浅谈高职院校教学档案管理

丁 锋, 唐国俊

(湖南环境生物职业技术学院,1a.教务处;1b.保卫处,湖南衡阳 421005)

教学档案是在教学实施和教学管理过程中逐渐积累形成的,是对教学状况的客观记录,包括文字,图表,声音,电子载体材料等.教学档案不仅对开展教学研究、总结教学规律、进行校际交流起着积极的作用,而且对开展教学水平评估、提高教学质量有着重要的参考作用[1].就如何做好高职教学档案管理工作进行初步的探讨.

1 教学档案的重要性

(1)教学档案是了解教师授课能力和职业道德、评价学校管理水平的主要依据.根据教学档案记载的内容,衡量教师的责任心、业务教学水平、分析判断能力和职业道德.同时,学校领导和教育部门要经常注意检查、归纳和分析教学档案,既能从中反映出问题,如学生的生活、心理、生理等,又可以比较客观地评价学校的管理工作,从而总结经验,提高教学管理水平.目前高校教育评估正深入展开,教学档案是衡量高校教学质量的唯一依据;

(2)教学档案是提高教学管理与质量的必要保证.保存教学档案是为了提高教学管理与质量.利用教学档案所保存的材料,进行数据分析,从中找出症结所在.通过分析,就可以对学生在学习中的死记硬背,一知半解,难以提高质量的问题,引起重视,以典型错例启发教师改进教法,提高课堂教学效率.

(3)教学档案是“教”与“学”的接力捧,是提高师资水平的重要手段.每一位教师都有各自的教学方法,特别是老教师,在长期的教学过程中形成了许多独特的教学经验.年青教师如何尽快熟悉业务?一方面,靠老教师传帮带;另一方面,就需要教学档案来“帮助”.因为教学档案中积累了许多较高质量的教学方法和教学经验.利用教学档案可以使新教师尽快掌握教与学的方法,尽快地熟悉教学业务[2].

(4)教学档案是加强更新学校教育工作必不可少的宝贵资源,是教师授课,学生听课与学校行政工作的珍贵经验.对于教师授课,不能光看一朝一夕,而是要求积累大量实绩才能做出成绩.这就需要发挥教学档案的作用.把教师平时的授课经验总结等等积累起来提供给学校领导,作为评介教师的依据,从而使学校领导在表彰或批评老师时、不凭空臆断,使教师心悦诚服.同时,教师在批评学生时,不能因学生一时的缺点或一事错误,而另眼对待学生,不能片面的把学生分成“好”或“坏”,而要将学生平时的表现、学习态度等积累起来,认真分析学生的优缺点,这样教育学生,才叫做教书育人;

2 高职教学档案管理工作中存在的问题

2.1 分类不明确

高校教学档案是高校师生在教学管理和教学实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、计算机软件等不同载体的文件材料总和.高职学校教学档案大致可以分为以下几大类:(1)教学综合类,具体包括上级主管部门的各类文件;学校制定的教学工作规划、工作计划、实施细则、工作总结;有关教学方面的制度和条例、会议记录、年度统计报表等.(2)教学业务类,主要有各教学职能部门形成的材料,如专业教学计划和执行教学计划情况说明,教学任务安排表、教材征订等;教师教学活动形成的材料,如课程教学大纲、校历、课程考试试卷等;日常管理形成的材料,如学籍卡、考试成绩等.(3)学科与实验室建设类,主要有上级有关文件;学校有关学科及实验室建设的论证、评估、审报、审批等材料.(4)其它类,如师资培训、考核、出国进修、校企联合办学等材料.

2.2 管理混乱

教学档案管理混乱.由于很多高职院校,各系部的教学文件、档案管理各自管理,使文件的归档出现保存不全现象,所以,相当一部分系部不存在合符要求的档案.由于没有专门负责人、没有严格的档案室,很多原始教学资料处于零散而不成体系的状态,丢失和损坏现象严重,如果没有集中统一管理的全局观念,不但影响教学评估、教学检查,也将影响到其它门类的档案建设.

2.3 制度不全

在具体的管理工作中,由于机构设置、人员编制等方面的原因,教务处、各系部,很少把行政工作和档案管理工作分开.以为教学档案管理工作无关紧要,顺带去做,导致在人事上的变动性很大,档案管理员基本上是由教学管理人员兼职,所以在日常工作中,难以全身心地投入,严重影响了档案管理水平的提高.随着学院规模的不断扩大,教学管理人员的工作日益繁重,再加上缺少必要的专业知识,因此,教学档案管理工作,经常处于无序状态,无法纳入规范化管理的轨道.

2.4 管理人员专业素质有待提高

我国绝大部分高职院校都是由中专、中职学校升格而成,很多系部兼职档案管理人员常常不明白档案意识,导至档案业务素质不够高,另外监督管理机制不健全,使得当前档案管理队伍不能很好地适应教学档案工作的开展,从而直接影响档案工作的质量.因此,当前兼职档案人员的业务素质急待提高.

3 教学档案实体分类构建的原则

以教育部高职高专人才培养工作评估体系为标准,以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为参照,结合高职高专院校办学方向和人才培养目标的正确定位,结合学校教学工作和档案工作的自身特点,与时俱进、开拓创新、求真务实,科学地界定归档范围和保管期限,构建符合高等职业技术教育发展需要的教学档案分类实体.

3.1 严格地遵循教学工作的规律

高等职业教育办学的一个明显特点和人才培养目标,就是培养技能型、应用型人才,由人才培养目标决定了它的一切必须按教学规律办学,教学档案同样应遵循教学规律.

3.2 鲜明地体现教学档案的特点

党群类、行政类、基建类、设备类等类别的档案,其内涵具有普遍性,唯有教学档案它的内涵更为丰富,它的实体更是丰满,教学档案是高职高专院校档案的主体.

3.3 科学地保持教学档案的内在联系

从教学类档案的构建来看,其纵向脉络是比较清晰、相对独立的,而其内在的横向联系却是非常紧密的,如;招生、学籍、毕业生之间;专业建设、课程建设、实习教学、实验教学之间;师资、课务、考务、质量评价、学风建设之间等,整个教学过程的每个环节始终是相互联系、不可分割的.

3.4 创新地形成教学档案管理的长效机制

制度的建立不是一个很长、很复杂的过程,但是,执行和巩固制度的过程也许是一个漫长而艰辛的过程.通过高职高专院校人才培养工作评估,以评促建,创新地形成教学档案管理的长效机制,建设的过程更加重要.

4 如何进行规范教学档案管理

4.1 强化对档案资料开发利用重要性的意识

(1)领导重视,有档案工作分管领导.各部门领导要重视和关心教学档案管理工作,提高本部门教学档案管理水平[3].有关部门领导应把教学档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程,有专门的档案工作分管领导,加强对教学档案管理规范化工作的指导.

(2)有专、兼职档案管理员.各部门应配备具有一定管理水平、且又有责任心的兼职档案管理人员.同时要提高系、部、办公室兼职档案管理人员的综合素质.目前,许多高校系级办公室都没有专职档案管理人员,一般都是由行政人员来承担兼职档案管理员,他们中绝大多数没有经过专门培训,档案管理水平不高.因此,需要通过多种途径对他们进行专门培训,不断提高他们的综合素质.建立本部门档案工作岗位责任制和考核制度,并定期检查.真正把系、部、办公室教学档案管理规范化工作纳入法制轨道,保证系、部、办公室教学档案管理规范化在高校教学管理中发挥出应有的作用.

(3)教职工要有归档意识.增加宣传力度,增强档案意识.教学档案应该是由教学管理、教学实践、教学研究和教学改革等诸多方面的文件材料组成,它不仅形成于学校的教学管理各职能处室、各教学系部,还形成于各专业教研室、各教学辅助科室,所以要求教学人员,上至学校领导,下至普通干部、教师和学生,都是教学档案的提供者.因此,必须加强宣传力度,提高全员档案意识.要让广大教师与教学管理人员清楚认识到,在教学活动中形成的,归属档案范畴的文件材料是学校的宝贵财富,必须完整地归档保存,否则就会造成无法弥补的损失.同时,还必须深入开发与利用教学档案的实际效果,揭示档案工作与教学工作.档案工作与教师切身利益之间的内在关系,从而调动教师与教学管理人员主动提供教学管理资料的积极性.

4.2 加强教学档案管理,保证教学档案的完善与规范

各类教学方面的文件材料在归档时内容要完整,时间前后要相互呼应,有关教学方面的各类通知、评比结果要以文件形式下发,整个教学活动过程要有始有终,这是保证教学文件材料的齐全与规范的基础.加强对教学文件材料规范化管理,建立健全教学档案管理制度.从高校发展的实践看,建立和完善系、部、办公室档案管理规范化,是保障高校教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证.长期以来,系、部、办公室教学档案管理规范化的功能作用,在我国许多高校还未得到应有的重视,尤其是在一些高校系级办公室管理工作中,一直被领导或行政管理人员看作是行政工作的一部分,甚至被认为是可有可无的工作而搁到一边,导致了许多较高价值的信息资料不能实现其使用价值,直接影响专业建设、课程建设和实验室建设,这种无形损失是非常可惜的,应当引起我们的高度重视.

[1] 孟 婷,左伟勇,王子轼,等.浅谈高职院校教学档案管理[J].职教研究,2008,(1):10-11.

[2] 郭 竞.高海燕.教学档案的开发利用与探索[J].兰台纵横,2007,(6):28.

[3] 杨 洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报:高等教育版,2007,10(1):184.