职员工具备严谨细致、认真负责的工作作风，还要求其掌握相应的档案管理专业知识及信息技术水平。目前我国档案管理工作人员对专业水平不高，这就要求单位和员工一起努力，提高档案管理人员的素质。首先，要建立档案管理人员素质提升的激励制度，对主动学习新的档案管理思想、掌握新的档案管理信息技术的员工予以奖励，促使其主动更新知识，提高业务能力。其次，建立档案管理人员的培训开发体系，按岗位、分层次、多形式地对档案管理人员进行培训。在培训过程中，既要包括档案管理的专业知识，使档案管理人员能够全面系统地学习档案专业知识，又要涉及其他学科，如信息技术、管理学、公共关系学等，使档案管理工作人员具备创意的意识和能力，能根据组织的实际需要开发出适合本单位的档案信息系统。档案管理人员的培训和开发可采取继续教育、专题讲座，实习培训等多种方式，建立良好的组织学习氛围，促使档案管理人员的学习主动性和积极性。

3.实现档案管理现代化，引进先进的档案管理信息技术。在知识经济和信息化时代，档案管理现代化是经济发展和社会进步的必然要求。随着信息技术的发展和办公自动化的日益扩大化，档案管理现代化越来越普遍。组织应从促进自身发展建设的角度出发，一方面，应提高档案基础设施建设水平，加强档案库房设施，完善计算机、复印机、照相机、影印机、录像机等档案管理先进硬件设备的建设。另一方面，应加强档案管理软件的开发。根据本单位的实际情况，开发合适的档案管理软件件。以电子文件归档为重点，开展电子文件归档管理工作，使档案工作及早由传统的纸制档案向电子政务转变，推进档案管理信息化的进程。