谈高校图书馆采编业务外包的质量控制*

童菊珍

(黄冈职业技术学院图书馆,湖北黄冈438000)

谈高校图书馆采编业务外包的质量控制*

童菊珍

(黄冈职业技术学院图书馆,湖北黄冈438000)

阐述了高校图书馆采编业务外包的涵义,分析了目前采编业务存在的问题,提出了控制采编业务外包质量的几点措施。

高校图书馆;采编业务外包;质量控制

20世纪90年代,图书馆业务外包在欧美兴起,并在美国很多图书馆得到广泛应用,我国也悄然兴起图书馆业务外包之风。特别是近几年高校图书馆评估工作的开展,图书采购量急剧增加,人力资源明显缺乏,因此,把图书采访、编目、加工、报刊的装订、图书上架等部分业务进行外包,以提高图书馆工作效率、提高服务水平。由于信息技术的迅猛发展,全国联合编目中心、CALIS编目中心、地区采编中心的建立,采编业务外包得到广泛应用,采编业务外包必将成为今后图书馆发展的必然趋势。从近几年来高校图书馆业务外包的实践来看,采编业务外包还是存在一些有待研究的问题,如何规范采编业务,减少其负面效应,提高采编业务外包的质量,将是图书馆业务外包中亟待研究的课题。

1 何谓图书馆采编业务外包

采编业务外包是指图书馆和书商之间,事先签订合同,书商根据图书馆提供的书目完成采访数据,并按合同的要求提供标准的MARC格式的书目数据,同时组织人员到实地帮助图书馆完成验收、典藏、加工、上架等业务工作。采编业务外包不仅极大地节省了图书馆人力、物力、财力资源,而且能从根本上解决新书上架不及时的问题。

2 采编业务外包的主要方式

采编业务外包包括采访业务外包和编目业务外包两种。

采访业务外包,一般分为部分外包和完全外包两种。部分外包指的是由图书馆根据馆藏特点和发展要求提供订购书目,书商进行订单的查重、核实和采访数据。部分外包是现阶段我国图书馆界普遍采用的基本模式。完全外包指的是订购的书目、查重、订单的核实和采访数据等所有的采访业务都由书商完成。一般是新建图书馆采用的模式。

编目业务外包亦分为部分外包和完全外包两种。部分外包指的是由书商粘贴磁条和条形码、盖馆藏章和提供标准的CNMARC格式的书目数据,图书到馆后的验收、分编、典藏和上架等业务由图书馆自己完成,部分外包是图书馆前几年普遍采用的一种模式。完全外包指的是书商不仅要完成采访数据和编目数据,磁条的粘贴、条形码的粘贴、盖馆藏章等业务,新书到馆后还要实地帮助图书馆完成验收、典藏和上架等业务工作。编目业务完全外包是图书馆近两年主要采用的模式,是我们采编业外包中监管最重要的环节。

3 采编业务外包存在的主要问题

近十年来,高校图书馆基本上实行了采编业务部分外包,在长期外包过程中,积累了许多经验。同时,还是存在一些问题,现就某高校近几批外包采编业务中抽样存在的问题进行分析如下:

3.1 采访

3.1.1 查重工作没有做好

采访中,图书馆提供书目给书商,由于书商没有做好查重工作,新购的图书出现与原有馆藏数据重复,这样影响了馆藏的质量,浪费了图书购置经费。

3.1.2 图书存在质量问题

书商为了最大限度地赢取利润,在图书采购业务中,将长年积压的图书和劣质图书以次充好,卖给图书馆,对图书馆图书收藏质量造成一定影响。

3.2 分类

图书分类是一项专业性很强的工作。一般从事该工作的人,必须是图书馆的专业人员。图书分类人员既要掌握图书分类法,又要掌握本馆的分类规则,特别要强调连续性和一致性。书商由于缺少专业人员,有的是临时培训一下就上岗,加上不了解本馆的分类规则,更谈不上连续性和一致性。因此分类存在一些问题,主要表现在以下几个方面。

(1)丛书的分类处理不当,丛书的处理要依各馆的要求和图书的内容进行整套处理或分散处理。

(2)分类号与本馆的分类规则不符,例如:英文读物图书要求细分,进行组配复分,例:《解剖学(英汉对照)》为 H319.4:R322,图书馆要求690字段组配的两个分类号要分到底,而905字段只用H319.4取索书号。

(3)传记类未按时代区分

(4)外国小说未按体裁分

3.3 编目

图书编目是一项非常专深的工作,需要专业的技术人员把关。实行外包后,书商提供的数据主要是来自于大型书目数据中心的编目数据库,如国家图书馆联机编目中心、CALIS联机编目中心等,由于两大编目系统在CNMARC字段的选取、字段著录内容等方面存在较大差异,导致书目数据质量层次不齐。编目数据存在的问题主要表现在以下几个字段:

010 字段:＄d子字段录入错误,价格前面要输入币种如“＄dCNY25.00”;

200 字段:并列题名、副题名、合订题名连接的字段没有录入。＄d子字段并列题名在510字段录入提供检索点;＄e子字段的副题名在517字段要录入,提供检索点;合订题名要在423字段录入,提供检索点。

215 字段:＄c子字段和＄e子字段内容容易漏掉。

225 字段:＄d子字段丛编并列题名、＄f子字段丛编责任者、＄h子字段附属丛编号＄i子字段附属丛编题名容易漏录。

330 字段:少数图书的内容摘要语言不精练。

606 字段:主题词标引不规范。一是主题词不规范;二是用主题词串作为CNMARC格式,

如:主题词串:中国-古代-辽代(1916-1125)

CNMARC格式:＄a古代史＄y中国＄z辽代(1916-1125)

905 字段:索书号分配存在很大的问题,由于各馆要求不同,书商很难掌握。

3.4 加工

图书加工主要存在馆藏章、条形码、磁条和书标等没按要求来做,另外有些图书分送的时候出现馆藏地点错误。

4 采编业务外包质量控制的几点建议

4.1 精选书商

采编业务外包,在选择书商时主要从公司信誉、资质和业绩、公司实力、价格优惠率、到书率、数据和加工以及服务承诺等指标进行评估。在合理的价位,信誉好、实力强、业绩好、到书率高,并且能保证数据、加工质量和服务承诺的就中标,也可以让两家公司同时中标,这样更具有竟争性,更能保证质量。

4.2 签订详细的外包合同

图书馆选择外包书商后,紧接着就是要签订详细的外包合同。合同要求条款、内容明确,例如:采访中规定哪些标准的图书不予配送,要加以说明;加工中对磁条的规格,馆藏章、条码、书标的样式、位置等作详细的说明;分类、编目中图书馆采用的标准细则,特别是编目数据中6XX字段和9XX字段的规定要作详细的说明,以及有本馆特色的分类等方面要求都要做到尽可能完备。

4.3 在合同实施过程中,加强沟通

在合同实施过程中,多与书商沟通。采访和编目数据的标准、图书质量、数据转换格式的要求、馆藏和书目查重等问题的详细沟通。一方面能随时了解书商的工作进展情况,另一方面便于图书馆发现问题后及时提出,及时解决。

4.4 加强验收,进行监管,确保采编业务质量

(1)公司员工协助图书馆工作人员进行解包验收,核实清单上的书目信息及价格、复本数等项目。

(2)图书馆工作员对图书的馆藏章、条码、磁条等加工业务进行抽查。

(3)在对书目数据进行审校过程中,严把质量关。一是要做好查重工作,避免索书号不当,或同类图书分散排架;二是做好书目数据的审校工作,该过程重点是对010字段、200字段、225字段、606字段、690字段、905字段进行检查。

010 字段:检查ISBN号看数据是否与中央库重复和,＄d子字段的价格及币种是否录入正确。

200 字段:检查并列题名、副题名、合订题名连接的字段录入是否正确,＄d子字段并列题名是否在510字段录入提供检索点;＄e子字段的副题名是否在517字段录入,提供检索点;合订题名是否在423字段录入,提供检索点。

225 字段:检查丛书是否需要集中分。如果中央库中,同一套丛书是集中分的,则此书应该集中分;如果中央库中没有,但该套丛书内容联系紧密,此书也可集中在一起分类。但有的书虽然是一套丛书,但内容各不相干,此时就不应该集中分类,而应该分散著录。同时要检查丛书的连接字段410字段是否录入正确。

606 字段:检查主题词标引是否规范。

690 字段:检查分类号是否正确,是否符合本馆要求。尤其是交替类目和使用类目之间的关系不是完全按照《中国图书分类法》(第4版)的规定而一成不变,而是根据本馆的实际需要调整。

905 字段:我们检查的重点。检查905字段的取号与690字段分类号是否一致。我馆905字段索书号源于609字段,但有的类相对690字段分类号要粗一些,这是根据本馆的情况而定,因此,该字段均由本馆工作人员给号,避免给号不一致的麻烦。

总之,采编业务外包正处于探索实施阶段,无论是外部条件还是内部条件均有待于进一步完善。因此,合作双方要本着相互理解的态度进行沟通。高校图书馆加强监督、验收和检查工作,严格把好编目数据的审校质量关,保证数据的准确性,不断了解情况,及时发现问题,解决问题,从而提高图书馆采编业务外包的质量。

[1]童菊珍.高校图书馆合并后编目工作规范探讨[J].现代情报.2005(5).

[2]钱丽.图书馆业务外包后的采编工作.大理学院学报[J].2008(9):78-90.

[3]罗海英.朱建华.浅谈高校图书馆编目业务外包.2006(22):53-54.

[4]邓岩彬.高校图书馆采编业务外包研究,东北师范大学硕士论文.

[5]连萍萍.图书馆业务外包的利弊分析和对策[J].现代情报.2007(6):164-167.

Quality Control Research on Library Outsourcing of Acquisition and Cataloguing in Colleges and Universities

TONG Ju-zhen
(Huanggang Polytechnic College Huang gang438000Hubei)

The essay dictated the connotation of the library outsourcing of acquisition and cataloguing in colleges and universities,analyzed some problems of the present acquisition and cataloguing affairs,put forwards several countermeasures to control the quality of the outsourcing of acquisition and cataloguing.

Libraries in colleges and universities;Outsourcing of acquisition and cataloguing;Quality control

文献标识码:A 文章编号:1672-1047(2010)03-0090-03

10.3969/j.issn.1672-1047.2010.03.28

[责任编校:郭杏芳]

2010-4-20

童菊珍(1965-),女,副研究馆员,采编部主任。tjz@hgpu,edu.cn