Word排版在科技期刊数字出版中的应用及优势分析

陈晓峰

《(科技进步与对策》杂志社,湖北武汉430071)

Word排版在科技期刊数字出版中的应用及优势分析

陈晓峰

《(科技进步与对策》杂志社,湖北武汉430071)

根据科技期刊稿件的特点,在总结以往科技期刊排版研究的基础上,得出了Word排版是克服现有排版软件的局限、实现数字出版的最佳选择。在总结期刊排版实践工作经验基础上,介绍了使用Word2007对期刊排稿的技术要点,并重点分析了Word排版在标题自动化编号、公式的转化、页码变更、标题页眉自动化变更、格式利用转化等方面的优势。

Word;排版;科技期刊;数字出版

近年来,由于科研学者们对信息及网络技术的使用越来越普遍,许多期刊社都采购了期刊采编系统,方便作者投稿及专家审稿,同时也实现了编辑部出版流程的网络自动化。但目前大多数编辑部的采编系统只用于收稿和审稿,并未实现期刊文章完全的数字出版,这与市场上目前主流排版软件的局限性所带来的影响密不可分。

笔者在实践工作过程中,通过对Word排版技术的深入研究,充分挖掘利用了Word2007新的功能特性,形成了一整套有关科技期刊Word排版的技术模式,极大程度地提高了工作效率以及排版的准确性。

一、Word2007排版的技术要点

(一)样式集的使用

Word2007作为微软公司最新的自动化办公软件,相比之前版本产生了较大的变化,特别是体现在样式集上,更加直观,快捷方便。由于科技期刊在排版过程中,对文题、作者、单位、摘要、关键词、各级标题、正文、参考文献等都有固定的格式要求,因此,在论文模板中,我们只要在样式集里按照相应文章要素的格式要求设定好格式并自定义好快捷键,将原文复制到模板里后,即可通过已设置好的样式快捷键将原文的格式迅速变更为期刊目标样式。同时,还需要注意将各级标题定义为多级列表格式,使得在改变各级标题样式的同时也对各级标题进行自动化排序。此外,由于文章各种要素都被制定了样式,将为通过样式导出相应文章要素内容带来极大的便利,例如可利用标题、作者样式生成目录。

(二)域的使用

在Word中,域的使用在以往科技期刊Word排版的研究中并没有被提起和重视,实际上,它是实现科技期刊自动化排稿很重要的要素之一。通过在文章编码和页眉设置相应的页码域与样式域,文章编码中指代当前页页码的域可通过刷新域自动更新,而页眉中的样式域也可以直接链接到文章的标题和作者,方便准确地完成相应的设置。

(三)主控文档的使用

主控文档通常是大家在使用Word中比较陌生的功能,但在科技期刊排版的实践过程中却有极大功用。通常一篇篇文章都是独立的Word文档,当一期的文章需要合版的时候,通过插入主控文档中形成了稿件的集合,即基本完成了拼版。而此时主控文档的本身只是这些合版稿件的链接文档,对于修改独立的某篇合版文档,在主控文档合成后都会有相应的变化,甚至对于临时需要撤销更换拼好版的文章,在主控文档里调整好后,通过刷新域,均可以实现全文页码自动变更,传统排版软件需要手动改且极容易出错的过程通过Word自动化方式得到了解决。

二、Word排版的优势分析

由于目前期刊大多采用方正书版、方正飞腾软件排版,与作者提供的Word原稿存在转化的过程。在这个过程之中,往往由于公式、图、化学符号等需要重新输入,常常容易造成不准确性,而且这些软件自动化程度较低,输入的文件转化的PDF有一定的困难,不利于共享。Word是日常办公中最经常使用的软件,利用好其自动化排版和样式,完全能够实现方正类排版软件所达到的效果,同时能够无缝快速准确地转化作者Word来稿,其优势主要体现在以下几个方面。

标题自动化编号。可以设置文章一二三级标题的序号样式,可以按照文章顺序自动化编号。不仅如此,在编辑编稿的过程中,由于会删除部分段落内容,Word的自动化编号可以实现自动变更序号。

公式的转化。由于目前作者来稿的公式大多数是通过Word中集成的Mathtye插件来输入的,如果是传统的方正软件,通常需要重新输入,这样常常会由于排版人员手工输入,或多或少出现一些偏差和错误,这也给编辑校稿带来了一定的难度,而在Word中直接可以将公式转化为排版要求的格式。

灵活的页码变更。在期刊的出版过程中,常常会遇到定版的稿件撤稿和添加的现象。由于稿件的撤换带来了一系列正文内容的变更,往往给编辑校对核稿带来了很大的麻烦,而Word排版通过域的使用可以实现自动化变更,避免了由于人为操作失误带来的问题。

标题页眉自动化变更。科技期刊往往在文章正文页眉部分会出现文章的作者和标题,通过设置样式域,在改稿的过程中如果修改了文章标题,相应页眉、目录部分会实现自动变更,避免了错误发生的可能性。

格式利于转化,方便浏览传输。由于是 Word排版,编校的稿件可随时上传至期刊网络数据库,方便编辑下载修改与提交,使编校过程可在网络环境下进行,突破了地域的限制。Word排版后,通过PDF打印机制成PDF直接可用于出版印刷,同时也可以制作为阅览使用的 PDF,供读者阅读学习;同时Word的定稿还可以存为html格式,上传至服务器,不仅读者浏览更加方便,同时还可以被各大搜索引擎收录。

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责任编辑 韩玺吾 E2mail:shekeban@163.com

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1673-1395(2010)04-0133-02

20100510

陈晓峰(1983—),男,湖北武汉人,编辑,主要从事数字出版、期刊网络化研究。