高校信息技术的财务预算研究

邵庆畅

（陕西工业职业技术学院，陕西 咸阳 712000）

目前，面对日益增长的财务支出，高校面临着沉重的成本控制压力，其中之一就是源于信息技术应用的因素。信息技术应用与高校日常教学、管理活动密不可分，信息技术是指人们用来获取信息、传输信息、保存信息和分析、处理信息的技术。对于信息技术的财务筹划和预算是高校整个财务管理工作的一个重要组成部分，与信息技术相关的资金运作与管理涉及到校内每一个部门的预算项，因此其成本核算很困难。

信息技术是高校建设和发展中变化最快的支持因素，同时又有着广泛的普及率，几乎所有的教职员工都配有个人电脑，随教学建设一同增加了应用信息技术的物质基础，并且绝大多数学生都有个人电脑，学校配给教学、管理软件，提供网络应用服务，这些都消耗了越来越多的资金，另外学校众多服务器的扩容，电子图书馆的扩展，要求与信息技术相关的软、硬件加速升级，这也同样加大了资金需求。尤其是近年来，高校信息技术和相关服务的需求和使用不断增加，给高校财政带来了很大的压力，因此要对信息技术进行有效的财务筹划与管理。

一、影响信息技术财务预算的因素分析

（一）管理思想的变化

过去人们认为高校所购买的诸如个人电脑、服务器及其配套软件只是教师和学生的研究工具，这些机器到了有效期后就被淘汰处理掉，但现在人们意识到信息技术是“战略资源”，传统的财务管理政策已经不再适用，必须按照信息技术日益加快的更新速度重新配置财务资源，充分发挥信息技术资源优势，取得最大投资效益。

1.获取信息技术方式的变化。过去高校购买大量的计算机软硬件及网络服务，现在随着办学规模的扩充，教师、管理人员的增多，学生数量的剧增，与信息技术相关的教育资本的投入也越来越大，其支出在成本预算中的比例也越来越高。许多高校采用了租赁的方式，在保证有效寿命的前提下，获得更多的信息系统和技术支持，通过租赁，个人电脑程序可以由服务商自动更新升级，学校省去了自我采购并在软硬件失效后再销售处理的环节，节省了大量的财力、物力。

2.信息技术规模的变化。随着信息化的建设，对信息技术应用要求不断提高，为满足教学活动的更多要求，许多高校还要求校园基础结构升级，如改造网络线路，增加多媒体教室和机房等较大规模的投资，高校就有可能负债融资或与厂商联合办学，这就要求学校财务部门调整、优化投资或负债结构。

3.信息技术管理方式的改变。过去，高校依靠自己的员工负责信息技术维护和服务，但现在，随着信息技术软硬件的技术进步和专业细化，需要更多更专业的人员做维护来保证学校各项工作的正常运行，那么雇佣众多员工是否经济合理呢？可以通过对外承包和自我维护两种方式进行比较选择，这两种方式从经济视角看各有利弊，在员工能胜任的通用信息技术上，学校可以免去外包费用，但有些情况，如系统转换、大型个人电脑安装等，通过一次性外包，其花费更加符合成本——效益原则，而不需雇佣长期的技术员工。

（二）信息技术财务要素的改变

过去，统一的教学、管理部门拥有的计算机硬软件、网络资源等，财务部门能方便地计算成本，并定期（一般7-10年）地提供购置和维护资金。如今，典型的信息技术财务预算围绕着课程信息技术、可视化技术、媒体服务、用户支持、电信、网络、信息服务等多方面开发实施。在这种模式下，不能仅考虑教学和管理使用因素，还要考虑为财务预算提供收入的学生和用户的学杂费和服务费等等，为财务预算增加支出的是教职员工工资、硬件采购或系统租赁费、软件使用权、支持性公益服务费、相关课程培训费、设备维护费、员工技能培训费，基础结构和设备升级费等。因此信息技术要素的变化，要求新的财务管理方式。

（三）信息技术有效寿命的缩短

现在与信息技术相关的软硬件升级换代越来越快，一般地讲，硬件3年左右就落后，其性能就不能适应教学活动的需要，软件6-12个月就要发生变化，信息技术的快速发展提高了对于支持人员和服务时间的需求，尤其是网络支持服务，同时也增大了调查、研发部门和人员的维护量和费用支出。

二、为信息技术提供财务预算的原则

（一）确定信息技术计划

信息计划是整个学校发展战略的一部分，需要有学校预算来提供资金，因此，应首先确定未来几年学校信息技术发展计划。

（二）制定财务计划

高校为信息技术所进行的预算包括传统的以部门为基础的预算或者成本中心预算，一次性的资金分配、维护费用。信息技术财务计划里包括不同种类的收入和支出，其中收入包括向学生收取的学杂费、信息技术产品和服务费等。具体的技术费用包括硬件、软件和服务，其中硬件是不是资本性支出，取决于设备和融资方式：如果设备是租赁的，它应该归类于日常运营费用；如果设备是购买的，它反映为资本支出，财务部门则应从其预期使用寿命给出资金使用方式，软件每年都进行预算。一般地，高校可以以租赁的方式获得软件，或者以年度结算来租赁，或者以永久租赁的方式获得，这些费用通常作为一次性的年度维护费用，而学校范围内的应用软件如图书馆系统、教务管理系统、招生就业软件系统、教科研系统、人事工资管理系统、远程开放教育系统、专业实习实验软件系统等是一次性花费购买，因此这些软件作为资本项目采购预算，同时还支出年度维护费用和相关支持费用。

在信息技术费用中，服务费所占比重越来越大，它包括网络接口、光缆、当地和长途电话服务供应商的线路接口等等的年度支出。

另外，还可以通过费用返还的方法来节约为信息技术投入的资金成本，具体讲：把上一年度校内各部门从信息技术中得到的收入按一定比例返还配置或留成给该部门，使该部门通过技术改造升级获得更多的“自我造血”的赢利模式，以减少高校的资金压力，但此种方式一般只在规模较大和技术力量较强的信息技术应用部门见效。

从以上论述可以看出，对于信息技术的财务资金计划包括新的收入、支出费用和现有的资源。从财务观点看，现有的配置到信息技术中的资源是可以回收利用的，快速变化的信息技术和应用软件不断地替代陈旧的技术和软件，财务部门可以适时地将维护资金转化成租赁费用，因为很多时候主机软件租赁的预算可以免去使用相同软件的个人电脑的单独租赁成本。

学校财务部门应该结合学校的财务收支情况，合理筹划和预算，为信息科技方面的支出提出合理化建议，最终帮助有关部门修订出科学合理的信息技术投资方案。

信息技术预算和成本管理战略反映了更加广泛的学校预算和资源配置原理，建立起针对学校信息技术投资管理的财务模式，可大力支持信息技术发展，提高资金、设备利用率，加强学校管理。

［1］露西·拉普斯基.高校的财务运作［M］.北京：中国财政经济出版社，2004.

［2］Detweiler，R.A.Mission：Ubiquity.Trusteeship，special issue，1996：20-25.