档案保密工作面临的问题及对策

2010-08-15商铭

科技传播 2010年18期

关键词：密级保密工作办公自动化

商铭

吉林省通化地质矿产勘查开发院，吉林通化 134001

目前，随着我国经济的不断发展，档案越逐渐呈现复杂化、多样化和具体化，使得档案的开放利用变得更加普遍，但是在档案开放利用的同时，随之而产生的档案保密问题也相应产生，因此，如何做好档案的保密工作是当前档案管理的首要任务。

1 保密工作主要存在的问题

1.1 保密意识淡化，有无密可保之忧

在改革开放以前，由于保密的规章制度较多，使得整个保密工作中的氛围显得十分紧张和沉闷，造成许多工作没有办法展开。随着现在对外交流与合作情况日益频繁，也相对放松了一定的保密教育。这就使得许多人员不再对档案的保密工作具备相应的警惕性，一些人不知道有保密法，也不知道岗位具备保密的要求，甚至一些企业的领导人都不知道密级档案文件的保密法规和要求，这就造成档案保密工作存在较大的危险。

1.2 通信和办公自动化程度不断提高，有密难保之苦

现如今，一些办公自动化设备和现今的通讯工具都被广泛的应用在许多的单位的办公当中，这样可以有效的提高其工作效率。但是，这就造成一些秘密档案和文件在传输的过程中就会出现泄密的情况。特别是使用红外线、无线电技术、激光和计算机等高科技在网上窃取档案信息，从而使得保密和窃密之间的战争越来越激烈，造成档案的保密工作受到极大的挑战。目前，在我国通讯和办公自动化的保密技术还没有得到有效的发展，不能够极大程度的适应现代科技的需求，并且由于一些部门在办公自动化和通信上面的保密制度还没有得到有效的建立，就会出现有密难保的情况。

1.3 科技文件材料使用中的泄密

由于科技文件材料主要运用在企业的生产、科研和经营活动中，因此，在产品生产的过程中，对于原材料的采购、流程以及装备都必须执行科技文件。科技文件主要是散存在企业中的每一个部分，并且与产品的生产有着密切的关联，所以如果一旦出现管理不当，就很容易造成档案泄密的情况。

2 加强档案的保密工作对策

2.1 加强规范管理

目前，在保密工作中一切单位总是会把保密的和非密的文件混合组卷在一起，实行混合保管，这也就在一定程度上造成了扩散机密出现漏洞。因此，在这种情况下可以相应采取分段治理的办法，对密级的文件进行单份的盒装保存，这样就可以有效的解决密保和非密的文件材料混存的问题，这样就可以为日后寻找档案带来方便。除此之外，还可以按照立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，这样就可以对档案中的密保文件进行科学的、有效的管理，为保密工作创造相应的条件。

2.2 建立健全档案干部教育机制，提高档案保密人员素质

随着我国经济的不断发展，单位也不断的对档案密保人员的文化素质和政治水平提出了新的要求，特别是档案密保人员的文化业务素质上，要求工作人员不但要具备传统档案密保工作的知识，还应该懂得一些最新的高新科技，了解最新的密保知识，还必须懂得如何保护国家的秘密知识。从现今的情况来看，一些基层的保密人员的政治思想素质较高，对一些传统的档案管理和保密的知识较熟悉，在实际工作中能够得到较好的运用。但是，对于一些新的保密知识就了解较少，想要有效的解决这个问题，就必须不但的加强自身的学习能力，充分的了解最新的形势，对科技知识等也应加深认识，这样才可以在一定程度上适应新时期的变化。除此之外，作为档案的主管部分，也需要定时、定期的对档案的保密人员进行培训，多采取一些方式和措施，来有效的提高档案密保人员的知识水平，特别是对于计算机安全方面的保密知识，不断的补充新的知识，从而使档案保密工作人员逐渐向复合型人才转化。

2.3 提高档案管理保密技术手段

随着现今档案管理的现代化步伐不断的进步，使得计算机在档案管理中得到了较为广泛的运用，随之而产生的计算机文档一体化管理，也给档案的保密工作带来了新的要求，同时也使得档案的保密工作难度逐渐增大。特别是当现今的窃密手段逐渐先进起来，新时期的保密手段如果不进行有效的完善，就没有办法适应当前的需要。因此，作为档案的管理人员应不断的提高自身的综合素质，掌握较多的计算机系统管理技术，不断的提高保密技术手段，在不断的实践中来寻找出现的技术手段，从而全面做好档案的保密工作。