环境监察信息系统建设的项目管理研究

陈海洋

(北京师范大学水科学研究院,北京100875)

环境监察信息系统建设的项目管理研究

陈海洋

(北京师范大学水科学研究院,北京100875)

环境监察信息系统建设的项目管理,是指从开始确立项目需求到最终的系统投入运行,直至系统维护升级,在这个时间间隔内,围绕项目本身开展的相关活动,其目标是保障项目的顺利实施。从信息系统项目管理的角度出发,充分考虑政府项目管理的特点,就环境监察信息系统项目的规划、实施、验收、日常管理和升级等项目过程做了较为系统的分析。

环境管理;环境监察;项目管理;信息系统

项目管理是随着生产制造业和大型建设项目集约化经营的需要应运而生的管理工作的方式方法的抽象,是随着时代的进步而发展,随着科技的进步而调整,随着管理理论的创新而更新的一门科学。环境监察信息系统是以计算机技术、网络技术和数据库技术等信息技术为基础,运用统计数学、模型数学、预测评价、规划决策等应用软件,建立环境资源信息库,实现环境监察信息的采集、加工、存储、传输、检索等信息管理的基本功能,并使之构成一个复杂而有序的管理系统以服务于环境监察工作。环境监察信息系统建设的项目管理,是指从开始确立项目需求到最终的系统投入运行,在这个时间间隔内,围绕项目本身开展的相关活动。[1]

通常,一个信息系统建设项目管理的全过程可分为四个阶段:提出项目规划和形成实施方案、项目实施的过程管理、项目的验收和审计、项目的日常管理和升级。本文拟就环境监察信息系统项目管理的四个过程做相关分析。

1 项目规划

1.1 项目调研

项目调研阶段,就是对形成的项目思路进行论证的阶段,是把项目思路形成项目企划书或者形成项目建议书的过程。这个过程,需要投入大量的人力、物力和财力,尤其要投入更多的时间和精力;要结合环境监察实际工作需要,考虑立项、实施、鉴定,以及实际应用过程中的诸多因素。[2]

1.2 项目规划

项目规划是各级环境监察部门根据实际业务应用需要,为加强环境监察管理能力,提升监察执法能力而制定的一个项目建设计划。它的侧重点主要是项目规划和项目预算。项目规划一般包括五个方面的内容:(1)机构的状况分析和调查。从项目应用的角度了解监察机构目前的组织、任务和技术状况,包括责任范围,发展目标,技术力量,对使用信息技术和应用的态度,人力、物力和资金状况等等。(2)机构的应用系统开发目标。明确定义环境监察机构开发项目系统总的发展方向。这个方向应当与环境监察机构的任务和责任范围一致,并且应对整个系统各方面的能力做出明确的要求。制定总方向的过程需要监察机构内高层管理人员的参与,他们对于业务的理解和认识,特别是对于全局情况的把握会对整个系统的发展有所帮助。(3)系统开发的可行性。主要包括资金、技术力量和组织运作三个方面。资金的可行性分析应当考虑到整个应用实施、运行和维护的全过程,通用的方法是成本效益分析。在技术可行性方面,要考虑应用项目中所要求的技术能否满足、技术发展以及新技术出现对项目的影响、是否需要对人员进行技术培训等。组织方面,主要考虑环境监察机构能否承受引入应用技术所带来的变化,以及能否在开发过程中相互协作完成开发任务。(4)系统开发方案选择。系统开发的方案选择包括数据部分、功能部分、系统的整个软件和硬件的框架等,主要用来确定系统开发各方的实施部门、进度安排和管理方法等等。(5)应用系统决策规划书。方案确定之后,需要将方案起草成文件形式,报有关部门审批,同时也可以作为系统规划和实施的指导性文件。

1.3 项目报批

项目报批是环境监察部门在完成项目规划后,报请各级环保局规划部门或项目规划相关部门(如发改委)审批的过程。一个项目规划只有经规划、财政等部门审批通过后才能进入正式实施阶段。[3]

环境监察是一门新兴的以应用为主的学科,其项目申报涉及财政部门、计划发展改革部门、科技部门、工程和社会科学研究等诸多部门。要根据本部门、本单位的实际需要,经过调查研究、充分论证后,寻找审批和拨款部门。按照我国的项目管理和财政管理体制,一个项目要想得到立项和批准,往往要经过几个过程。

一旦申报的项目得到立项批准,其用款额度和拨款渠道以及拨款方法就已经确定,建设内容也就不允许再更改。项目的承担者必须严格地按照政府和有关部门批准的《项目建议书》或《实施计划任务书》执行,包括项目用途、进度、终极目标等,尤其是资金的使用,绝不能更改。

2 项目实施

2.1 项目初步设计

对于大型系统或复杂系统,项目招标前可以提请有资质的设计公司制作初步设计方案,其目的是为了保证项目的顺利实施。初步设计的内容主要包括确定项目总体目标,分解项目子目标,对系统物理架构、逻辑架构、网络架构、体系架构、数据架构、功能架构、安全架构等方面提出总体设计策略,对项目的工程质量、项目目标、工程进度、部署、培训、服务提出总体要求,分析可能的项目实施风险,并提出对应的解决措施。项目初步设计需要形成设计报告,并请相关的业务专家、信息技术专家进行评审。评审通过的初步设计方案可以作为项目招标及实施的参考依据[4]。

在项目初设阶段,需要掌握系统数据量、用户数目、并发访问情况、现有网络环境模式、投资规模等各类情况。除此以外,还应做到以下方面:(1)不要只重视硬件,而忽视软件的选择;(2)保护已有的投资,包括软件、硬件设备、数据等;(3)保证系统的可扩充性;(4)考虑技术的发展方向;(5)如果要进行二次开发,要着重考虑软件的二次开发支持能力;(6)重点考虑软硬件功能能否满足项目需求;(7)针对不同项目的特点,合理考虑系统性能问题;(8)所选软硬件的功能必须能够满足系统要求,其性能指标可以事先界定。通常系统的性能与投资多少直接相关,这就需要根据投资数额确定一个最优性价比,这样才不至于引起浪费或者不能满足项目要求。

2.2 项目招标

按照《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》及其他相关法律法规,项目实施单位需要通过招标方式进行选择。采用招标的方式主要是为了规范政府采购行为,提高政府采购资金的使用效果,维护国家利益和社会公共利益,保护政府采购当事人的合法权益,促进廉政建设。目前,通用的招标方式主要有六种:公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。在实际操作中,可以根据项目的类型、规格和地方财政的要求选择合适的招标方式。其中,公开招标是政府采购的主要方式。

2.3 项目进度

在进入设计和实施阶段之前,管理者要制定项目进度安排,在时间和顺序上安排各个子项目。这就需要估计每项活动从开始到完成所需要的时间,还要考虑活动之间的依赖关系以及各个活动最早与最迟的开始时间。

项目进度计划要有灵活性,要能够根据变化进行相应的调整。此外,要保证参与人员有足够时间来完成各项任务,可以在任务之间安排一定的“机动时间”。表示项目进度的常用方法有里程碑表示法、甘特图法、关键路径法和墙纸法[5]。

通常,项目进度由中标开发商在用户项目时间约束基础上提出,和用户沟通讨论后,由用户进行评审并加以确认。

2.4 项目实施

项目招标结束后,在项目开始实施前,需要完成项目实施规划。对于一个软件项目而言,项目实施规划通常包括需求分析、概要设计、详细设计、编码设计、集成测试等环节的基本内容。同时,还需要提出可行的阶段性实施方案和进度、质量控制计划[6]。

2.5 项目监理

项目监理是为了提高项目的执行效率,保证项目的执行质量,项目单位请第三方有资质的专业公司,协助完成项目实施过程控制的一种手段。项目监理也是体现项目执行公平、公正的有效保障,已经成为目前大中型项目控制必不可少的重要环节。由于软件开发是知识密集程度非常高的工作,在某种程度上,也是非常个性化的。因此,请具有专业知识和经验的监理单位参与项目的控制尤为必要[7]。

2.6 项目过程控制

在应用项目进行中,项目控制至关重要。项目控制主要包括两个方面的内容:一是项目质量控制,二是项目进度控制[8]。项目控制主要通过项目评审、项目检查加以实现。项目评审就是对项目的关键环节组织专家进行审查,如需求分析评审、概要设计评审、数据库设计评审、详细设计评审、测试用例评审等等;项目检查就是定期对项目的结果进行检查,检查的内容主要包括程序、数据、文档、人员、资金、设备等方面。在进行评审和检查过程中,要尽可能使用定量的方法,一方面数量能更准确地说明项目进展和存在的问题;另一方面,数量也便于进行横向和纵向的对比。检查评审的结果可以以表格、统计图的形式直观地表现。项目参与人员可以根据检查评审结果评估工作进展,发现问题,并在下一步的工作中进行改正[9]。

另外,对于环境监察类信息系统开发,也可采用ISO 9000质量管理模型或CMM软件成熟度模型对系统实施过程进行控制。

3 项目验收

3.1 项目验收

项目验收是在系统开发结束后,用户对系统投入实际应用以前所进行的最后一次质量检验活动,主要是看开发的软件产品是否符合预期的各项要求,是否达到当初的设计规划。通常,项目验收可以分为初验和终验两个环节[10]。所谓初验就是对系统进行配置评审、功能测试、性能测试,测试通过即完成初验,系统可以投入试运行;而系统终验就是系统稳定运行一段时间后再对系统的运行状况进行验收,试运行时间一般为3个月、6个月或1年。

系统初验是项目验收的一个重要环节,包括文档审核、源代码审核、配置脚本审核、测试程序或脚本审核、可执行程序测试。通常,开发商在提交验收前会按照开发内部程序完成系统的测试工作。用户在收到开发商提供的软件后,要按照合同接收并清点开发方的提交物,查看开发方提供的各种审核报告和测试报告内容是否齐全,检查各类开发文档,包括《需求分析说明书》、《概要设计说明书》、《详细设计说明书》、《数据库设计说明书》、《测试计划》、《测试报告》、《程序维护手册》、《程序员开发手册》、《用户操作手册》、《项目总结报告》、《项目计划书》、《质量控制计划》、《配置管理计划》、《用户培训计划》、《质量总结报告》、《评审报告》、《会议记录》、《开发进度月报/周报》等。

在进行用户验收测试时,需要确定测试目标、启动标准、活动、完成标准和度量几个方面。具体测试内容通常包括安装、启动与关机、功能测试、性能测试、压力测试、配置测试、平台测试、安全性测试、恢复测试、可靠性测试等。另外,如有必要,可请第三方有资质的测评机构对软件进行测评。

系统试运行即系统进入正式的试运行状态,与实际业务流程同步。

3.2 项目审计

由于环境监察的建设项目绝大多数的资金来源属于政府财政拨款。因此,各级环境监察机构作为项目的承担者也就成为被审计对象,或者叫做被审计主体,必须按照法律的相关规定,对自己的在建项目和已经结束的项目,接受单一的项目审计或者全面审计。

4 日常管理和升级

4.1 日常运营和维护

“日常运营”是建设项目得以正常运行的基本保证。正确的做法是建立健全各项规章制度,设立岗位技术规范和岗位职责,把责任落实到人头。要根据本单位的实际情况和项目日常运营的核心要素,建立规章制度。规章制度既要体现褒奖,也要体现罚则。没有奖励和罚则的规章制度,形同虚设。

一般意义上讲,项目鉴定和验收时,技术支持单位就已经向用户提供了必须遵守的技术要求,有的甚至已经提到了必须设立的岗位要求。用户应根据这些技术要求和本单位的管理规定,制定切实可行的合理岗位技术规范,用以保证项目的日常运转[11]。

4.2 项目升级和改造

科技在进步,环境监察的信息系统项目也必须随之进步,需要随着业务流程的不断规范和完善而逐步升级[12]。通常,环境监察的信息化项目升级问题主要包括两个方面:(1)升级内容。运行正常的项目或系统是否需要升级主要由三方面决定:一是是否能够满足工作需要;二是项目同比的落后程度;三是申请升级经费的可能性评估。概括地说就是四个字:“需要”和“可能”。在制定升级计划的过程中,聘请有关方面的专家对系统升级的必要性做出科学的评估是十分必要的,也是非常重要的。(2)升级经费。信息化建设项目的升级经费一般不得超过原始项目总预算的30%。超过30%需要改变名称,单独立项。

[1]田荣斌.对政府科技计划项目管理研究的初步思考与若干建议[J].科技管理研究,2006,(7):1-3.

[2]朱国柱.系统集成项目管理研究[J].科技管理研究,2008,(10):104-105.

[3]朱曼丽,张照余,张建华.档案信息化建设的项目管理研究[J].浙江档案,2009,(8):40-41.

[4]T.Reinikainen.Effective project management is a key to success in coordinating research and development[J].Science&Justice,2010,50(1):27-28.

[5]John E.Hebert,Richard F.Deckro.Combining contemporary and traditional project management tools to resolve a project scheduling problem[J].Computers&Operations Research,2010,(4).

[6]安红昌,倪晓茹.基于知识管理的信息系统项目管理研究[J].计算机工程与设计,2005,26(5):1223-1224.

[7]安红昌,甘仞初,倪晓茹.信息系统项目管理研究[J].计算机工程与设计,2005,26(3):619-620.

[8]王国超.定制类软件开发的项目管理研究[J].中国科技博览 ,2009,(18) :98.

[9]Ioannis Stamelos.Software project management anti-patterns[J].Journal of Systems and Software,2010,83(1):52-55.

[10]Tien-Fu Liang.Fuzzy multi-objective project management decisions using two-phase fuzzy goal programming approach[J].Computers&Industrial Engineering,2009,57(4):1407-1410.

[11]郭蕊.国内外项目管理研究的理论、框架及其进展[J].现代管理科学,2006,(5):27-29.

[12]刘勇,唐东平.中小型软件企业的项目管理研究[J].中国管理信息化(综合版),2006,9(4):45-46.

Research on Project Management of Information System of Environmental Inspection

Chen Haiyang
(College of Water Science,Beijing Normal University,Beijing 100875)

The project management of information system of environmental inspection is the relative activity surrounding the project from the programming of project to the running of system,then to the maintenance and upgrade of system.Its aim is to control the process and ensure the result.Based on the project management of information system,this paper analyzed the process of information system of environmental inspection in detail,including programming,realization,system application,daily management and update.

environmental management;environmental inspection;project management;information system

X32

A

1008-813(2010)06-0015-04

10.3969/j.issn.1008-813X.2010.06.005

2010-06-17

陈海洋(1978—),男,江西省石城县人,北京师范大学在读博士研究生,主要从事环境管理信息化方面的研究。