浅谈内部控制在中小施工企业中的几点运用

李 彤

当今的市场，竞争越来越激烈，企业在抢占市场商机的同时，也应该向内部管理要效益，以求通过加强自身的内部控制管理行为来促进企业的发展。由于某些客观的原因，中小施工企业在内部控制管理方面还显得比较薄弱，在面对强大的竞争对手时处于弱势，其内部控制管理急待加强。

一、中小施工企业内部控制的现状与成因

1.股东会、董事会、监事会形同虚设

目前的中小施工企业，多数沿用传统的家族制和单人业主、合伙制等形式进行经营，其产权结构单一，往往由一个大股东加上几个小股东组成，基本上呈现所有者与经营者同一、所有权与经营权合一的状态，管理基本上处于一种决策、执行、监督三权合一的状态，绝大部分中小施工企业的经营者由最大出资者担任，股东会、董事会、监事会形同虚设，缺少内部控制的相互制约机制。究其原因，与中小施工企业设立时的投资者有着密不可分的关系。与国有资产投资设立的大中型施工企业不同，中小施工企业几乎都是由一批具有专业技能的工匠在上世纪90年代或单独设立自己的建筑公司，或以某个领军人物为中心，多人合伙投资入股的方式设立自己的建筑公司，往往该领军人物占有控股权，并由其担任经营者。按照现行的《公司法》，股东以其持股比例行使表决权，故此，拥有控股地位的经营者能轻而易举地将自己的意志通过股东会、董事会、监事会来表达，使得股东会、董事会、监事会对经营者的监督流于形式。由于目前建筑市场的不规范，施工企业的工程项目往往依靠该领军人物的人脉才能承揽得到，这样的市场环境，也导致中小施工企业的董事会、股东会、监事会等不能对企业的经营者进行过多的监控，以免影响中小施工企业的内部团结，从而影响中小施工企业的日常经营活动。

2.中小施工企业内部管理制度缺失或执行不力

目前的中小施工企业，内部控制管理制度往往不健全，决策管理与内部日常管理还是停留在拍脑袋、凭经验的层次，各项制度的执行有很大的随意性。究其原因，与中小施工企业的大家族文化有关。中小施工企业从成立之初，就是以血缘关系与地缘关系为纽带的，往往家族成员、亲朋好友都参与企业的生产活动，员工之间都是相互知根知底的，如此的情况，使得经营者在管理日常事务中常有所顾忌，生怕一不小心得罪了哪一个七大姑八大姨，从而引起整个家族的内部矛盾。这种情况下，经营者已不愿去制定相关岗位的内部管理办法，即使制定了，执行中也是充满了弹性，以求企业中的大家族充满和气。

3.中小施工企业混岗现象比较突出

中小施工企业中的管理人员，几乎每人都兼有另一岗位，有的是会计与出纳合二为一，有的是材料采购与仓库保管合二为一，有的是安全员与施工员合二为一，如此种种。究其原因，与中小施工企业的规模与经济性质有着不可分割的关系。中小施工企业规模都较小，为了节约成本，一些经营者倾向于让一人兼带更多的职务。另外，相比国有大中型施工企业，中小施工企业经营风险较大，可持续经营性比较差，吸引不了水平相对较高的人才，但维持企业正常运转的岗位却一个都不能少，这时，为了使正常的施工生产能持续下去，也只能采用兼职的办法来解决这一矛盾。众多的兼职行为，必然导致混岗现象比较突出，舞弊行为也时有发生。

4.合同控制管理落后，合同纠纷时有发生

目前绝大多数中小施工企业对合同控制管理工作重视不够，缺乏严谨的合同控制管理制度，同时缺乏具有一定专业技术知识，法律知识和造价管理知识的合同管理人才。合同管理人员对合同业务不够熟悉，合同管理目标不明确，合同法律意识滞后，风险管理意识不强，订立和履行合同与《合同法》相脱节，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，所签定的合同文字不严谨，不准确，容易发生歧义，使得合同难以履行或引发争议。这种现象的形成，与经营者的文化水平和法律意识有着密切的关系。中小施工企业创立之初的经营者，绝大多数是专业工匠，文化水平相对比较低，对合同法律重视不够，总认为合同只是一张纸，是一个形式，在签订关系到企业生存的工程承包合同与材料采购合同时，常带有一些随意性，对其中的部分条款及文字表述审读不够、理解不透彻，导致与缔约方发生合同纠纷，企业疲于应对法律诉讼，也浪费了大量的人、财、物。随着二代经营者的出现，文化水平虽有了较大的提高，但还是有部分沉旧的管理习性被延续下来，比如依旧是一人独大，依旧是对合同法律的漠视。

二、中小施工企业内部控制的运用。

从体制上来说，中小施工企业中存在的管理问题是先天性的，不可能在短期内把它全部剔除，引入内部控制管理措施，就是使中小施工企业的各种风险得到有效控制并降低。

1.优化股东会议事规则

中小施工企业往往从成立之初就是以某大股东为中心的家族化治理模式，这种企业治理系于一人的经营风险是非常巨大的，中小施工企业必须建立健全完整的法人治理结构，才能解决内部决策过程中大小股东各自利益的冲突，才能有效减少代理成本。现在的中小施工企业大都由控股股东担任经营者，小股东在该企业中担任某一管理职务。按照我国现行的《公司法》，股东会的普通决议须经出席会议的股东所持表决权的半数以上通过，特别决议须经出席会议股东所持表决权的2/3以上通过，但没有对出席会议的股东法定人数作出具体要求。而现在中小施工企业的股权大都比较集中，大股东可以凭借手中的股权比例，轻而易举地操纵股东会决议。这样的股东会议事规则显然不能保证所通过的决议能够代表多数股东的愿望。故此，如何平衡小股东的利益以使大小股东的目标利益趋于一致就显得尤为突出。在这种情况下，大股东要慎用股权表决机制，同时对企业章程中有关股东会的议事规则进行优化，可将“企业在进行重大事项决策前，大股东应向小股东充分通报、说明，并尊重小股东的意见，在充分理解达成一致的基础之上，取得小股东的支持”写入企业章程，这样，增加了小股东的知情权与话语权，使得大股东在重大决策时能兼顾小股东的利益，从而使大小股东形成相互制约、良性互动机制，可以有效地促进股东会决议能代表多数股东的意见，以增进企业内部团结，加强企业的凝聚力。

2.审计委员会的设置

中小施工企业内部管理制度缺失，管理程序混乱，各岗位考评不合理的现状由来已久，中小施工企业发展明显受到经营者自身素质、知识结构、业务能力及信息来源等因素的制约，难以适应企业规模扩大、市场竞争加剧的需要。经营者独立管理企业的能力、精力往往有限，不可能任何事情都亲历亲为，这时，如何加强企业内部的管控，成为企业经营效益的关键。在这种情况下，可以通过建立审计委员会来建立健全相关的制度及办法，以求减少经营者个人治理能力的局限性。根据财政部发布的《企业内部控制基本规范》，企业应在董事会下设置审计委员会，而结合现有中小施工企业的规模及管理模式，这样的设置方案不一定适合中小施工企业。中小施工企业大都将董事长与总经理合二为一，由经营者出任。相比大中型国企，这样的管理层设置是比较精简，一般不会出现信息传递受阻的情况。基于此，可将审计委员会设置在经理层面，由总经理兼任审计委员会主任（或由一具有独立性的人员出任），审计委员会成员由各职能部门经理担当，审计委员会应组织各职能经理拟定符合本部门的管理制度及考核办法并交其它审计委员相互审改并定稿，最终将集体的智慧形成一个统一有效的内部管理制度及考核办法，真正形成有章可依的治理模式。内部控制管理制度不是一成不变的，所以，审计委员会应该定期或不定期对制度的适用性进行测试并改进，以使各种制度适应生产经营活动的动态变化。再好的制度也要去执行才行，所以，对各职能人员的考核也是审计委员会的一项日常事务，一切以既定制度为依据，以工作成果为准绳，对各职能人员进行综合考核，以使企业制定的各项规章制度能切实得到执行，真正做到有章必依，违章必究。当然，在经理层设置审计委员会的缺点也是显而易见的，那就是：由于有总经理兼任审计委员会主任，因此其独立性也就比较差一点。

3.管理人员岗位轮换机制

考虑到节约管理成本，中小施工企业管理人员往往会兼任一些其他相关的职务，这就出现了一个问题：如何控制因混岗所带来的弊端。立足于中小施工企业的现状，彻底改变因混岗带来的不相容职务兼任问题是不现实的，如何减少因混岗而产生舞弊行为的发生才是内部控制的要点。在这一过程中，必须根据“不得由一人或同一部门办理某一业务的全过程的原则”对混岗行为进行风险评估，对风险大的混岗（往往是纵向联系的岗位，比如出纳与会计），应该绝对禁止。对于经评估达到可控标准内的混岗风险，可以用轮岗的方式来控制、规避。在轮岗时，应该以管理人员的本职为依据，以管理人员的兼职为参考进行轮岗，以减少可能存在的混岗所带来的兼任不相容职务的隐患。轮岗制还能增加各部门管理人员相互理解，能促进横向工作岗位员工之间的沟通，另一方面能培养技能“多面手”、“万能工”，可以提升管理人员掌握施工流程及工艺的整体管理水平。实际工作中，可对工作属性相近或相同的管理人员实行轮岗。例如在施工生产线上，安排施工员、质检员、安全员、资料员等岗位之间定期轮岗；在财务预算线上，安排财务人员和预算人员在各施工项目之间轮换；在后勤保障线上，安排仓库保管员、材料采购员之间轮换。通过这样定期或不定期轮岗的安排，可以有效地减少工作中因长时间混岗所带来的舞弊风险。

4.加强合同控制管理

在现代建设工程项目管理中，工程施工承包合同与工程材料采购供应合同是中小施工企业合同管理的核心，对整个企业的生产经营起着总控制和总保障的作用，合同管理的好坏直接关系到施工企业的根本利益，因此，中小施工企业应该充分重视合同控制管理，全面提升合同控制水平，向合同管理要效益。根据《企业内部控制基本规范》的要求，合同的签署应该建立严格的会签制度，以对合同的风险进行全面的评估，减少合同履行过程中的舞弊行为。中小施工企业因为企业的规模相对较小，抗风险能力相对较弱，所以更应该重视合同的签署。中小施工企业在签订工程施工承包合同与材料采购供应合同前，必须由经营部、财务部、工程部、预算部等多部门联合对合同内容及条款进行审核，主要审核工程概算是否合理，工程工期能否确保、施工方案是否可行、材料供应是否及时、资金周转能否保证，融资渠道是否通畅，并判断该合同的经营风险与财务风险能否可控，以及各种减小风险的预案是否可行。必要时，可引入律师评审机制，由律师对合作方的资信作一调查，避免饥不择食，落入不良合作伙伴的圈套中。同时，有了律师的加入，也可以减少合同条款中易引起岐义和误解的文字的出现，以保障合同能得到切实的履行。只有这样，才能增加合同签署过程中的透明度，减少舞弊行为的发生，降低经营风险与财务风险。

与国有大中型施工企业相比，中小施工企业所有制的差异、股权结构的差异及企业规模的差异是客观存在的，不能将《企业内部控制基本规范》机械地移植于中小施工企业，而是应该结合中小施工企业的实际状况，在理解内部控制原则的精髓就是“发现不相容岗位并将之分离”的基础上，制定适合各中小施工企业的内部控制实施细则，这样才能提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，这才是《企业内部控制基本规范》的最终目的。