浅谈如何加强疾病预防控制机构的档案管理

李 宏 王立宏

（1.哈尔滨市疾病预防控制中心；2.哈尔滨市职工医院 黑龙江 哈尔滨 150036）

随着我国疾病预防控制事业的蓬勃发展，各级疾病预防控制机构的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。在新形势下，如何深化疾病预防控制档案的改革和发展,是我们在疾病预防控制档案管理工作中值得关注的重要课题。

一、现疾病预防控制中心档案管理普遍存在的问题

目前，在各级疾病预防控制中心普遍存在以下几方面问题：

1．设备陈旧落后。由于种种原因，已经存在50多年的卫生防疫站或新成立的疾病预防控制机构，特别是各市、县（区）级疾病预防控制机构的设备陈旧。

2．档案事业经费投入不足。档案室的库房普遍狭小，许多档案室的经费每年仅有几千元，维持正常的办公都困难，更谈不上设备更新、维修和归档材料的保存，导致许多设备档案的重要原始资料缺损或丢失。

3．管理方式混乱。大多数单位由业务科室自行管理。这种方式虽然方便业务人员的查找，但难以保证档案的质量和安全。

二、针对以上存在的问题，笔者认为应从以下几个方面意识出发来加强疾病预防控制机构的档案管理

1．发展意识。随着卫生监督与疾病预防控制体制改革的不断深入,疾病预防控制工作的两大职能—疾病控制与卫生监督将彻底分离,以形成国家全额财政负担,独立、公正完成疾病预防控制机构。而作为疾病预防控制知识集合体的档案信息管理部门,其存在的意义已不再是过去被动地收集整理和保管,而是以管理决策服务、知识配送服务、统计分析服务和计算机网络服务形成集合的信息元素状态为依据,在疾病预防控制现代化发展进程中再现辅助决策存储数据的作用。因此,疾病预防控制档案为将来疾病的发生、发展有着重要的历史作用。

2．科技意识。随着科学技术的突飞猛进,信息时代档案信息环境的改变,人们对档案资源的开发利用讲求快捷、高效、适时、方便。而电子档案则是信息利用和网络技术在疾病预防控制档案管理应用的必然产物,也是疾病预防控制现代化管理的必然趋势。因此,要充分认识到提高疾病预防控制档案管理的综合科学技术。同时，加强对科技创新含量高的疾病预防控制档案的开发利用工作。把档案管理与科技创新有机地结合起来,只有这样,才能使疾病预防控制档案工作更好地发挥它的作用。

3．服务意识。随着人民生活水平的不断提高,大卫生概念的形成,人们对疾病预防控制服务的需求日趋增多。这就给我们提出了新的工作目标要求,拓展业务范围,强化科学管理,提高服务质量,保障群体健康。在实现这一目标中，档案管理部门要牢固树立服务意识,主动了解各级疾病预防控制的信息需求,主动提供信息服务。充分利用现有档案信息资源,延伸服务领域,拓宽服务范围,变被动服务为主动服务,变传统的经验管理为科学管理,从根本上改变以往坐等服务对象的服务方式。

4．效益意识。档案干部要树立正确的效益观,以建立“优质、高效、低耗”管理模式为契机,以社会效益为重。把无私奉献和全心全意为人民服务作为自己的医德准则,坚持以服务疾病控制工作为中心,全面提高服务质量,以优质的服务赢得社会的信任,取得显著的社会效益。同时，以良好的社会效益扩大社会宣传和影响,并以此提高档案工作的知名度。

三、档案工作展望

1．面向服务全市人民健康为目的,解放思想,更新观念。随着社会的发展，健康的理念逐步被人们重视,它决定了疾病控制档案工作重心应以人民健康为目的。这就需要改变以前坐等被动服务为主动服务,积极开展专题服务、科研课题跟踪服务,满足社会各项工作的需要。档案的价值主要在于利用,只有通过利用,档案的价值才能得以实现。而社会各界也只有在亲身感受到档案对实际工作重要时,才能支持和重视档案工作,档案工作的社会地位才能得到提高。

2．加强横向联合,实现资源共享。随着社会的迅速发展,疾病控制工作对信息需求量增大,各县（市）区档案部门要打破各自为政的局面,建立一个资料、图书、情报等业务部门的完整信息体系。要充分发挥整体优势,实现档案、资料、图书、情报等各县（市）区间的资源共享,实现文献资源互补,提高馆藏资源的利用率,为我市的疾病控制发展动向提供更多、更广泛的知识和信息。

3．加强档案工作投入,实现档案工作办公自动化管理。目前，疾病预防控制档案的管理实现办公自动化还有一定难度，各县（市）区疾病控制档案工作要改变传统的手工管理方式，逐步采用先进技术和设备,改善档案管理设施和条件,以满足准确、迅速、系统利用档案信息的要求,更好地为防疫事业服务。

4．档案编研工作有待提高。多年来，由于市疾病预防控制中心档案工作以收集、整理、保管、提供利用档案为主,虽然开展了档案编研工作,如组织史、站志、年鉴等,但还不适应疾病预防控制工作发展的需要。为此,在加强档案基础工作的同时,要进一步做好档案编研工作,充分开发利用我市疾病控制档案的信息资源,提高疾病预防控制档案的现代化管理水平，为我市疾病预防控制工作提供科学、有效的信息服务。