高校档案管理的现代化建设研究

李长江

（长治学院 院长办公室，山西 长治 046011）

高校档案管理的现代化建设研究

李长江

（长治学院 院长办公室，山西 长治 046011）

高校档案工作是高校教育事业重要的组成部分，是高校发展、社会发展的需要，在信息量不断增长的现在，怎样通过先进的管理方式才能高效、超前、迅速地为高校教学、管理和各项工作提供优质服务，这必然给高校档案管理工作提出了更高的要求。文章根据高校档案管理中面临的现状和问题，分析了高校档案管理现代化建设的意义和可行性，提出了高校档案管理现代化建设的策略和初步构想，以适应目前高校档案管理现代化的发展需要。

高校档案；档案管理；现代化

随着信息时代的来临，信息作为一种资源越来越受到人们的重视，同时，人们对信息作用的认识水平也在不断提高。而高校的档案资料作为影响高校发展的重要的资源之一，它的价值和作用也越来越被更多的高校工作者所认识。然而，档案管理工作实践中由于受到时间、地域的限制，高校档案信息经常无法及时地满足用户的要求，无法真正实现档案的信息资源共享和使用最大化。因此，为了满足信息化时代中高校发展对高校信息资源储备和使用“广、快、精、准”的要求，高校档案管理建设必须与时俱进，借助先进的现代化通讯设施和技术手段，建立高校档案信息网络管理体系，以实现档案信息管理的现代化建设。

一、高校档案管理现代化建设的研究意义

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高高校档案管理现代化水平，成为摆在我们面前的一个新的课题，具有十分重要的理论价值和研究意义。

（一）适应经济社会和高等教育发展的需要

一般来说，传统的档案材料主要的载体纸张，辅以各种其他的书写材料。因此，传统型的档案的基础和基本方法是通过手工管理的模式，采用的也是以手工服务的主要手段来实现档案管理的目标和任务。在高校档案管理的电子化浪潮下，计算机等信息设备也逐渐被高校档案部门广泛应用，高校档案管理工作也逐渐由手工作坊式转变为计算机管理模式，甚至有条件的部门和单位率先完成了计算机网络化管理，但是在本质上，计算机等信息设备仍然局限在档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也大部分是单机型的，从根本上没有建立起动态的系统化的信息数据库功能。换句话说，目前大部分高校的档案管理即便实现了微机操作，但功能仍只限制在档案目录的存储检索，只是电子化的手工管理，计算机只是作为一种检索工具或者只是取代了老式的档案柜而已。要实现真正能向用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息的现代化档案管理功能还有很长的路要走。如前所述，我国教育和科研网的建立，以及高校电子信息网络平台的完善使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在大部分都采用了电子文件的形式在网上发布，有的教育行政管理部门甚至形成了电子信息网络平台，同时，一些重要的或者保密性质的文件信息也继续采用了传统型的即以纸张为载体的同一文本材料。这种既发挥了网络信息的快捷又吸收了传统手工管理的安全优点的现代化档案管理的发展趋势，对以后的高校档案管理工作提出了新的要求和任务。只有积极转换思想，主动求变，才能适应高等教育发展的新趋势和新要求。

（二）提升高校档案管理工作的服务功能和水平

高校档案管理现代化建设改革发展以来，利用信息网络技术的强大技术手段，极大地提高了高校档案管理工作的服务范围和水平。就传统的档案管理内容而言，安全性保密性程度较高，但其缺点和弊端也随着信息化管理的发展而日益突出。但是从目前我国高校发展的水平和要求来看，结合国外的先进经验和教训，从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，可以而且一定会同时为高校发展服务和贡献各自的力量。用管理学的理论来说，传统型档案主要采用手工管理，比较容易受到客观条件的制约和认为因素的影响，档案管理的实践也已经证明，因档案管理人员个人的水平、能力、责任心等诸多因素可以使档案管理工作质量和水平产生很大差异。与之相比较，以电子式文件为代表的新形式的档案，虽然也采用人来管理和操作，但是这种管理的基本手段和方式是通过编制计算机管理程序来实施管理，其产生的管理和运用差异以及操作误差都会小很多。同时，基于模式化和程序化管理特点的高校档案管理减低了传统档案管理工作人员的重复简单劳动，减少了由于手工操作而带来的误差和损耗，现代化的信息网络平台可以动态地利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用信息网络技术进行科学汇总和系统整理，按照现代管理要求和模式，结合信息管理技术成果，及时将高校发展的信息和档案资料规范化和系统化。总之，信息网络的强大功能结合传统档案管理的先进经验可以极大地改造和促进高校档案管理工作的现代化进程。

（三）提高档案管理工作的资源共享和利用效率

与传统的档案管理手段而言，现代化的档案管理系统的最大优点就是可以实现真正意义上的高校档案资源共享利用。传统的方式和手段来讲，只能解决一般档案信息的检索查找（如档案目录的检索），而现代化档案管理手段来说除了效率更高，误差更小以外，更加可以通过一定的用户密码指令进行联机检索查找和打印输出服务，从而可以使得档案管理信息资源的的利用不受地域和时空限制，将信息的接受群体发挥到最大，而相应的成本降低到最小。在配套的安全过滤系统辅助下，只要是系统允许的合法用户，就可以随时从网络档案管理系统和平台下体验到现代化信息管理的体验。

二、高校档案管理实行现代化建设的原因探析

（一）档案管理的现代化是信息时代发展的要求

美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化和现代化是提高档案注意力的有效手段，它可使高校的所有利用者不受任何时间、空间等客观条件的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统按照自己的条件和喜好随时查阅和拷贝自己需要的档案信息，将信息网络技术的先进成果及时转化为科研动力。传统的档案管理中大量的工作内容被繁杂的文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作所替代，而最核心的档案数据整理和系统化工作却得不到重视。其次，在目前高校的发展过程中，基本实现了各部门的网络化管理和电子设备操作，很多的部门材料和文件资料都以电子数据的形式进行交换、使用、修改和储备，这些基础工作使得现代化条件下高校档案业务工作变得更加方便、快捷、高效。只要建立和完善了教育系统内部电子信息网络平台，就可以非常便利地和高校地将数字化档案信息及时归档和科学整理，并尽快地反馈给用户并提供帮助。在信息网络平台管理体系下，各级部门可根据自己的权限范围在网上分部门分级别分渠道传阅自己相关的文件，并批示处理意见和处理结果，最后统一将文件资料等数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库就基本完成了高校的教育档案数据录入工作，既省时省力又安全高效，而且减少了档案管理人员的人事配置，既精简了档案管理机构又提高了档案管理服务水平。

（二）计算机等信息化工具为档案管理现代化提供了物质保障

随着高等教育与电子信息技术的日益结合，大量的计算机等信息工具被当作先进的教育手段和工具来使用，越来越多的高校建设了大量的多媒体教室，越来越多的电脑被作为教育教学的基本工具来使用从而形成了大量的数字化教育教学信息。同时使得传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，以光盘、磁盘作为信息存储的载体，以数字格式进行交流和使用。很多高校也建立和完善了校园网等信息网络平台的使用，结合权威的期刊著作搜索引擎和工具，为高校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，老师和学生都可以从中受益，信息网络化的教学教学已经逐渐演变成一种新的工作和学习方式。

（三）高校档案现代化的软硬件已经基本成熟

1、我国计算机网络技术的迅速发展 在我国与国际互联网方兴未艾之际，各高等院校积极引进高新科学技术和理念，纷纷着手建设校园网，各高校的校园网由不成熟到陆续建成再到不断被进行完善提升，实现了我国计算机网络建设的迅速崛起，为我国高校档案现代化建设打下了坚实的物质基础和技术条件。

2、高校档案馆自动化建设初见成效 历史证明，自动化是高校档案馆走向现代化的必由之路，是高校档案管理工作的阶段性发展目标和方向。我国的高校档案馆自动化建设经过三十多年的努力，已经开发研制出数百个自动化专用软件。大部分高校的档案管理工作已经可以基本实现收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。同时，自动化改革的成果也包括了高校档案人员思想的转变和观念的更新，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。这些先进理念和人才为档案馆现代化建设提供了软件和强有力的技术保证。

3、高校发展的经费支持得到初步解决 长期以来，经费不足是影响高校发展的瓶颈问题，更是高校档案管理走向现代化的最大障碍。实践证明，网络化的优越性和作用是巨大的，其产生的效益和影响更是不可以用金钱来简单衡量的。作为学校信息服务中心的档案管理部门，其地位和作用在高校的现代化发展中应当更加突出，更加应该得到经费的加大投入。同时，在转变观念的前提下档案管理部门自身通过多种创收渠道增加收入，也增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，并在人员配置和培训上给予经费支持，使得档案管理工作得到全面提升打下了坚实的基础。

三、目前高校档案管理现代化建设中主要的障碍问题

（一）档案管理观念落后

目前，高校档案工作的基本管理模式，大多是以原有的手工管理模式为原型，以计算机等信息化工具为辅助，虽然也采用了电子信息化技术，但是这种管理模式的核心仍然是以档案信息载体为核心，而不是以档案信息为核心。主要的工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等信息的载体材料。在这种管理模式下，根本无法形成现代的科学管理观念，依然采用旧的档案管理理念，导致信息化工具非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。

（二）档案管理模式陈旧

档案信息管理模式目前仅局限于档案工作内部的编目和检索等环节发生局部作用，档案管理仍然以手工录入和编辑为主要技术前提，具体的档案信息无法纳入到档案管理的范畴中来，换句话说，信息化工具的实际目的仍然是为了服务于人工操作和查阅，本末倒置，急待引进先进的档案管理模式。

（三）档案信息服务范围过窄

档案信息管理更多的局限在部门或单位内部，拒绝与外界发生关系，很大程度上只是为个别部门内部服务，作用只是是辅助档案工作人员手工管理档案实体。失去了档案信息的外部交流和共享功能。因此，通过计算机网络技术及早建立起现代化的档案数据库和网络平台，这将大大提高图书馆档案管理中存储、处理、控制、开发利用档案信息的能力，促进图书馆档案工作的提高与发展，来实现高校档案管理的现代化。

四、完善高校档案管理现代化建设的对策

（一）建立健全现代化的档案管理制度

要实现档案管理工作的现代化，首先是档案管理意识的现代化。因此，在树立和加强档案管理现代化意识的前提下，建立健全现代化的高校档案管理制度，是搞好高校档案工作的基础。根据《档案法》和国家有关档案文件规定，结合高校目前档案管理工作的实际情况，迫切需要制定出适合高校发展的档案管理制度，一是更新档案管理理念，转变守旧思想，与时俱进，以科学发展观为统领，形成符合高校教育教学发展规律和要求的科学的高校档案管理指导思想。二是建立科学的档案组织管理运作机制，不仅要把科学的管理制度形成文件，更要在档案管理的各个环节都要实现制度化、规范化和现代化；三是建立和落实各级档案管理工作责任制，明确个人职责，使图书馆档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。

（二）加强高校档案信息资源的外部开发

高校档案的开发利用是高校档案工作的重要发展动力。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：首先，要加强高校档案工作的信息化建设。针对学校师生对于信息需求的快捷、方便、准确等特点，高校档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。其次，日常管理中档案管理人员应及时准确的汇总和整理档案材料，积极辅助配合领导决策，为高校各级各部门领导作出指令给予数据和信息支持。同时，要搞好档案管理现代化建设的宣传工作，利用自身优势，发掘部门潜能，使高校的教师和学生成为高校档案信息的忠实用户，充分认识到高校档案资料的存在价值。

（三）做到科学分类，同步归档

按照《高等学校档案管理办法》，根据高校的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类。同时，可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。并且，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

（四）提高信息资料利用水平，扩大档案工作服务范围

随着高校办学规模不断扩大，办学层次不断提高，高校的外部环境也发生了很大的变化。很多地方的经济社会发展非常依仗于高校的各种服务功能的改进，就档案管理工作而言，加强基础设施建设，加大信息咨询等服务功能，传播高校已存档的教学业务活动记录、科研活动成果状况等，通过有效形式在社会外部宣传、介绍、交流，提升高校的影响力及档案信息资源的利用率。结论高校档案管理的现代化建设是目前高校管理工作的重点内容，不仅对全国高校档案管理工作的发展起积极的推动作用，更为重要的是对高校和社会的其他各项工作也会产生积极的影响和作用。因此，应把高校档案管理的现代化建设纳入高校发展的重要组成部分，切实做好调查研究等相关工作，积极促进其现代化建设，以适应高校和经济社会发展的需要。

（责任编辑 单麦琴）

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1673-2014（2010）04-0084-04

2010—04—11

李长江（1965— ），男，山西武乡人，硕士，主要从事档案管理学研究。