加强施工合同管理，提高项目风险应对能力

2010-08-15王永全

科技传播 2010年19期

王永全

新疆建工集团有限责任公司四建，新疆乌鲁木齐 830011

我国于1999年10月1日施行的《合同法》中对合同定义是具有平等民事主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。因此施工合同可以理解为是承发包双方为实现项目目标而订立的明确双方权利、义务关系的具有法律约束力的协议文件。

在现代工程项目管理中，合同管理具有十分重要的地位，已经成为与进度管理、质量管理、成本管理、信息管理等并列的一大管理职能。对于施工企业而言，合同管理贯穿于项目投标、施工、竣工、保修及项目后评估整个项目实施阶段。而对于承包方面临的风险问题也已经成为研究热点，美国项目管理协会制定的项目管理知识体系（PMBOK）将其列为九大知识体系之一专门予以研究。虽然现在人们通过全面风险管理，在很大程度上已经将过去凭直觉、凭经验的管理，上升到理性的，全过程的管理。但风险管理在很大程度上仍然依赖于管理者的经验及以往工程的经历，对环境的了解程度和对项目本身的熟悉程度[1]。由于建筑业处于买方市场的特点，伴随着工程量清单计价，合理低价评标办法的实行，施工企业的生存环境变得越来越恶劣。因此，如何通过加强建设项目施工合同的管理，有准备地、理性地进行项目实施，提高项目的风险应对能力，对施工企业来说就显得尤为重要了。

1 甄别投标信息，科学制定投标策略

1.1 作好招标信息的分析筛选工作，避免盲目投标

《招投标法》的颁布施行为提高建设工程项目发包的透明度，体现公开、公平、竞争优选的原则，以及规范项目参与各方主体的行为提供了有效保障。但在建筑业处于买方市场的竞争环境下，如何解决发包人与承包人之间即一方希望降低投资额度而另一方想获取利润的矛盾就成为施工企业首先要面对的风险因素。因此，必须通过建立企业的市场营销情报系统，来对这些信息进行收集、整理和分析，及时向决策人员提供外部环境变化及发包人基本状况。科学地收集、整理及运用市场信息，是企业经营决策成功的前提[2]。新疆建工集团有限责任公司通过将ISO9002质量体系文件中的有关合同评审的内容引申到信息管理中，通过分析，筛选出那些或者资信差或者不确定性因素较大的项目，避免了资源的无谓浪费。

1.2 认真研读招标文件，准确测算投标报价

《招投标法》第三十二条规定：“投标人不得以低于成本的报价竞标”，因此投标报价是一个十分敏感的价格杠杆，若中标它将直接决定着企业的成本计划，利润目标的实现与否。因此对招标文件的理解与把握就成为企业投标前的一项重要工作。

1）组织招标文件交底，明确投标分工，责任到人

获得招标文件后，作为企业主管招投标的职能部门应在仔细研读其诸如质量、工期、技术标准、投标要求及合同条款等内容后，立即组织编制标书人员的交底会议，对口分工，明确责任到人。《招投标法》第24.7条规定“…依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。” 而在实际操作过程中，发包人为缩短投资周期，减少投资，常常人为压缩这一周期。因此，投标前的交底分工对提高投标工作效率及不同专业人员协同工作就显得非常重要。

2）作好编制投标书的基础资料准备工作

这一阶段重点针对招标文件、图纸中模糊不清的问题，进行澄清，并作好施工现场的踏勘及投标报价的基础采价工作。为优化施工组织设计，降低项目成本奠定基础。目前由于大量施工新技术、新工艺的应用以及工程量清单计价方式的实行，材料采价的准确性已成为影响投标报价准确性的重要因素之一。

3）测算项目成本，科学决策报价

按照现行的区、市（含地州）评标办法来看，投标报价在整个评分标准的比重一般都占到了60%，因此在评标要求合理低价的基础上，企业的投标报价可以看作是竞标者之间成本加管理水平的竞争。测算项目成本，决策投标报价必须遵照严谨，实事求是的原则，按照企业内部定额消耗量水平及相应的市场价测算项目成本，在此基础上分析竞争对手的管理费用及利润水平，最终确定自己的投标报价。

4）合同的洽商签定

由于业主在招标文件中对合同的主要条款都已作出约定，承包方在中标后实际上就已经被动接受了这些条款，不管这些条款是否合理、合法。因此承包人在合同谈判伊始就已经处于劣势。譬如新疆建工集团有限责任公司承接的新疆某大学学生公寓楼工程在履约担保条款中，按照招标文件的要求提供270万元的履约担保至工程交工后，但对业主不能完全或者部分履约却没有任何相应的履约担保要求。类似这样的条款在每个项目招标过程当中或多或少都存在，诸如工期提前不奖励，拖后则重罚，质量优质不优价等等，这一点亟需引起国家立法机关及政府职能部门的重视。

2 合同的履行阶段风险防范的措施

严格执行合同分析、交底制度。合同分析是施工企业合同管理部门对合同的条款、目标、合法性落实到具体执行中可能出现的问题，以及如何解决问题的一种方法。分析内容主要应包括：承包人的主要合同责任、工程范围和权利；发包人的主要合同责任和权利；合同价格、调整方法和范围、计价方式、付款程序、结算办法；工期、质量以及上述事项在发生纠纷时应采取的处理程序和方法。通过对这些方面的分析针对分公司或项目经理部所有管理人员进行交底。

1）保障项目部正确了解合同、统一理解合同

合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据。因此，项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，条款之间的联系复杂，因此难于保证每个成员都能吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时处理办法的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，合同管理人员必须对项目部全体成员进行合同交底，特别是合同工作范围、合同条款的交叉点和理解的难点。

2）明确项目部全体成员工作职责及工作重点

界定合同双方当事人（业主与监理、业主与承包商）的权利义务界限，规范各项工程活动，提醒项目部全体成员注意执行各项工程活动的依据和法律后果，以便在工程实施中进行有效的控制和管理，是合同交底的基本内容之一，也是规范项目部工作所必须的。由于不同的公司对其所属项目部成员的职责分工要求不尽一致，工作习惯和组织管理方法也不尽相同，但面对特定的项目，其工作都必须符合合同的基本要求和合同的特殊要求，必须用合同规范自己的工作，要达到这一点，合同交底也是必不可少的。通过交底，可以让内部成员进一步了解自己权利的界限和义务的范围、工作的程序和法律后果，摆正自己在合同中的地位，有效防止由于权利、义务的界限不清引起的职责争议，提高合同管理的效率。

3）及时发现合同问题正确预测合同风险

合同交底就是合同管理人员向项目部全体成员介绍合同意图、合同关系、合同基本内容、业务工作的合同约定和要求等内容，它包括合同分析、合同交底，让交底对象提出问题、再分析、再交底的过程，因此它有利于项目部成员领会意图，集思广益，思考并发现合同中的问题，如合同中可能隐藏着的各类风险、合同中的矛盾条款、用词含糊及界限不清条款等。合同交底可以避免直到工作过程中才发现问题时带来的措手不及和失控，同时也有利于提高项目部成员的合同风险防范意识，完善合同风险防范措施。

4）确保合同管理程序、制度、保证体系的落实[3]

合同管理工作包括建立合同管理组织、保证体系、管理工作程序、工作制度等内容。其中比较重要的是建立合同文档管理、合同跟踪管理、合同变更管理、合同争议处理等工作制度，其执行过程是一个随实施情况变化的动态过程，也是全体项目部成员有序参与实施的过程，每个人的工作都与合同能否按计划执行密切相关。因此，项目部管理人员都必须有较强的合同意识，必须在工作中自觉地执行合同管理的程序和制度，并采取积极的措施防止和减少工作失误和偏差。为实现这一要求，在合同实施前进行详细的合同交底是必要的。

3 动态跟踪合同的实施，及时提出解决措施与建议

对合同履行情况及工程项目实体发生的变化应及时反馈给公司相应职能部门，公司主管部门则应根据合同条款及时对此提出建议、意见。建立合同履行检查制度，对工程建设过程中承发包双方的行为进行监督。任何承包人都不希望在施工过程中发包人不依据合同处理、解决问题。有些业主法律意识淡薄，譬如工程款不及时支付，工程变更签证不及时认定等等。对此类问题，公司职能部门就需要协同主管领导作出决策，是继续施工还是暂停施工或是停工诉诸法律。