集中采购合同管理系统的成功应用

2010-08-15胡啸

科技传播 2010年22期

关键词：财务部开票发票

胡啸

江苏天源招标有限公司，江苏南京 211100

0 引言

所谓集中采购是相对于分散采购而言的，集中采购主要是把采购业务归口到一个部门来管理，消除多头指挥，避免重复采购和重复库存，从而可以强化企业的整体购买力。

1 集中采购合同管理系统介绍

集中采购合同管理系统是一个庞大而复杂的管理信息系统，不但包含的功能繁多而且业务逻辑复杂、高度流程化。对于这样一个复杂的应用系统在应用系统方案设计上必须综合采用多种技术手段才能满足应用系统的业务需求，同时必须采用合理的体系结构和优秀的中间件产品作为整个应用系统的基础设施。

根据软件工程技术发展趋势，结合行业技术规范，并考虑未来业务的需要，采用适宜的技术路线，先进的技术手段作为系统软件支撑平台。系统主体采用B/S三层结构（在某些应用点可采用C/S结构作为补充），并能与现有系统能无缝连接，提供良好的伸缩性和集群的特性，能够满足未来五年业务增长要求。选择业界主流大型数据库作为数据存储和信息集成的系统软件，并实现信息集成（EII）。同时，提供查询、搜索、高速缓存、数据转换和数据复制等功能，以全面实现信息集成。实现企业级应用架构及应用整合（EAI），实现SSO（单点登录）。采用支持高并发事务处理的中间件以均衡集中式高并发的事务处理。解决由于集中业务等高并发应用而带来的高并发、高压力下的快速响应带来的问题，实现动态配置，并实现从单服务器到多数据源的有效连接。

集中采购合同管理系统由系统基础设置、采购合同签订、中标差异调整、合同变更、进项发票登记、采购付款结算申请、销售通知单编制、集中结算清单编制、导出税控开票文件、税控发票反写导入文件、备品备件管理、重点项目管理等模块组成。

下面是各个部门的业务流程：

1）采购部部门主管将省公司归口部门下发的中标通知签报原版导入系统。按“中标单位、资产属性、工程性质、项目包等”标识分配采购合同任务。按采购合同编号建立合同签订与变更台帐，其中合同变更金额实时反馈于结算部、财务部；

2）结算部：部门主管将采购部有“完成”标识的采购合同分配结算任务。按业务人员建立与付款结算申请单关联关系，便于追踪业务人员的任务状态（已结算、未结算、提交财务、驳回）。只要合同有“有中止、作废标识”的不允许编制付款结算业务。其中：“驳回”是指财务部驳回结算部的结算业务单；

3）配送部：浏览与查询采购合同、配送单、验收单、结算单、采购发票、销售发票等业务状态。重点查询配送单与验收回执的对应关系，对应到而未到货物资事项进行管理；

4）财务部：（1）根据采购部的采购合同编制销售通知单，提交开票人员导入税控系统完成开票；（2）根据结算部提交的结算付款申请单，办理采购付款业务；

5）办公室：定期召集有关部门逐项审核合同的完成状态，对符合最终执行完成的合同作“终止”标识，凡是有“终止”标识的采购合同不允许再发生付款结算及变更业务。

该系统为集中采购搭建一个可靠、实时、稳定的信息处理平台，实现应用和数据的完全集中，涵盖物流、资金流、信息流以及其他应用，保证数据的准确性、一致性和完整性，实现集中采购合同签订、审批流转、执行、变更调整、完成工作，以及进项发票管理与验审结算、销售结算管理、税控自动开票、配送、资金结算等各环节的数据实时共享和工作协同，具备很强的数据分析和展示能力，能够实时监测经济运行的变化情况，满足执行层、管理层和决策层的不同需求，发挥信息技术在网络运行过程中的支撑和辅助决策作用。

2 集中采购合同管理系统在我公司的成功应用

集中采购合同管理系统在辅助决策层面上提供了合同综合查询、合同履行情况统计、合同付款结算情况统计、销售结算情况统计、合同签订会议情况查询等功能，较全面地反映了合同管理所需的决策信息，为合同的全过程、精细化管理提供了有力的工具。

该系统在应用中具有以下特点：

1）采用B/S结构、内外网互通、应用方便；

2）支持离线应用、无固定工作场所限制；

3）智能数据匹配、源数据溯及与责任明确；

4）极限大数据量导入导出处理、数据准确可靠；

5）预留系统多接口设计、拓展空间较大。

3 系统成功应用的成效

集中采购合同管理系统在江苏省电力物资公司的成功应用，不仅给江苏省电力物资有限公司带来了显著的经济效益，同时也产生了明显的社会效益：

1）业务能力的提升：在信息系统的海量数据处理能力支持下，采购部能及时、可靠、准确地完成上级下达的集中采购合同签订任务。配送部能根据采购合同及时完成省公司出入库业务工作，并对重点工程的配送任务进行全程监控。结算部能及时完成处理执行状态下的进项发票管理与合同付款结算任务。财务部能及时完成销售开票与收款结算任务；

2）管理能力的提升：全面反映合同的付款结算执行率、合同销售结算执行率、供应商合同执行率、当前时点到货、超期到货、提前到货情况。为项目单位工程决算提供物资公司销售发票逆向追溯功能，充分发挥信息为上级及各供电公司的增值效应。各部门之间责任界面清晰，便于分析责任和绩效考核。保证合同及时签订，验审付款及时准确，财务结算资金及时到位；

3）最终用户满意服务度的提升：系统最终定位于为项目单位提供集中采购的采购合同、需求计划、项目名称等要素与销售发票关联业务数据库，项目单位可在省电力公司强大局域网内共享交易数据。需求量、合同量、发票量、到货量、超期量、未到量、结算量、未结算量、未开票量一目了然，业务累计与追溯功能强大。