文书档案实现计算机有效管理的重要性

于 粲

（黑龙江生物科技职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会各单位发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平、及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.简化文件的排序编号

文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可进行编号归档。

1.2 办公效率提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的一大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时、又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资源收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

1.3 文件和文字信息充分交流和共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案管理进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

1.4 文件与档案管理形成一个有机的整体

传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门——办公室和档案室，由于业务衔接的不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自业务衔接起来。

1.5 提高文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制，同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误。给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，也就必然带有一些问题。

2.文书档案管理的探索

2.1 领导重视，观念转变。目前，文书档案管理工作已经现代化，硬件、软件齐全，领导要充分认识到其存在价值，重视文书档案工作，把提高文书档案工作列入议事日程，使之成为单位发展的一个重要参数。应配备1名主要领导分管文书档案工作，定期检查文书档案工作，提出改进意见，并切实解决工作中的实际困难，提供必要的人力和物力，使文书档案工作正常、有序开展，助推单位各项工作的开展。

2.2 开拓创新，加速现代化建设。文书档案运用计算机管理已经势在必行。一是单位领导应对全球信息化、现代化有足够的认识，对本单位文书档案发展做出长远规划和近期实施方案。二是尽快实行计算机信息管理，改革手工操作方式。三是对收集鉴别、整理归档、查阅借用、核对统计等要建立健全各项规章制度。四是改善档案保管条件，科学布局，做到三室分开（档案室、阅档室、办公室），这样才能便于查阅，更好地服务于教学、科研工作和领导决策。

2.3 加强队伍建设，提高管理人员综合素质。要做好文书档案管理工作，必须切实提高档案管理人员的综合素质。一是档案工作人员要有创新的思维，工作要有新思路、新设想、新做法，结合本单位的实际开展工作，与时俱进，跟上飞速发展的新形势，这是做好文书档案管理工作的前提。二是要强化服务意识。在工作中要研究新问题，解决新问题，创造性地开展工作，力求多方面为教科研开发服务。三是提高工作技能，掌握较高水平的计算机操作技能与网络技术。一方面要利用现代化手段对信息资源按照标准化、规范化要求分类、整理；另一方面，把档案索引、主要工作业绩、重要决定决议、教研成果以及获奖情况及时输入微机进行分类管理，这样才能提高文书档案工作效率和服务质量。四是提高知识判断和评价能力，切实保证档案内容的真实性，收集的材料要有针对性，积极为教科研工作、领导决策提供依据性材料。

3.计算机技术在文书档案管理中的应用

计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

在计算机技术应用到现行文件与档案管理的最初阶段，由于技术上的问题，未能解决现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。随着计算机技术更新，以及各项标准与制度的完善，开发了文档管理一体化系统软件，它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法，使计算机技术的应用相对原有手工管理更加规范化、系统化及效率化。由此电子文件应运而生。

电子文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员都是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

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