浅论新时期高校教学秘书的管理工作

李 静

（湖州师范学院 商学院，浙江 湖州 313000）

教学管理工作是高校管理工作的重要组成部分，在保障正常教学秩序，提高教学质量，促进高校发展的过程中发挥着重要作用。随着高等教育大众化的到来，高校教学改革的不断深入，教学管理工作变得日益复杂多变，与此同时，教育管理理论更新和现代科学技术发展为教学管理体制改革提供了科学理论依据和技术保障。作为工作在教学管理第一线的高校教学秘书，面临上述的机遇与挑战，迫切需要更新教育管理理念，提升自身综合素质，改进管理工作方法，提高教学管理水平。

一、树立“以人为本”的管理理念，实现管理与服务有机结合

随着我国社会经济飞速发展，高校正积极推进学校整体教育改革，着力培养适应社会发展的具有创新精神、实践能力，竞争力强的高素质人才。在这种新形势下，教学秘书必须转变观念，树立“以人为本”的管理理念。“‘以人为本’就是以教师和学生为本，一切从师生需求出发，一切紧紧围绕‘教’与‘学’这一中心环节展开”。［1］教学管理本质上就是服务，从形式到内容都要体现服务，将管理与服务融为一体。在实际工作中，教学秘书不能把自己放在高高在上的管理者的位置，摈弃以强制性、规定性为主的刚性管理模式，改变教务秘书与师生之间管理与被管理的关系，增强主动服务意识，做到管理与服务并重，将服务师生的思想贯穿于教学管理的始终，教学管理工作服务于教学的全过程，处处为师生着想，帮助教师、学生解决实际问题，努力为他们提供优质、高效的服务。

真正将 “以人为本”理念落实到日常教学管理工作中，依赖于教学秘书自身的素质和管理能力。教务管理工作纷繁复杂，任务重、责任大，稍有疏忽，就可能导致差错。这就要求教学秘书具有爱岗敬业、服务奉献的思想素质和良好的心理素质，工作要认真负责、细心耐心、不辞辛苦、甘于寂寞，尽自己最大努力把工作做好。其次，教学秘书应潜心学习管理学、教育学、心理学、社会学等专业知识，努力提高人文修养，并能够灵活运用现代教育管理思想和方法指导实践，不断提高管理水平，更好地为师生服务。

二、实现管理手段现代化，提高管理质量和效率

1.利用综合教务网络管理系统，提高工作效能。

高校的进一步扩招，以及学分制的实施，使教务管理工作难度日益加大，传统的教学管理手段已无法解决管理工作中出现的诸多问题。与此同时，现代信息技术的高速发展及其在教育领域的广泛应用，极大地促进了教务管理工作的创新和发展。［2］先进计算机、信息网络技术和科学的管理理念相结合，教务管理系统便应运而生。教务管理系统几乎涵盖了教务管理工作的各个方面，对注册、学籍管理、选课、教学计划安排、排课、考试、毕业审核、评教、毕业论文管理等主要环节进行计算机统一管理，为学校各教学管理部门、教师、学生提供了信息共享服务功能。［3］教务管理系统的实施和运行，不仅促进了教务管理的规范化、现代化，提高了工作效率，而且大大减轻了管理工作的强度。教学秘书应积极提高自身的信息化素质，熟练掌握计算机应用知识，利用教务管理系统强大的信息处理能力代替手工操作完成对教学信息的收集、整理、统计工作，通过对大量信息的研究分析，从中提炼出带有规律性、结论性的数据和资料，为实行全过程的动态管理提供辅助决策。此外还应深入挖掘软件的多种功能，充分发挥计算机资源优势，保证教务管理系统的最优化运行。

2.运用现代化技术和设备，促进管理信息化。

教学秘书是学校教学信息的收集者、传递者，在学院领导、教务处、教师、学生之间起着纽带和桥梁作用。教学秘书在上情下达、下情上传的过程中，需要熟练利用计算机、网络技术对繁多的教学信息进行迅速、准确的处理。以校园网作为信息传达的主渠道，进一步扩充网站的信息量，及时更新，将学校的最新教学动态同步上网，使信息以最快的速度“尽人皆知”，满足师生的信息需求。同时，教学秘书还可运用网络技术建立一套完整的信息反馈系统，通过信息反馈网，可直接、全面了解到众多学生在学习过程中所遇到的问题，以及对教学工作的意见和建议，并将大量信息进行整理、分析，及时反馈给相关领导或教师，为改进管理工作提供依据。此外，还可利用短息群发平台、E-mail、腾讯QQ等现代化通讯设备，不断拓宽信息传播途径，保证教学信息高效、准确地传递。

三、改进管理工作方法，进一步提高管理水平

1.加强工作的主动性和预见性。

要想把工作做好，充分发挥主观能动性和增强预见性是相当必要的。教学秘书需要不断地探索并掌握教学运行过程中的客观规律，熟知教学管理各阶段的工作内容、特点及工作流程，并根据自身的经验，准确地预测工作的发展趋势，从而有针对性地开展工作，对各种可能出现的问题及早采取相应的防范措施，消除不利因素，以保证工作的顺利进行。以选课为例，选课制的实行为学生的学习提供了更多的自由选择空间，但学生在选课时总会出现避难就易、追求学分、盲目从众等现象。对此，教学秘书应在选课前提早布置，与辅导员、专业导师通力合作，加大对选课的宣传和引导，指导学生根据自己的兴趣爱好、就业方向、社会需求并结合自身实际能力进行选课，让学生了解关于选课的相关政策、规范操作及应注意的问题。这样可使学生大大减少选课盲目性，知识结构趋于合理。因此掌握工作的主动权，防范于未然，改变以往“出现问题才处理”的传统管理办法，使工作变被动为主动，能极大地提高工作成效。

2.加强工作的计划性，有效地管理时间。

一个人的精力是有限的，加强计划性，有步骤、合理安排任务对于工作繁重的教学秘书就显得尤为重要。教学秘书在开始工作前应认真思考，将工作按先后主次、轻重缓急顺序制定详细的计划，即确定先做什么，后做什么；哪些是重要的，哪些次要的；哪些工作单独完成，哪些工作需要配合；哪些工作可以合并在一起开展；最后控制好每项工作的具体完成时间点。一旦确定了，尽量按计划完成，做到宜早不宜迟。保证在第一时间里完成重要的事情，在有效时间内处理好优先办的事情。良好的计划性和高效地利用时间避免了工作的随意性、无序性，做到心中有数，从容应对，最大限度地提高工作效率。［2］

3.强化沟通协调确保工作成效最有效。

良好的沟通协调是管理者有效工作的关键。教学秘书应增强协调意识，善于运用沟通技巧来减少工作中的摩擦和矛盾。在实际工作中，鉴于不同阅历、不同性格的个体对同一事情的认识和理解不甚相同，这在很大程度上影响、制约着教学管理工作正常运行，教学秘书应秉承公正、公平、客观的原则，采取不同的沟通策略，建立良好的工作关系。对待领导要适应其工作方法，当好决策者的参谋；对待相关职能部门同事要谦虚谨慎，以诚相待，与他们保持密切协作关系；对待教师要热情周到、相互信任，积极主动做好教学服务工作；对待学生要关心爱护、积极引导，耐心细致做好学习服务工作。努力营造一个和谐共处、相互信任的环境，既可以取得上级领导的支持，又能获得广大师生的配合，依靠各方面力量推动教学管理工作的顺利开展，提高工作效率。

4.把握原则性与灵活性的高度统一。

完善的管理制度体系使教学秩序井然，学习风气浓厚，是保证教学质量、实现人才培养目标的前提。教学秘书在工作中需透彻了解学校教学管理的各项规定，并在实践中不断健全和完善必要的规章制度，且严格执行管理章法，实事求是，形成管理工作制度化、规范化。比如当涉及考试、学生学籍管理等政策性强的问题时，应严格依照学校关于考风考纪、学籍管理的相关规定，坚持原则，秉公办事，确保制度贯彻落实到位。然而，由于管理对象的复杂性和管理环境的多变性，一味强调原则、死守原则的行为时常会延误事情的处理。因此我们在实际工作中不能一味地死搬硬套，而是要结合实际情况，本着具体情况具体分析的态度，既要遵循规定，又要在相关制度许可的范围内，随机应变，变通处置，使学校的管理规定得到更有效的贯彻执行。［4］

5.在管理中渗透育人。

育人是高等教育的根本任务，教学秘书应把“育人”放在核心的位置，即在严格做好教学管理工作的同时做好育人工作，通过言传身教，潜移默化地影响学生，将管理与教育融为一体。在与学生的交流中，抓住教育契机，进行有效的沟通，适时对他们进行细致的思想工作，深入了解学生的思想根源，使其端正学习态度，明确学习的目的及努力方向，从思想上解决学生的学习积极性问题；同时，在日常教学管理过程中，通过广泛宣传、正面引导和有力监督，帮助学生提高对学校规章制度、教学管理规范的认识和理解，使其能够自觉接受、自觉遵守，养成良好的学习习惯，进而在自我约束、自我管理中实现自我教育。［5］

6.创新意，体现个性化的工作特色。

教务管理是一项涉及多方面、多层次、多因素的工作，周而复始，具有很强的常规性和周期性，但绝不是简单的重复，每一个环节同时也具有创造性。教学秘书不能仅凭经验照章办事，要勤于思考，潜心研究，善于发现问题、提出问题，敢于创造性地解决问题，并及时总结工作中创新做法，提出下一步的整改计划，对工作不断加以改进使之完善。同时，注意借鉴先进管理经验，在继承好的传统经验的基础上寻求新的突破，探索适宜的管理新模式，充分体现出科学性、针对性和细致性的特色，逐步形成自身独特的管理风格。

新时期，随着高校教学改革的深入推进，教学管理过程中还会不断地出现新情况、新问题，这对教学秘书提出了更高的要求。教学秘书必须强化改革意识，坚持学习，与时俱进，提高自身综合素质和服务意识，掌握现代化管理手段，主动顺应高等教育发展的需要。

［1］顾秀娟.转变教学管理理念实施教育创新［J］.杭州师范学院学报，2006，26，（3）.

［2］肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析［J］.教育与现代化，2007，85，（4）.

［3］包艳杰.新形势下高校教务管理模式的探究［J］.科技情报开发与经济，2009，19，（12）.

［4］陈晓红.提高高校教务管理工作的艺术［J］.盐城师范学院学报（人文社会科学版），2006，26，（6）.

［5］张雪妮.高校教学秘书管理育人论析［J］.宁波大学学报（教育科学版），2007，29，（4）.