电子文件档案管理研究

王瑞兰

（新乡市市政管理处 河南 新乡 453003）

档案是人类社会对历史活动的原始记载，是人类智慧的积累，是社会文明延续的基石。随着信息技术的飞速发展和广泛应用，电子文件大量产生并发挥着越来越重要的作用。与此同时，如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件的归档管理，有效维护电子公文的原始性、真实性、完整性、安全性，是当前电子政务建设和档案信息化建设的一项重要内容。

一、电子文件档案的特点

电子文件是二十世纪中期以后出现的，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与传统纸质档案管理方式有所不同。

1.归档方式不同

电子文件归档方式分为逻辑归档和物理归档。电子文件由于采用电子编码技术、可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证的关键信息也可以更改。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份认证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

2.收集方式不同

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存储介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。目前由于电子文件的法律效力还没有彻底解决，因此，电子文件的保存要求“双套制”，即制作与电子文件同样内容的纸质版本并归入相应档案门类的纸质档案中，而且要与电子文件建立互联。同时档案管理部门在接收到电子文件后同时收集其硬件环境、与其相关的软件及说明资料等，并保证其能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。

3.保管方式不同

电子档案应存放在其具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调湿、调温、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具有防磨损、防强震、防病毒等措施。同时必须对电子档案进行定期检测和拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的可靠性和安全性。

4.利用方式不同

电子档案提供利用的方法一般有提供拷贝、通信传输、直接利用三种。其利用形式应视情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所有的密钥进行定期或不定期的更换。

二、电子档案工作面临的问题

1.电子档案的原始性界定问题

电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被动的可能。由于电子文件不再具有特定的字迹，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有原始性和真实性。即使有人出于某种目的将电子文档内容进行删改，很难发现和认定。因此，科学界定电子文档的原始性是档案研究领域的新课题。

2.电子档案保存的长久性问题

随着办公自动化的不断深入，无纸化已成为现代办公发展的趋势。所有的信息、资料存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但一旦网络出现问题，如病毒、“黑客”或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间消失，造成难以弥补的损失。

3.电子档案的安全性问题

网络是电子文件产生和应用的主要环境，因此网络的安全性能是电子文件信息安全的重要保障。对网络安全的威胁主要表现在非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完整性、线路窃听等方面。网络的安全对电子文件的安全性和可靠性有直接的影响。随着网络化的发展、网络信息的安全性、可靠性问题会日益突出，对电子文档的存储带来极大的威胁。

三、建议采取的措施

1.建立健全维护电子档案真实性的防写措施

利用一些软件可以将电子文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘（C D-R O M）只能供使用者读出信息而不能追加或擦除原有的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改电子档案内容，保持其原始性和真实性。

2.建立电子档案访问权限控制

对访问档案数据库的用户进行身份验证，防止无关人员随意进入。常用的方法是给每个用户一个数字、字母或特定符号组成的“通行证”，用户通过输入正确的“通行证”才有权进行访问，可有效防止无关人员进入系统。在此基础上，还应根据访问人身份、保密类档案的秘密等级，确定对保密档案访问的权限控制。

3.制定科学合理的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学合理的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得到以科学、有序、规范的管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

4.培养精通计算机技术的档案专业人才

由于电子文件档案化管理是一项技术性、专业性很强的工作，所以，培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，不仅会操作而且能够设计程序、开发软件。

总之，随着网络化和办公自动化的深入普及，对于电子档案的管理和利用，将会引起更为普遍和广泛的关注，尚有许多方面的问题需要进一步探索和研究。

[1]邓斐蔚.新型载体档案的原始性与归档管理的主体行为[J].中国档案，2010（4）.

[2]高燕、王艳红.浅谈电子文件归档管理的改革与方法[J].延边党校学报，2005,20（3）.

[3]方昀等.电子政务建设与电子文件管理探讨[J].中国档案，2005（3）.

[4]冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2005（4）.作者简介：王瑞兰（1969—），女，河南新乡人，大专，助理馆员，主要从事档案管理方向研究。