“批复”在新信息时代下的效率分析——以“批示件”批复用词为例

刘 诚

河海大学公共管理学院，江苏 南京 211100

在官方组织传播中，公文是传播硬件，以“批复”为例，其特点为“传播者以组织或团体的名义讲话；信息大多是指令性、教导性和劝服性的内容；具体活动是在有组织有领导的情况下进行的；传播活动有一定的规模。”公文往往涉及到组织的运行效率，是组织运作的“血液”，是为解决问题而存在。当信息流动加快，而其中包含的信息却不明确，就容易导致信息梗阻，更会导致后来的信息层叠受阻，使其破坏力加大，影响系统的运转。其中以目前社会上出现问题最多、最明显的、日常办公使用最多的决定性公文写作——“批示件”最为引人关注。

1 “批示件”模糊用词——“拟同意”现象

根据文化部2010年3月文件，2009年中央领导同志批示持续大幅度增长，全年共收到中央领导批示655件，2008年399件，2007年378件。此文件提到的批示实指“批示件”。另据2001年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，中国法定的公文有令、决定、公告、请示、批复、函等9种，并没有“批示件”的概念。

可见，在“批示件”的概念问题上，各方面存在不统一。根据批示件的属性、功能、作用，本文认为“批示件”应该属于批复的一类，上文所呈现的“批示件”在概念上的不明确性是导致诸多问题出现。

在批示件的批复中我们最容易发现的3个字是——“拟同意”。“拟同意”逐渐成为决策圈里的万能批语，流传甚广，并逐步取代上个世纪流行使用的“基本同意”，性质等同于“对某某事件感到很遗憾”之套话，最常见于各类官方重大问题的决策或者牵连人际关系的敏感问题批示。与“拟同意”类似的常见批复还有诸如“请酌情办理”，“按规定办理”，“已阅”，等模糊用词，再或者“画圈圈”，总之，没有明确之意见和建议，办与不办全凭下属的臆测，此类批复的结局往往消失在各级党政机关的档案室里。

此类用词意义上模凌两可，形式上过于简约，试问在某问题的处理上如果之前没有相关规定或者处理案例难道就要搁置不办？如果下属将上述批复理解为领导只是谦虚用词，而贸然办理，一旦决策错误是否会被追究相关责任？领导层是否可以免责？ 如果下属认为领导是用“拟”字是表达自己谨慎的态度，而搁置不办，造成重大经济损失，谁来负责？ 2008年安徽省某市公交公司在某报上刊登了“计划”开通的公交线路图，临刊登时将“计划开通”改成了“拟开通”，实际至今未开通。市民不解，追究责任，然而一个“拟”字顺理成章地免去了公交公司的言而无信之责。

根据国家规定，“批复是‘适用于答复下级机关请示事项’的指挥性公文。批复只能针对下级单位的请示而用，凡有请示，上级必须及时批复，如果延误，上级要担责任。其特点是对请示事项的态度、意见、必须鲜明、明确、肯定，不能模凌两可，似是而非，不得要领；不能偏离请示内容或者借题发挥。是同意还是不同意？是部分同意还是部分不同意？为什么？应该如何？不应该怎样？这些都必须写得十分具体、明白、严谨，以利于下级理解、执行。”[1]批复如此，同理适用于“批示件”。

另据《常见公文批示用语》的通知（审便函[2004]7号）：圈阅即表示同意（签发文件除外），审批人在自己姓名上划圈即代表签字该通知同时也表明大陆公文批复用词规范里并没有“拟同意”等模糊关键词，并明确规定上级批复要使用“同意”或者其他意见，值得注意的是——圈阅即表示同意。决策层一旦签署公文，绝对没有免责的可能，“拟同意”是不可能的，哪怕你只是画个圈。

2 “拟同意”批示现象的历史原因

这种批示早在建国之初就见诸文件之上了。

在周恩来总理所批示的文件中“拟同意”这3个字出现的频率很高。1954年12月11日，外交部对递交国书的礼宾程式提出了修改方案，周恩来批示：“拟同意此项改革方法，请主席批示。”当天，毛主席批示：“照办。”1970年4月24日，周恩来书面报告毛泽东：我国以三级火箭试放第一颗卫星各项准备工作，现“拟同意于今夜发射，请主席批示”。毛泽东批示：“照办”。当晚，中国第一颗人造地球卫星“东方红一号”发射成功。

一生谨慎的周恩来直到晚年，依然常常用“拟同意”来表达自己的意见。周恩来作为一国总理尚且只能“拟同意”，其他国家领导人当然也是一样。这个批复传统被沿用至今，然而“拟同意”在当时的特殊国情下意味着谨慎办事，时至今日却被大多数领导层奉为中庸自保的为官之道。

3 新信息时代下的“公文”必备的素质以及“拟同意”带给我们的启示

新信息时代是各类资讯无障碍快捷传播，社会运行越来越开放透明的时代，对组织的运营要求更高，更加要求处理相关问题的效率，以适应不断全球化的国际市场和国际环境。在过去的时代背景下，信息的获取与掌握呈“倒金字塔”状态，而新信息时代下的传播是反馈式传播，迅速决策是其特点，因此，新信息时代下的公文必须具备的素质就是高效率。

古人告诉我们“有法依法、无法援例、无例如拟、无拟交议”，有法必须依法办事，如果从法律中找不到依据，那是法律不完善，时不可待，也不必等法律条文漏洞消除了再作决议，此前的先例是解决这类事件的依据。倘无先例，也不是不予处理的借口，可以无例如拟，由主管者重新拟就一个处理的办法。如果事关重大，新拟的东西不一定得到众人的认可，此时要批示交付大家商议、讨论，最后拿出一个措施解决前所未遇的难题。总之要有明确的解决办法，而不能“拟同意”。

公文批示亦可借鉴此法，古人能如此办事，今人亦能如此。

[1]林一顺.新编公文写作教程[M].河海大学出版社.

[2]《常见公文批示用语》审计署办公厅（审便函[2004]7号）.

[3]领导批示:微妙技巧与传阅逻辑.南方周末.