浅议电子档案的管理

赵淑英

（赤峰学院 职教部，内蒙古 赤峰 024000）

浅议电子档案的管理

赵淑英

（赤峰学院 职教部，内蒙古 赤峰 024000）

在经济迅猛腾飞的时代，档案的电子化管理，是档案工作中的一个新课题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用.

档案管理；电子档案；电子文件

或公文性电子文件.由此引起的对电子文件和电子档案的管理，是档案工作者面临的新问题.电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流.计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题.

1 电子档案形成过程的特殊性及其分散管理模式

电子档案形成过程的特殊性对档案管理工作如何保证电子档案的完整性和保证电子文件与电子档案之间的可逆性两个方面提出了新的要求.

1.1 未来的电子档案管理模式中，保证电子档案的完整性和可读性必须首先依赖电子档案的运行系统，需要各种专门的软硬件支持.如果再按照传统载体档案的管理模式，由机关档案室将电子档案移交给档案馆接收，则必须由档案馆安装和保管各机构电子档案的运行设备，档案馆则由于资金和技术的困难难以长期有效地管理好这些电子档案.

1.2 传统档案学认为，归档和集中保存是文件转化为档案的一般标志和界限，而以文件生命周期理论为基础.电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志.因此在《电子文件管理教程》中，甚至已经不采用“电子档案”这一词语.而是采用：“失去效用的电子文件”概念.

1.3 就我国档案工作的现状而言，管理模式的问题不应该一概而论，应该分两个层次来考虑：一个层次是单独的机构，另一个层次就是档案馆可与电子文件的生成机构之间形成合作关系，实行以分散管理为主，集中与分散相结合的管理模式.

2 电子档案的利用与管理

电子档案的利用与传统档案相比，会更快捷、更方便.但必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的条件和采取相应的管理措施才能够实现.

2.1 电子档案提供利用的方法.对于档案部门来说，提供电子档案利用主要有以下方法：一是提供物质载体的拷贝，档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软、硬件平台.当利用者不具备利用电子文件的软、硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件和缩微品.二是用数字网络传输电子档案，这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通讯或互联网络来实现.三是通过电脑直接提供利用.利用者通过档案部门或另一检索机构的部门，在档案部门网络上直接查询.其特点是：可为利用者提供技术资源；同通讯传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案成为可能.但是，这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少.可以采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法，并将加载的内容或时序向利用者通报.从利用者的角度出发，可建立利用者预约内容申请文档，通过系统对这些申请的处理，及时将相关的档案数据加载到档案部门的网络查询系统，共利用者使用.

2.2 电子档案的利用管理.由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，使得加强电子档案的利用管理显得更加重要.电子档案的利用管理应从建立与各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，并在工作中严格执行、有效监督.其实现方式，可通过行政手段或技术手段来完成.

3 电子档案工作面临的问题

3.1 电子档案原件的真实性问题

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹.在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性.即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定.

3.2 电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端.这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁.

3.3 电子档案保留的长久性问题

随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息.这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失.

3.4 档案管理软件的统一性问题

计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要.档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网.

4 建议采取的对策

4.1 尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急.当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件.

4.2 建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施.因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义.要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定.同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案.

4.3 制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范.将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作.

4.4 研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命.档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战.

5 电子档案保护存在的问题

5.1 电子档案的不安全因素

5.1.1 在电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素.在计算机支持下的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等都面临着安全防护问题.

5.1.2 传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用，而电子档案由于技术原因，强调原件就毫无意义，那它的法律凭证作用靠什么来体现.

5.1.3 档案的信息会因没有及时管理而丢失.这是因为，电子档案存储的形式是由数字代码组成的而不是文字形式，并且是通过一套特定的程序来控制的，这样对数据的改动就非常容易，只要能接触到计算机的人都有条件对其删改；储存电子档案信息的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善而造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏.

5.1.4 依赖性问题.离开了计算机及相应的软件，电子档案就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等.仅设备更新因素，就会给电子档案的长久保管带来很大困难.

5.1.5 电子档案非实体归档的可能性.不论电子档案实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档.也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子档案，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里.由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子档案就可能永远丢失了.

5.2 电子档案管理上存在的安全隐患

5.2.1 网络是电子档案的生存基础也是引起不安全问题的根源.电子档案之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展.计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力.可以想像，这样建成的网络中，对电子档案的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少.

5.2.2 技术发展和更新过快，造成电子档案长久保管的困难.日新月异的多媒体技术使电子档案的技术环境及存储结构更加复杂.如果只限于单纯的字处理范围，电子档案信息处理的标准化程度还比较高，技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子档案就成了很复杂的多种信息的混合物.

5.2.3 保证电子档案的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多.影响电子档案的真实性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少.实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子档案的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子档案时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子档案处于自生自灭的状况；多数电子档案与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子档案已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子档案真实性的技术过于复杂，难以采用等.

6 电子档案保护采取的措施

6.1 电子档案的制作过程要责任分明

制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围.一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变.

6.2 建立和执行科学的归档制度

归档时应对电子档案进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子档案是否齐全完整，真实可靠；电子档案与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等.

6.3 建立和执行严格的保管制度

归档电子档案应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子档案应作保护处理，使之置于只读状态.对电子档案要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝.

6.4 加强对电子档案利用活动的管理

电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用.对电子档案的利用实行利用权限控制，防止无关人员对电子档案系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损伤.

6.5 保证电子档案归档的质量

生成电子档案的专用软件必须一同归档；作为档案长期保管的电子档案应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子档案的完整性和有效性，应当从电子档案形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子档案信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上.具有保密要求的电子档案，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施.涉密电子档案严禁上开放网络.

6.6 对电子档案真实性问题的解决

由于电子档案可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子档案的真实性要采取专门技术措施.

对电子档案的利用与利用的管理，将是我们遇到的新课题，做好这方面的工作，不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求，也可以及时发现利用系统的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施.达到既能使档案信息最大限度的利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护.总之，对电子档案和电子档案的安全问题，已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步地深入进行，相信会有更多的经验和技术产生.

〔1〕傅荣校.认识数字档案馆——兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别.中国档案，2001（5）.

〔2〕张晓.特色档案馆浅论.档案管理，2002（3）.

〔3〕蔡学美.稳步推进数字档案馆建设.中国档案，2003（3）

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1673-260X（2010）09-0143-03信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化.计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，己产生了大量的CAD