新时期高校人事档案管理工作的问题及对策

赵晓利

（湖南怀化学院，湖南 怀化 418008）

新时期高校人事档案管理工作的问题及对策

赵晓利

（湖南怀化学院，湖南 怀化 418008）

高校人事档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，人事档案是人才管理和使用的重要依据，文章全面阐述了高校在人事档案管理工作中存在的普遍性问题，并本着科学化、规范化、信息化的要求，提出了高校人事档案管理的对策和措施。

高校人事档案；问题；对策；信息化管理

干部人事档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔、任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、德才水平、学习和工作表现的，以个人为单位由人事档案管理部门集中保存的原始文件材料集，是学校及上级部门全面地、历史地考察、了解和正确选拔任用干部的重要依据。干部人事档案工作做得好与不好，直接影响到人才使用的效率和质量。随着社会主义市场经济的深入发展，重视和研究新时期干部人事档案管理新模式，找到其中存在的问题，并提出解决的方法和措施，具有十分重要的意义。

一、干部人事档案管理工作存在的主要问题

（一）对干部人事档案的重视程度不够

一些单位领导对干部人事档案工作重视不够，认为干部人事档案工作就是简单地收存保管，只要不丢失、不损坏，能应付外调、查档就行，因此就存在着档案库房选址不规范、不科学，甚至个别单位将档案馆设在地下室潮湿的环境，排水不通畅，空气不流通，没有相应的配套用房和设施、设备，更没有达到档案保管“八防”、“三铁”要求的现象，严重威胁着档案的安全，长时间在这样的环境下工作也影响了档案管理人员的身体健康。管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员，或者由兼职档案员或办事员代管。另外，档案工作者自身不够重视，责任心不强，譬如为了评职称、提高学历（学位），常常占用工作时间写文章、看书，忙于私事，对档案工作精力投入不足，转递来的档案材料大量积压，没有及时整理归档。加之档案工作人员频繁更换，没有继承性、延续性。

（二）档案材料收集不够齐全，鉴定不够准确，归档不够规范

收集归档制度执行不严格，少数管档部门只照搬《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成本单位的实施细则，内容不具体、不全面。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》中对干部人事档案的收集归档范围作了规定，但目前的干部人事档案材料在一定程度上还存在着内容陈旧、信息单一的缺陷，不能全面地、立体地反映一个人的全貌，人事档案的内容偏重于对人的政治思想和历史问题的记录，而忽视了对人员业务档案的建立，从而影响了档案内容的全面性、完整性。外出学习人员、停薪留职人员档案材料难以收集。随着社会主义市场经济体制的推进和人才竞争的日趋激烈，有些高校或科研机构为了吸引高层次人才，可以不要个人档案，按“土政策”特批人事关系重新建立档案，这样就有个别人不与组织人事部门办理任何离职手续而擅自离岗，一走了之，毫无音信，“无头”档案增多，出现了“弃档族”，其人事档案只是处于无限期保管原始档案状态，造成人档脱节、人档分离。由于对引进人才的经历和表现不甚了解，而采用由本人填写履历表自传并提供证书等证明材料的方式重新建立起的档案，很容易信息失真，也违背了干部人事档案管理工作的严肃性、唯一性，造成人事档案管理秩序混乱。

档案材料内容填写前后不一，归档不够规范，案卷质量不高。如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明等现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离退休、调资晋级、职称评聘等工作带来很多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档材料没有按规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。

（三）管理方式落后，开发利用不够，现代化水平不高

近几年随着高校扩招，人才引进大幅增加，每年接收的人事档案数量增加，加之人才流动量增加，档案管理人员的工作量也相应地大幅上升。而传统的档案管理模式已经明显不适应高校现代化建设和档案管理的需要：一是资料收集手段落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不新、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。三是服务方式单调，对干部档案利用开发不够。

二、干部人事档案管理工作的建议

针对上述问题，为了进一步加强干部人事档案管理工作，促进其规范化管理、科学化应用，使人事档案真正适应高等教育不断发展的需要，更好地为经济建设服务，就必须采取以下对策和措施：

（一）加大宣传力度，增强人事档案管理意识

新时期下，要做好干部人事档案工作，就必须加大宣传力度，从意识入手，提高领导及全体教职工的重视程度。领导重视是做好干部人事档案管理工作的保证。档案管理人员更应该热爱档案事业，忠于职守，树立做好人事档案工作的责任心和使命感，在工作中要敢于坚持原则、严守制度，要有较高的政治素质、较强的业务素质，对每一份档案材料都必须严格把关，做到真实、准确、无误。工作积极主动，不拖拉，勇于吃苦，无私奉献，尽职尽责地管好用好人事档案，为干部的选拔、任免等组织工作做好准备。

（二）做好人事档案的收集、鉴别、归档工作，不断规范和充实档案内容严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案案卷“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理的内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。

（三）树立发展创新观念，利用先进技术，实现档案信息化管理

改革传统的管理方式，档案工作人员就要采用现代化的思维，利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，建立和完善教职工信息数据库，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档统计等日常工作方面实行微机化操作，并及时维护更新数据库信息，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。实行服务性管理，在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，尽最大努力帮助用档单位用足、用好档案资料，更好地为各级领导决策服务，为干部工作、人才工作服务，为经济社会发展服务。同时，可以利用计算机技术做好档案信息的综合分析及统计工作，建立人才信息库，为领导全面掌握干部队伍的整体结构提供第一手可靠的资料。

［1］龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作［J］.贵州档案，2002，（6）.

［2］繆小玲.改制型高校人事档案管理存在的问题及对策［J］.包装世界，2009，（5）.

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1673-0046（2010）8-0102-02