论房产档案管理与利用

张继红 张荣珠

（1.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000；2.齐齐哈尔市道路运输管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

房地产权属档案产生于房地产管理部门，是随着城市房地产业务活动的产生而产生的，与其业务活动密不可分，技术性和专业性都比较强、房地产档案信息开发；是对房地产权属档案承载的信息进行采集、加工、存储和输出的整个过程；是把房地产权属档案承载的信电由静态转化为动态，为用户所接收的过程；是实现房地产权属档案价值，充分发挥房地产权属档案作用，为促进国民经济发展和活跃房地产市场的关键性工作。

一、房地产权属档案的特点

（一）房地产权属档案信息的动态性和历史延续性。房屋的新建、拆除、翻改、扩建、灭失日趋频繁，土地分割、合并等房地产变更又不可避免因而房地产权属处于不断转移和变更之中，具有极强的延续性和动态性。

（二）房地产权属档案信息的真实性。房地产权属档案是房地产产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际相符。记载的产权人、产权范围必须清楚，才能在产权审核和排解产权纠纷中起到凭证和参考作用。

（三）房地产权属档案信息的完整性。一是房地结合。《城市房屋权属登记管理办法》第八条规定房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。二是图档结合。房屋产权图上的产权界限和房屋墙界结合起来判断，能反映墙的归属，防止产权纠纷。只有图档结合才能把产权真正反映清楚。

（四）房地产仅属档案信息的价值性。房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要的地位。因此产权档案属于财产档案含金量高。产权档案的有无、保管的好坏、记载的是否准确全面，将关系到产权人的经济利益，将对产权人产生巨大影响。

（五）房地产权属档案信息的法律性。由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的产权档案具有法律效力，是房地产管理部门和人法院确认房屋产权，处理房地产纠纷的重要依据。

（六）房地产权属档案信息的地域性和局部性。由于房地产受地理环境的影响，所以其分布在全国不同的省、区或同一城市的不同地域，而且分布的状态并不呈现出整体状态，而经常是局部分布状态。所以房地产权属档案信息也反映出地域性和局部性的特点。

（七）房地产权属档案的权威性。由于房地产权属档案具有的特点厂成了社会及机关内部工作对其利用的权威性。

二、房地产权属档案的开发利用分析

产权档案是在房产权属管理过程中形成的，是为产权管理服务的，涉及房产登记发证、交易评估、落实政策、司法仲裁、规划建设、旧城改造、实际考证、编史修志、房地征税等诸多方面对其全方位利用。房地产权属档案工作由原来的封闭型向开放型转变，房房地产权属档案工作适应新形势要求的一个重要举措。开放型的房地产权属档案工作在保证国家机密安全、用户利益的前提下尽量满足利用者对房地产权证件等档案材料的需求。具体的利用服务方式有：

（一）一般查询服务。它是针对广大利用者，提供良好的阅览条件和采用计算机扫描缩微打印等技术手段，询问查档结果和记录结果的服务方式。

（二）咨询服务。它是以个人解答的方式，针对房地产权同档案刊用者的提问，为其提供档案信息，它能使利用者的问题真正得到解决，针对性强。

（三）房地产信息市场服务。它是通过房地产权属档案信息部门，为活跃房地产市场提供房地产坐落，房地产竣工时间、四至、结构、层数、面积、价格等房地产信息，由供需双方进行交流、选择的服务方式。

（四）房地产权属档案信息报道服务。它是房地产权属档案信息机构，将收集到的房地产权属档案信息经过加工，整理和研究之后准确、及时、全面地报道出去的过程。可通过房地产权属档案介绍、目录报道、索引报道等形式进行。

（五）房地产专题服务。它是房地产权属档案机构针对利用者的咨询提问，主动围绕某一专题进行的信息提供。专题信息服务目的明确，针对性强，时间性强。

（六）网络化的房地产信息服务。它能为利用者在网上提供检索数据库和信息中心，帮助利用者实现快速的网上传送服务，帮助房地产信息机构实现联合编目、自动录入、自动分类等自动化管理服务。

三、突出重点，切实加强房地产权属档案工作

（一）提高档案人员的素质，增强全社会的档案信息意识。市场经济对档案人员提出了新的要求，必须具备良好的政治素质和业务素质。政治素质要求档案人员坚持正确的政治方向，在思想上、政治上、行动上自觉地同党中央保持高度一致。具有良好的职业道德、业务素质，要求档案人员具备一定的专业理论知识和技能，要精通档案专业知识，又要懂得相关学科及知识。

（二）丰富馆藏，进一步开发利用房地产档案信息资源。

要想充分有效地满足社会各界对房地产档案信息的需求，必须大力丰富馆藏，扩充房地产信息的储备量，拓宽畅通房地产档案接收渠道，建设起门类齐全，内容丰富，科学系统的房地产档案馆藏体系。

1.认真做好房地产档案的收集工作，增加馆藏量，提高案卷质量。要达到这个目的，档案管理工作要实现两个转变；一是由一般行政管理转向依法管理，针对新时期城市建设和档案工作出现的新特点、新规律、新矛盾，自上而下重新规划，设计房地产档案管理的规章制度，做到有章可循；二是由单纯追求进馆档案数量，向既有数量又要质量转变。

2.丰富馆藏，及时将城市规划，建设管理部门产生的与房地产档案相关的资料征集进馆。充分利用收集正在整理来的房地产资料为城市的房地产开发建设服务。

3.要加强声像档案的收集工作。房地产声像档案是房地产档案的一部分，是丰富馆藏的有效形式，特别是城市变迁，改造的声像资料是十分珍贵的，应派专人负责并下大力气收集、整理、记载，以防时过境迁，给后人留下遗憾。但城市改造、小区建设以及大型建设项目的拆迁，施工竣工等，应着重组织人员跟踪拍摄，为城市留下活动的历史画面。

（三）开拓创新，强化手段，积极开发房地产档案信息资源。房地产档案馆开发房地产档案信息资源的目的就是最快最大限度地满足用户的档案信息需要，即将档案资源中隐形的知识和信息最大限量地揭示出去，及时准确地传递给利用者。所以房地产档案工作者要进行深入的调查研究，把握当前及一段时间内房地产发展的新动向，注意社会各方面对房地产档案信息需求的变化。在掌握用户需求之后，就可以结合实际制定具有针对性的开发计划和服务措施，采用多种方式、手段，在提供主动服务，超前服务上下功夫。

1.加大宣传力度，使房地产档案资源别为“活信息”。利用报纸，电视等新闻媒介增强全社会的档案信息意识、宣传房地产档案效益实例，通过举办房地产档案实物展览，利用效益图片展览馆藏内容介绍等，把房地产档案馆介绍给社会，扩大房地产档案馆的知名度，办好房地产档案期刊。

2.积极开展咨询服务。设立专门的房地产档案资料借阅，由熟悉馆藏的同志负责接待查询，采用多种检察工具、多探索、多渠道查询用户所需档案。

3.积极开展房地产档案信息深层次加工。房地产档案编研就是将馆藏的房地产档案资料按照一定的形式进行加工、提炼、汇集。使其具有系统性、专业性。在编研形式上也把馆藏资料与实际工作密切结合，更具有指导性。

4.积极建立房地产档案信息网络中心。在更大范围内实现房地产档案信息资源共享，这也是开发房地产档案信息资源的设想及发展趋势。