论高校档案管理信息化建设

李 群 周海燕

（吉林农业大学档案馆 吉林 长春 130118）

1.校档案管理信息化面临的机遇及挑战

1.1 机遇

现代社会也被称作“信息社会”，信息、材料、能源成为现代社会发展的三大支柱，且信息是三者中最活跃也是最为基础的因素，信息资源的整合、开发和利用成为现代社会发展的重要手段和标志。档案作为一种历史记录，是一种特殊的文化资源，是信息的一种特殊的形式和载体，信息化建设是档案管理工作的潮流和方向。2001年月12月，国家档案局和中央档案馆联合印发了《全国档案事业发展“十五”计划》，明确要求：“大力开发档案信息资源”“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”，并提出了加强档案建设信息化建设的5点要求，从而确立了档案管理工作信息化建设的基本方针和基本途径。我国高校档案管理信息化的建设正是在这一社会背景下提出来，这是信息社会发展的必然结果。从高校自身来看，我国各大高校自20世纪90年代末即开始大规模的校园网络建设工程，为学校的教学、管理打造便捷的网络和数字平台，全国高校第一个数字档案馆在上海交通大学开馆，实现了高校档案信息化建设由理论向实践的跨越，在我国高校档案馆建设过程中具有里程碑的意义。

1.2 挑战

技术的改变和观念的更新不仅为高校档案管理现代化、信息化创造了良好的条件，同时也对现有的管理观念、方法和体制带来一种挑战。首先，信息爆炸加大了高校档案管理的难度。自高校扩招以来，无论是学生的学籍档案，还是教师、职员的人事档案等，都呈现出数量激增、内容更新快、载体形式多样等趋势，这无疑加大了信息收集、信息甄别、信息编辑存档及信息公开、利用的难度。另外，无论是社会还是在校师生员工，对高校档案信息的需求却在不断增加，对高校档案的利用效率要求在不断提高。

其次，技术壁垒和体制障碍延缓了信息化的进程，在一定程度上激发了档案信息的供需矛盾。在校园网的基础上，一部分档案资源实现了共享和个人的自由利用，但是各校的网络化程度不同，档案信息的可利用程度差别很大。这种差别一方面是由于技术上的原因，各校所采用的档案管理软件及其设置的标准并不统一，大部分的高校通过电子身份分类、实名登录等方式对本校的网络信息包括档案资源的利用者设置了不同等级的门禁。另一方面，在旧的行政管理体制和思路下，档案资源的开发和利用意识不强，档案管理部门的服务意识不强，高科技的档案管理手段得不到有效应用，数字化档案的设置标准建设也跟不上，这在根本上延缓了档案管理的信息化建设进程。

最后，档案管理从业人员的整体素质不高成为制约信息化建设的又一瓶颈。许多高校的档案管理人员都是非专业的，人职后也没有接受过系统的专业教育，专业技能缺乏、年龄结构不合理等是许多高校档案管理队伍中存在的普遍现象。而信息化的档案管理不仅需要具备一定的文化底蕴和外语知识、专业的档案管理知识和技能，还需要熟练运用相关计算机和网络技术的技能，这些都是传统的“资料保管员”式的档案管理人员所缺乏的。

2.高校档案管理信息化建设的实质及意义

2.1 档案信息化的实质

我国档案学者吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出：“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”[2]在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”从档案的存在形态来看，档案是由历史记录所形成的一种信息，它是从历史记录中抽取出来的，是对原始记录的整理和汇编。吴宝康教授还概括了档案的两大基本价值：凭证价值和情报价值。这两大基本价值具体体现为5个一般作用：机关工作的查考凭据、生产建设的参考依据、政治斗争的必要手段。这些概括从档案的功能定位上进一步揭示了档案的信息属性，是一种信息服务手段。正是从这个意义上来说，当然，档案是一种原生的记录性信息。档案的信息化是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，完成档案资料的收集、整合、发布和利用，以实现档案信息资源的社会共享。也就是说，档案信息化的核心在于把档案看作一种服务于人们现实生活和社会的信息资源，而不仅仅是一种历史记录，档案信息化的重点在于构建档案信息的开放网络，提高档案的信息价值，对档案资源进行充分开发和利用。这是在信息社会背景下对档案本质定义的深化和拓展，是档案管理与时俱进的本质要求。

2.2 高校档案信息化的途径

从现代社会信息的存在形态来看，高校档案信息化途径必须经过以下三阶段：信息整合、信息数字化、信息开放。(1)信息整合是信息管理和利用的前提。从数量上来看，近年来，随着扩招的发展，无论是人事档案还是学术档案，其绝对数量都在以惊人的速度逐年增加；从内容上来看，高校档案“记载着高校党政管理、科学研究、教学计划、教师任课表、教学进度、教学改革和师资培训中形成的计划方案、大纲、考试统计报表、各种质量综合分析、电化教学中形成的录像带等方方面面的纸质及电子档案材料[3]能进行有效的整合，这些档案不仅不能得到利用，造成资源的极大浪费，还有可能造成管理的混乱。因此，在确保档案信息真实、完整的基础上，要改变传统档案管理的随意性、分散性，实现档案管理的系统化。(2)数字化是档案管理信息化的有力保障。档案数字化在于借助计算机和互联网的设施和技术，建设数字档案馆。首先要建立数字档案信息资源库群，依托校园网、互联网形成大容量、可共享的目录，其次，数字档案信息资源网络利用平台，完善查询、浏览和下载等功能。当然，档案的数字化管理对档案数据的安全性和可靠性保障有着更高的要求，这既要加强软、硬件的不断更新和升级，也需要出台相关的规范文件。（3）档案管理的开放利用。信息的价值在于可流动性和共享性，因此，建设多形式、多层次的档案信息共享平台，促进档案信息资源的公开、共享和循环利用，既是档案的要求，也是档案信息化的目的所在。当然，高校档案在开放的同时，也要注意对个人隐私和知识产权的保护。

2.3 意义

高校档案是高校文化资源的重要组成部分，加快高校档案的信息化建设，对于高校的发展具有重要的意义。首先，对高校本身来说，档案信息化程度是衡量高校现代化程度的一个重要指标，档案信息化建设是现代高校组织管理、人事工作、教学和科研等各项工作顺利开展的前提和基础，是促进高校更好地发挥其教学、研究和服务社会职能的有效途径之一。其次，对高校的师生员工来说，档案的信息化建设与他们的切身利益息息相关。如高校的学生档案管理关系着学生招生就业工作开展得是否顺利；师资档案是聘用和选拔教师、是他们定岗定资的重要依据；学术档案则为他们的教学和科研提供丰富学术资源。最后，对社会大系统来说，高校档案信息化建设有利于社会资源与高校资源的互动交流。在信息时代，文化和科技资源是社会发展最有力的助推剂，而高校则是文化和科技资源的集中地，档案是高校文化学术资源的重要载体，加强这些信息在更广泛领域的流通，既是社会发展的要求，也是促进社会发展的方式。

总之，信息化是高校档案管理改革的方向。高校档案的信息化建设不仅关系着高校自身系统内部工作的方方面面，是高校组织管理、师资队伍建设、教学和科研等各项工作顺利开展的前提和基础，而且对整个社会的资源共享、文化交流、文明进步有着重要的推动作用。

[1]全国档案事业发展“十五”计划：摘要[j].中国档案，2007（2）14.

[2]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1999：45-59.

[3]秦建华.基于网络环境的高校档案工作探讨[J].职业时空，2007（18）67.