谈高校院系资料室的现状与建设

贾 玮

谈高校院系资料室的现状与建设

贾 玮

（天津职业技术师范大学 天津 300222）

结合高校院系资料室的建设现状，分析资料室发展过程中遇到的制度、人员、信息交流和经费投入等方面的问题，并就如何完善院系资料室建设进行了探讨，提出了改变观念、完善制度体制、加强队伍建设、加大经费投入及加强专业特色建设等多方面改进措施。

高校；院系资料室；管理体制；现状

高校院系资料室是专业特色突出的小型文献信息中心，是高校图书资料情报系统的重要组成部分，是师生查阅文献信息资料、获取情报信息、进行科学研究的重要场所，其建设发展情况能从侧面反映出一个院系的教学、科研、管理水平。高校院系资料室主要收集、整理、研究本专业的各种文献信息资料，是师生查阅文献信息资料、获取情报信息、进行科学研究的重要场所。院系资料室服务在教学科研一线，是图书馆的分支和延伸，虽然二者在藏书规模、服务对象、服务方式等方面各有不同，但它们的服务目标是一致的，二者并行存在、相互依存、相互补充、相互促进。保持和促进院系图书资料室健康有序的发展，能有效提高高校教学质量和科研水平，促进高校健康发展。

高校院系资料室的现状

近年来，随着高等教育事业的迅速发展和教育体制改革的日益深入，高校院系资料室的发展也面临着新的机遇和挑战。从当前高校的院系资料室建设现状来看，一些高校的院系资料室未能把握好自身功能定位，未认清自身在院校教学、科研中扮演的角色，还是沿用过去的管理手段和传统的管理模式，早已不适应当前形势发展的需要。目前，高校院系资料室发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。

管理体制和制度不合理、不完善 管理体制落后，各项规章制度不健全，是目前高校院系资料室普遍存在的现象。在管理体制上，院系资料室一般有双重领导，行政上归属院系，业务上归属高校图书馆。双重管理往往容易形成“两不管”或“都要管”的局面，极不利于院系资料室的进一步发展。在管理制度上，多数院系资料室没有制定规章制度或规章制度不健全，即使制定了统一的规章制度，由于日常管理的松懈，文献利用率低，文献资源大量流失。如有些教师借阅院系资料室文献资料从不登记，把资料室当自家书橱，长期占有，不催不还，只借不还。

具有专业素质的资料员匮乏 据调查，目前高校院系资料室资料员多数为其他岗位人员兼职或引进人才的家属，正规院校毕业的图书情报专业人员或具有专业素养的资料员极其匮乏，严重影响了院系资料室专业性质的体现和服务功能的发挥。一方面，非专业资料员由于知识结构单一、专业知识和图书馆理论知识缺乏，只能从事简单借阅、流通登记和图书资料整理等一般性服务工作，而对科技查新、参考咨询、定期服务等高层次服务心有余而力不足；另一方面，由于上级领导不重视，资料员往往身兼数职，既是资料员，又是办事员、保管员等，行政教辅事务繁多，无暇开展正常的图书情报服务工作。甚至部分资料员忽视资料室工作，读者来借阅文献找不到资料员的情况时有发生。例如，我校80%的院系资料室仅有一名资料员，且多数是院系里教师兼职做资料员，每周都有课程安排，在资料室工作时间有限，读者查阅文献时要提前预约，无法做到随到随查。并且由于缺乏专业图书情报知识，资料员也只负责一些文献的登记、借还、整理等简单工作，代查、参考咨询、定题跟踪等服务基本没有开展。

信息交流不畅通 目前，高校各院系资料室之间、资料室与图书馆之间互不往来、互不开放、条块分割、各自为政，信息交流不畅通。由于缺乏协调、沟通，资源难以共享，文献资源重复购置，建设上“大而全、小而全”现象普遍存在。同时院系资料室往往只对本院系教师提供文献资料服务，很少为研究生及本科生服务，更不对外院系师生开放。另外，由于资料室长期以来缺乏有效信息交流，造成藏书结构不合理，图书分类编目缺乏统一标准，各院系各自为政，给管理和服务工作带来诸多不便。

服务手段落后 多数高校院系资料室管理方法原始，服务手段落后，大部分还停留在手工操作阶段，这种局面很难适应高速发展的信息化社会和广大师生对数字化、网络化信息的需求。目前，高校院系资料室仅具有流通、阅览功能，处于被动服务状态；文献资料来源渠道单一，最新的信息资料更新不及时，情报功能较弱，文献资料利用率低；自动化、数字化、网络化服务手段匮乏，制约了院系资料室管理工作的创新和发展。例如，根据调查统计，我校的院系资料室没有一个能实现计算机自动化管理，都还停留在手工登记借还阶段，文献资源自动化查询无法实现，读者查询文献时，还需要资料员逐一查找自编的文献资源登记本，费时费力。

经费投入不足制约发展 目前，高校普遍重视图书馆发展，对图书馆硬件建设和购书经费给予了足够的重视和投入，却忽视了院系资料室的发展和建设。许多院系资料室占地很小，绝大多数没有专门的藏书空间。加之院系资料室的经费来源大多是由各院系自己解决，一些院系领导不重视，资料室经费经常不足，文献信息补给困难，文献数量少，质量不高。近年来，由于书价暴涨，各院系资料室购书经费更加紧张，图书和期刊资料的购买量急剧萎缩，尤其是价格昂贵的外刊和专业性期刊，不得不少订甚至不订，很难保证专业文献资源收集的连续性、完整性，文献数量、质量远远无法满足读者需要。

完善高校院系资料室建设应采取的措施

转变思想观念 一方面，要通过自身努力转变院校领导对院系资料室的传统观念，引起院校领导的重视，使之认识到院系资料室在教学、科研中发挥的特定作用和扮演的重要角色。另一方面，院系资料室要改变原有的工作观念，不能仅满足于简单借还、资料收集整理等工作，应积极转变观念，找准自身定位，变被动服务为主动服务，变单一低层次借阅服务为多层次知识信息服务，多途径、多方式地提供定题服务、咨询服务等高层次服务，充分发挥院系资料室的专业特色功能。

健全规章制度，完善管理体制 首先，要建立健全院系资料室的规章制度，包括借阅流通制度、损失赔偿制度等，实现有章可循。要严格按照规章制度进行图书资料管理，实现文献资源管理标准化、规范化。其次，规范院系资料室业务工作，对资料室文献资料采购、加工、入藏统一标准，规范流程。再次，完善院系资料室管理体制，理顺上下级关系，业务上接受高校图书馆的统一领导，同时加强与其他院系资料室之间的联系与合作，各资料室应与图书馆共同努力，完成校内文献信息资源体系的建设，真正实现资源共享。

加强资料员队伍建设 院系资料室工作既细致又繁杂，资料员既要具备一定的专业和业务知识，又要有良好的职业道德和工作素养。各院系在引进资料员时，要着眼于新时期院系资料室的发展趋势，尽量引进具有专业知识的人员担任。同时重视对现有资料员的在职进修、培训，不断提高资料员理论知识水平和专业业务技能，以便更好地为教学、科研工作服务。另外，各院系领导应重视资料员的工作，充分肯定他们的劳动价值，制定合理奖惩措施，调动资料员的工作积极性和责任心。

加大经费投入 院系资料室作为学校图书馆的补充，有其专业特色，统筹发展是实现图书馆与院系资料室优势互补的需要。各级领导应认识到院系资料室建设的重要性，多方面考虑资料室建设，逐步增加资料室硬件建设投入，适当加大资料室文献购置费的投入，保证资料室的藏书量，实现文献资源利用率的最大化。同时，各院系资料室应拓展思路，利用自身丰富的资源条件，适当开展部分微利的有偿服务，扩宽经费来源，促成“以资源养资源”的良性循环机制。

强化资料室专业特色建设 院系资料室之所以独立于学校图书馆而存在，关键因素在于其专业特色。院系资料室要走小、精、专路线，藏书建设应时刻关注本专业发展前沿，着力突出专业特色。首先，文献采集必须紧贴本院系教学科研需要和专业设置的具体情况，分清轻重，把握重点，利用有限经费购置专业教学科研最需要的资源。其次，重视本院系原生文献的收集、整理、加工，通过内部收集获取更多本院系的重点专业和新开设专业的特色文献，如教材、教学大纲、教案、期刊学术论文、毕业生论文等文献资源，形成院系原生文献体系。再次，加强与本院系师生交流，了解本学科专业发展方向和趋势，及时把握读者最新的专业信息需求。总之，院系资料室的发展方向应逐步由一元化向多元化转变，摒弃“小而全”，突出专业特色建设。

院系资料室建设是院系建设的重要组成部分，资料室建设的好坏对院系教学科研工作有很大影响。尤其伴随着高等教育的大发展和教育转型的迫切需求，院系资料室的建设发展面临着新情况、新问题。我们要抓住院系资料室建设重点，明确资料室建设的方向，在教学实践中不断摸索、总结，使院系资料室在促进学校教学与科研事业发展过程中发挥更大的作用，促进高校教学、科研水平进一步提高。

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G718

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1672-5727（2010）08-0119-02

贾玮（1973—），女，天津市人，天津职业技术师范大学教务处助理馆员，研究方向为图书资料与教学档案管理。

苏州经贸职业技术学院教育科研项目《高职毕业设计（论文）团队模式的研究与实践》（项目编号：JY0904）