办公自动化发展趋势探析

缑宇翔

（北京林业大学，北京 100083）

1 办公自动化势不可挡

当前，信息化、数字化已经进入各行各业和人民生活的方方面面，行政机关也不知不觉地进入了数字化和信息化时代，我们不仅可以看到电脑、打印机等设备在行政机关的广泛使用，还可以看到从单机到计算机网络的各种应用系统、管理系统和办公公文处理系统等正在普及。所有这一切都说明：机关工作人员正在通过使用信息技术，改造许多传统的做法，并不断地进行创新。在21世纪这个高度信息化的世纪，行政机关也要与时俱进、开拓进取、迎接挑战，把握信息化高速发展的脉搏，紧跟时代发展的步伐，制定好信息化建设的对策，适应自动化发展的潮流，按照科学化、专业化、精细化管理的要求，优化资源配置，整合各类软件，充分利用好各种硬件设备，实现资源利用效率最大化。

2 前台使用界面傻瓜化

傻瓜化是一个来源于企业营销的概念。傻瓜化主要是针对产品的技术层面而言的，即将产品的功能和技术设计尽量简单化，简单到甚至连傻瓜都会操作的地步。针对行政机关来说，我们要做到前台使用界面傻瓜化，就是机关工作人员只需要具有简单的计算机知识和操作水平，就能够使用应用系统，利用友好界面提供的信息、提示，最终做到录入信息的准确、迅速。简单来说，行政机关信息化系统的使用界面傻瓜化就是方便、简单、迅速、准确。

方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。我们把各种所需要的功能都统一到一个系统里面，通过一个引导界面引导，实现统一的输入界面，这样从一个页面就可以到达工作所需要的页面，一打开电脑开始工作，就可以看着屏幕的提示录入信息。简单化使用界面，要求每一个步骤都采用问题性界面，每个界面制作少数的数据录入或者更简单到只是单一的事情，如在行政审批中，某个页面仅仅录入审批信息，只需要了解基本审批程序、懂得输入的人员就可以使用，这样既可以大幅度地简化操作步骤，也可以大大降低对使用人员的要求。一个友好的界面必须能够做到迅速的录入，这就需要从整体上对录入界面进行规划，终极目标是只需要使用键盘就能够完成录入，只是在需要修改的时候才需要动用到鼠标。将复杂的信息录入简单化为键盘的重复操作，在不断录入的过程中间，由于不断的简单重复，从而有效提高信息录入速度。准确录入是对机关工作人员的基本要求，只有准确真实的信息录入，才能避免以后耗费极大精力多部门返工修改，降低信息二次使用成本，也可以将工作人员从繁琐的手工审核修改中解脱出来。

3 后台数据应用智能化

智能化是指由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用智能集合。随着信息技术的不断发展，其技术含量及复杂程度也越来越高，智能化的理念开始逐渐渗透到各行各业以及人民生活的方方面面。就行政机关而言，不应该仅仅把相关的信息从纸上转换到电脑，更重要的是要对这些录入的信息进行归类整理，使死数据变成活信息，为领导决策服务，为社会职能服务，为人民群众生活服务，这才是办公自动化的根本所在。

实现数据应用智能化一般需要以下3个步骤：一是对录入的信息进行整理，确保信息的真实准确。为了应对现代化办公各部门的不同需求，需要设立专门的数据信息部门，统一收集各部门的业务需求，梳理出信息来源渠道，建立数据信息仓库，对常用数据信息和特殊数据信息进行分别归类，形成有效的数据信息收集机制，避免政出多门和重复收集，既保证数据信息的统一性和完整性，又确保数据信息的真实性和准确性；二是数据信息进行二次处理并导出，提高数据信息的利用度。在对数据信息收集整理后，需要针对不同部门的不同需求，建立方便快捷的导出机制，责成专门部门或专业人员，对相关数据信息进行核查校验，然后充分利用电脑技术来进行管理，并根据有关部门的需求，分类整合后传递给相关部门；三是对数据信息进行二次开发，提升服务水平。拓展数据信息应用范围，建立相应的反馈制度，在工作实践中检验那些是有用信息，那些是无用信息，通过反复的过滤筛选，找出内在规律，总结管理经验，通过不断提高数据信息的准确性，促进决策水平的提高，从而提高行政效能，使办公自动化更好地服务于行政管理，以充分发挥好行政职能作用。