高校档案馆社会服务功能延伸的思索与实践

刘 瑛

（淮阴师范学院 江苏 淮安 223001）

高校档案馆是高等学校内部的一个重要机构，不仅承担着高校档案的收集、保管、利用、编研等基本的功能，更重要的是为国家、社会各个机构培养各类人才，发挥着维护历史真实面貌、资政育人、发展经济、科学研究、宣传教育等社会功能。而随着信息利用的广度和深度的加深，拓展高校档案的社会服务功能也随之成为高校档案部门开发档案信息资源的一个重要职责，也是全面落实科学发展观的一个重要实践过程。众所周知，高校档案特殊性决定了高校档案对外利用的局限性，主要集中在教学、科研方面的档案利用局限了高校档案对外利用陷入无法拓宽的瓶颈。虽然目前高校档案也不是完全封闭性的利用，也接待校外利用者的查询，但查询的范围仅限于校友的学历、学籍证明和社会中介机构、用人单位、或是少量的团体和个人的一般性咨询，距真正的社会化服务还有距离。我校由于二所中专院校的并入，使得馆藏档案数量激增，四个全宗的档案数量由不到1万卷激增到29000余卷，接近3万卷，在这庞大的档案实体中，蕴含着丰富的信息资源，因此，从2006年开始，我校在着力提高高校档案基础工作的同时，积极寻求拓展高校档案的社会服务功能的路径，变换视野，开拓创新，贴近社会实际，积极主动、热情周到的为社会各界服务，并取得良好的经济效益和社会效益。

一、阻碍当前高校档案社会服务功能开展的因素

1、馆藏类目结构不均衡，数据信息品种单一

虽然高校档案也具有教学、科研、行政、设备、财会、外事等各类档案11大类，但高校档案库藏主要集中在学籍、学历等的教学、科研方面，狭窄的利用范围限制了利用者的对信息的需求意愿。提供信息的分散性使之无法有针对性的确定利用者的范围，另外深层次编研产品的匮乏也是导致高校档案馆为社会提供利用功能无法延伸开展的重要因素。

2、档案利用开放范围的局限性

近几年，我校也在对外开放利用方面寻求多方途径，比如免费开放校史陈列馆，只要来查阅的校外利用者，我们都积极主动的推荐其去陈列馆参观，了解我校的历史沿革及现今的招生、就业状况，以数字型、图表的形式广泛宣传我校。但由于高校档案均是围绕教学中心活动所开展的工作，所产生的除可开放查询的学历、学籍等公开性信息外，在教师科研、外事、资产等方面的信息由于受专利保护、个人信息、对外交流活动等信息受限，无法提供彻底完整的公开信息。

3、档案管理者结构不平衡

档案事业的发展离不开人，尤其是在高校这个高学历、高职称的队伍里，对档案管理者的素质要求就更高。另外随着电子计算机管理档案手段的出现，不仅要求管理者具备一定的专业技能，更重要的的要掌握现代化的管理手段，熟练的操作计算机。此外，高校档案管理者的性别比例和年龄结构也不够完善，目前在高校从事专职档案管理的人员85%以上以女性居多，年龄均偏大，而既会档案又会计算机的专业人才又少之又少。专业型、知识型人才的缺乏，传统意识形态里的保守观念直接制约了高校档案事业发展。

二、我校档案社会化服务功能的现状

虽然我校在近些年，也在逐步在档案社会化服务方面做了不少努力，比如，开放专题目录查询、开展橱窗宣传、对外开放校史展馆等手段加强对外宣传的力度。随着社会的进步和人们对档案认识程度的加深，我们也在如何使档案社会化服务功能向更深层次加深不断摸索和实践。

1、增强库房、设备等硬件设施的建设。2007年以来，借学校开展教育部高校本科教学工作水平评估的有利契机，学校增配档案库房、办公用房共计380平米，学校专拨维修经费对库房进行改造，设置专门的对外阅档室，微机网络查阅室二个专用阅档室，对外阅档室，只接待校外利用者查阅档案，并配备阅空调、阅档桌椅、纯净水、摘抄所用的笔和纸等配套设施。库房配置了专用大功率的空调、去湿机、防虫防霉设备。由于跨校区办公、档案馆所处的库房位于老校区不动，安全状况令人担忧，2009年10月份，向学校申请专项经费，在库房门口安置了由校保卫处直接监控的安全监控系统，加强了对库房的安全防范管理。经过近二年的提升整修，我校档案馆的硬件设施条件大幅度提高，来此查阅档案的校外利用者，纷纷赞不绝口，认为一个普通高校的档案馆能做到如此，是非常不容易的。这是迈开高校档案对外利用的第一步，为进一步拓展社会服务功能创造了先决的条件。

2、整合馆藏档案资源，完善馆藏结构，适应社会需要

目前我校共有12门类四个全宗，保存各类档案案卷29186卷（件），其中教学、科研档案18958卷（件），实物档案3432件，电子数据信息111987条。根据教育部令第27号《高等学校档案管理办法》的规定，加强对电子文件归档的要求，尤其对声像档案的收集和整理，严格按照载体的形成特点进行管理。由于学历、学籍、科研等档案占据高校档案馆藏结构的主体，对于文书、外事、设备、基建等类目的档案利用、资源开发还不够系统，规范，处于比较零乱的状态，特别是我校由于新并入的二所中专学校由于历史悠久，其学校的历史沿革、文化底蕴等深层次的信息还没有充分的展现出其信息价值的最大化。另有与学校息息相关的招生、就业、优秀的毕业生在社会上所取得的成就等这些资料的搜集和整理还比较薄弱。

3、发挥宣传引导、激励向上、求真务实、积极进取的校训精神作用。

作为周恩来总理的故乡第一个升格的本科院校，谨记总理“为中华之崛起”警言，学校在2000年开始创建“周恩来班”，档案室将每年评选出来的“周恩来班”先进事迹材料和“周恩来奖学金”以及国家奖学金、曾宪梓奖学金等获得者的个人资料整理在新生入学时以专题橱窗版面的形式进行广泛宣传，使一入校门的学生就能感受到浓浓的爱国主义情绪和勤奋向上、积极进取的精神。秉承“崇德励志、博学笃行”的校训精神，广泛开展各类的宣传教育活动。与校学生处、团委联合，每年安排入学的新生参观校史陈列馆，从2002年开始，每年接待新生及来访的国家领导人、国际友人、校内外校友、兄弟院校等参观人员近6万人次，让社会各界对学校的历史发展和未来有个直观的认识。2008年，在我校建校50周年之际，编辑《半个世纪的辉煌——淮阴师院历史简介》，专题介绍我校建校50年的发展状况，从最初每年在校生几百人，到现在每年在校生2万余人，纵向拉开了学校前进的步伐。从2009年开始，学校广泛开展学习科学发展观，构建和谐社会，贴近学校、社会这一热点话题，创办《淮阴师范学院档案信息参考简报》，以每期一个话题，将学校围绕中心话题开展的各类学校内容和开展的各种形式进行汇总，提炼信息，加工形成简报，先以电子宣传形式在校园的电子办公进行宣传，然后形成纸质档案摆放在对外阅档室的专用阅档架上，以便来访利用者翻阅，了解我校执行方针政策的状况和所取得的成效。这些切实可行的措施在一定程度上使学校的各项工作得到有效的落实，更重要的是通过这一系列的手段，不仅使校内教职员工对档案这项工作有了全新的认识，也让校外利用者真正体会到档案作为一种信息资源给利用者带来的实实在在的益处。

4、加快档案信息化建设的步伐

我校在2007年将原使用的单机版档案管理软件升级为网络版，购买了高配置的服务器系统和扫描设备，在全校51个兼职档案部门实现网络系统归档，网络查阅，远程电子数据接收、借阅等管理。学校现存各类数据118974条，各类数据库27个，其中对全校各兼职部门授权开放声像档案、专题索引、教学、团委、学生工作等8个数据库，让教职员工足不出户就能利用档案，使资源共享真正落到实处。同时，我们在做好接收档案的数字化同时，对库存的原始的纸质档案进行全文数字化，学校每年批准专项经费2万元用于全文扫描，并安排计算机专业的勤工助学同学协助我们进行平时的扫描，双管齐下，充分利用宝贵时间，逐渐将所有档案逐渐扫描进计算机管理。目前有77%的学历、学籍档案、38%的学校发文档案、100%的毕业生合影档案资料已扫描入计算机管理，争取在未来的十二五规划期间里，基本完成100%的计算机管理。

三、高校档案馆社会化服务功能延伸的有效途径

1、丰富并优化馆藏结构

馆藏是高校档案馆开展工作的物质基础，馆藏量小或不丰富，档案工作就成为无源之水、无本之木。丰富馆藏和优化馆藏是做好档案利用服务的前提，而这个丰富不仅是量上的充足，更重要的是质上的优化。首先在保证接收档案的齐全完整的同时，认真做好鉴定工作，这个馆藏优化的主要手段，由于构成档案价值的因素是多方面的，它涉及到档案的内容、材料的构成者、作者、事件、地点、档案文件的制作材料、语言文字和艺术特点（特别是历史档案）等(1)，综合考虑这些因素，确实有难度，而档案一旦销毁，将无法弥补。具体到在开展鉴定过程中，遇到具体问题要具体分析研究，不能太教条，对有争议的案卷，应予以保留，避免过于按照框框而忽视了档案的唯一性。其次，根据形势发展的需要，适时的调整接收档案的范围，整合档案资源，把建立科学发展和谐社会过程中产生的新型档案和与学校教职员工切身利益密切相关的档案纳入接收范围。再次，强化征集工作，通过各种渠道，从在岗的、退休的有突出贡献的教授、学者那里征集个人资料，通过广播电视、网络等多种渠道了解优秀的毕业生在各行各业的成就，努力通过各种方式向其征集有价值的档案资料。针对退休的专家、教授、学者适时的向其开展档案代管、寄存等业务，充实馆藏，通过这种方式，不仅免除了他们的后顾之忧，也极大的丰富并充实了馆藏资源。

2、适时加大开放档案力度

一方面，高等学校管理机构制订相关的开放与保密制度，对高校档案开放的范围做具体的规定，使各高校在档案开放的尺度把握上有法可依，也避免了保密信息的泄露。另一方面，高校档案工作者也要转变服务理念，以积极进取的心态，不断接收新的知识，提高专业水平，进而通过创新的工作方法，形式多样的服务手段，吸引更多的利用者来查询档案。根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》的相关规定，各校制订具体的开放查询目录，在门户网站上公开，适时对公开的信息进行不断的更新和补充。第三方面，就高校档案信息可开放的内容选择上，笔者认为，高校档案可公开的信息资源可在招生、就业、国际合作与交流、学生活动等几个方面进深入的思考，编纂深层次的二次、三次文献，从而使开放的高校档案信息有丰富的内容支撑。

3、高校档案管理者的队伍建设。做到高校档案馆的社会化服务功能的向外延伸，离不开较高层次的专业人才、专业队伍。从事高校档案管理人员，前提要有较高的政治素质，不仅要具备较高的理论水平和熟练的业务操作能力，熟悉馆藏，还要不断的学习新的管理方法和好的经验。同时，在管理队伍的结构配置上，也要科学合理，既有丰富经验的老档案，又要有年轻有活力，有创新精神的青年工作者；既要有沉稳细腻的女兰台，也要有思维敏捷、富有创造性的男“老彭”(2)，由此打造一支实干型、创新型的档案管理队伍，才是和谐社会发展的必然要求。

注释：

（1）章振民，高校档案馆的优化问题[J].档案与建设，2000（1）39。

（2）“老彭”，古代的档案工作者。