关于高校图书馆赠书管理的探讨

2010-08-15李云江

长春师范大学学报 2010年10期

李云江

(云南大学图书馆,云南昆明 650091)

随着社会的进步和人们意识的提高,越来越多的个人、单位组织和社会团体向高校图书馆捐赠图书,高校图书馆接收的赠书种类和数量呈逐年上升的趋势。作为丰富高校图书馆文献资源有效和重要的途径之一,如何有效地利用和管理赠书文献已经成为各高校图书馆面临的问题。

1 赠书及赠书种类

1.1 赠书的概念

赠书是指个人、单位组织和社会团体等不以营利为目的,无偿或半无偿向图书馆捐赠其著述、收藏、编撰的纸质文献和非纸质文献。半无偿捐赠大多是指捐赠者同意无偿捐赠文献资料,但需要图书馆承担因此所发生的邮费、运费等。通常情况下,半无偿捐赠多为大宗文献资料的捐赠,如云南大学图书馆接受复旦大学图书馆捐赠的三十万册图书,该批赠书从复旦大学运抵云南大学的运费由云南大学图书馆承担。

1.2 赠书的种类

赠书的种类按照不同的划分原则有不同的分法,各馆的分法也不尽相同。较为普遍的分法是按照赠书的来源划分,分为个人赠书、单位赠书、社会组织赠书、国外赠书等等。

2 赠书的现状和问题

社会文明程度的提高,一定程度上刺激和促进了大众汲取知识的欲望,伴随而来的是大众素质提升后回馈社会的实际行动,越来越多的个人和团体热衷社会需要和图书馆事业的建设,捐赠图书成为他们付诸行动的一种方式。作为高校图书馆来讲,高校扩招,学生读者大量增加,图书馆文献资源供需矛盾日益突出,在国内外书刊价格日益上涨和文献购置经费紧张的双重压力下,接收赠书无疑是丰富文献资源和扩大馆藏最重要和最有效的途径之一,但是由于赠书具有很大的不确定性,致使赠书工作面临很多的问题。

2.1 赠书来源渠道广泛,不易掌握

目前高校图书馆赠书来源主要有个人赠书、机关团体和社会组织赠书等几类。机关团体和社会组织赠书主要是指国内的大型出版机构、图书馆、藏书的编纂委员会、企事业单位和国外的基金会赠书等等,这类赠书通常数量和种类都比较多。个人赠书包括校友、专家学者、外国友人、离校毕业生以及社会各界人士等,他们捐赠的图书包括自己的著述、藏书和各种资料,由于这些赠书来源广泛,捐赠者捐赠图书有很大的随机性和自主性,加之大部分高校图书馆都是被动接受赠书,赠书的来源、时间、数量等不易掌握,为接收赠书工作带来一定的困难。

2.2 赠书质量不一

高校图书馆大量接收赠书的同时,赠书的质量问题也不容忽视。赠书质量在一定程度上受赠书渠道影响比较大,赠书渠道的广泛性也造成赠书质量的不确定性,从而暴露出诸多的问题。如所接受的赠书不符合高校图书收馆藏范围,所赠图书资料陈旧破损、残缺不全,赠书复本量过大等;有部分受赠图书是失去时效性或时效性较差的呆滞书,内容陈旧,知识老化,利用价值不高。赠书质量问题直接影响馆藏质量。

2.3 捐赠者对高校图书馆缺乏必要的了解和沟通,造成高校图书馆被动接收赠书的局面

高校图书馆主要是为了满足高校师生教学和科研的需要,藏书结构和特点不同于公共图书馆,对藏书入藏有一定的要求。捐赠者往往不了解高校图书馆的藏书结构和特点,捐赠图书存在很大的盲目性和随意性。所捐赠的图书缺乏针对性,利用率非常低。高校图书馆为了不伤害捐赠者的积极性和热情,避免引起不必要的误会,往往来者不拒,毫无限制地全部接受,长期处于被动状态。

2.4 缺乏有效具体的赠书管理机制,造成赠书管理工作滞后

我国高校图书馆大多没有设立专门的赠书工作岗位和专人管理,而是由图书馆的采编部门兼职处理。由于图书馆的采编部门每年都有大量的文献资源采购和编目加工任务,还要抽出一定的时间和精力来处理各种各样的赠书,这就导致了图书馆一方面不能很好地完成赠书接收工作;一方面也不能及时地处理到馆赠书,导致赠书长期积压,赠书的价值和利用率得不到发挥,有悖于赠书者“以飨读者”的初衷。

3 解决的方法和对策

赠书作为高校图书馆文献资源的重要补充,其质量比数量更为重要,赠书管理问题和质量问题直接影响馆藏的质量和赠书作用的发挥。高校图书馆要正视赠书工作中出现的诸多问题,本着实事求是的客观态度,建立起一整套完善的科学管理机制,正确引导捐赠者的捐赠行为,提高赠书质量,实现物尽其用和丰富馆藏的“双赢”目的。

3.1 制定赠书入藏原则

高校图书馆根据本馆自身的特点和藏书结构,结合读者需求和学校学科发展的需要,有针对性地制定赠书入藏原则是提高赠书质量的关键。遵照符合本馆的选书标准,明确本馆接收赠书的范围、层次、数量等,在接赠文献资料时,应向捐赠者说明本馆入藏原则、入藏范围和数量,不符合入藏原则的文献,应当委婉拒绝,或退还捐赠者本人,或经捐赠者同意转赠其它需要此文献的单位,改变以往对赠书来者不拒的做法,在规范入藏的同时也不至于影响捐赠者的积极性,从而在一定程度上保证了赠书的质量。

3.2 实行赠书登记和回执制度

接受赠书文献资料,应当贯彻认真负责的态度,如实记录捐赠者情况和捐赠图书情况,包括捐赠者姓名、捐赠文献名称及数量、捐赠和接收日期、联系方式等,作为接收赠书核对的依据;建立赠书回执制度,对捐赠单位和捐赠个人及时回赠捐赠证书或荣誉证书以表感谢,对赠书量较大的单位和个人可举办赠书仪式等。

3.3 建立赠书筛选制度

高校图书馆有时接收的赠书属于成批成量的捐赠,其中有些文献并不符合馆藏的要求,如果不加选择地全部接收入藏,势必占用图书馆有限的空间资源,耗费大量的赠书分编、加工、典藏等方面的人力、物力和财力。要根据入藏原则对赠书进行筛选,成立专门的筛选小组,对赠书作出客观正确的选择,避免个人筛选所带来的主观性和片面性。将筛选出来的赠书文献资料转赠其它单位,实现物尽其用。

3.4 完善赠书编目加工制度

高校图书馆对接收的赠书应当及时处理,以免积压。在赠书的验收、加工、编目等环节,应该采用与正常经费采购的文献相同的流程,赠书加工时,应特别加盖赠书章,使赠书和采购图书区分别开来;赠书编目时,按照《中国文献编目规则》进行著录、标引和数据加工,并根据各馆实际进行索取号和种次号的标注,在610字段添加“赠送者”和“赠书”的著录,如果赠书为非正式出版物或内部资料,在200字段和300字段给予著录。

3.5 改变赠书入藏管理方式

目前高校图书馆对于赠书入藏普遍采取的是专架或专室陈列。专架陈列适用于大型套书的入藏,如国家清史编撰委员会赠送云南大学图书馆一套国家清史工程系列丛书,专架陈列便于读者索取查阅;专室陈列适用于大型机构和个人大量赠书的入藏,如云南大学赵仲牧先生去世后,将毕生收藏的二万多册图书捐赠给云南大学图书馆,为了保持其学术思想的系统性和完整性,以及这批赠书的价值,图书馆专门开设了“赵仲牧书屋”;其它零散赠书应实行科学的管理,根据实际情况将捐赠图书按照中图法分类后归入相关书库,纳入图书馆馆藏体系,提高捐赠图书的利用率。