提高认识 积极探索推进档案工作规范化标准化建设

秦立燕 提常艳

（1.杜尔伯特县财政局泰康镇财政所；2.杜蒙县财政局农业开发办 黑龙江 大庆 166200）

提高认识 积极探索推进档案工作规范化标准化建设

秦立燕1提常艳2

（1.杜尔伯特县财政局泰康镇财政所；2.杜蒙县财政局农业开发办 黑龙江 大庆 166200）

当前，举国上下都在努力建设和谐社会，而和谐社会建设不可或缺的档案工作，为了适应当前形势，更好地为建设和谐社会发挥档案职能，起到应有作用，就必须把档案工作规范化、标准化建设纳入当前工作日程，同时档案工作规范化、标准化管理也是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要的基础性工作。我通过日益丰富的工作实践，深刻认识到虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化统筹思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中首先就必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期，主题词是否准确等等。第三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。杜绝使用圆珠笔，强调使用碳素笔和钢笔、毛笔。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。实际工作中，我们对文书归档提出了明确要求。归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。归档的文件材料必须是准确地反映真实内容的历史过程。凡归档的文件材料用纸一律要求纸质优良，文件要求字迹清楚，签署完备，书写符全档案规范要求，用炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、铅笔、彩色笔、圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存，按29.7cm×21cm规格（a4）纸装订案卷（特殊情况采用折叠式）。归档份数，文件材料归档一般一式一份；部分特殊材料或使用频繁的档案材料可二至三份，存以备用。归档手续，凡归档的文件材料必须用word文档编制归档移交清单，归档清单一式两份，交接双方签字，由交接双方各保留一份，以便查考。一些重大活动的归档材料由归档人或归档部门撰写“归档材料说明书”。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

体现“为我”性，以我为主。就是说，从一个单位的形成来看出，应该确定永久保存的主要是本机关的档案，是本机关形成的重要文件，对于外来文件，则应在分析来文机关与本机关的关系以及来文内容与本机关的职能关系后，再作决定。上级来文，主要看出是否有专指性，专门针对本单位的文件，永久保存。下级机关来文，主要是本单位予以答复的文件为永久保存。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：

一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入。同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、健全制度，提高案卷质量，推进档案工作规范化、标准化建设

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

我们财政档案管理，随着近几年规范化、标准化建设，不断健全会计档案管理制度，明确会计档案的范围、保管期限，细化会计档案归档、查阅、销毁的程序、手续和要求，使会计档案管理工作有章可循。落实会计档案管理人员，明确了四个方面的工作职责，完善了岗位目标责任制。

财政所建立健全各项制度，为农村财务管理规范化提供制度保障。?建立健全规章制度，使村级财务管理有章可循，是搞好财务管理规范化的重要保证。因此，建章立制是村级财务管理的一项重要内容，当前要解决村级财务混乱状况，最迫切的任务是在一定区域内针对财务管理现状，从财务收支结算管理、集体资产管理、民主理财与财务公开、会计核算管理、会计档案管理、财会人员与岗位职责等方面制定一套统一的、切实可行的财务规章制度。要在两个新制度的基础上，从各村的实际出发，建立健全切实可行的村级财务管理、民主管理和财务公开制度，以及现金、银行存款管理、债权债务管理、集体资产台帐管理、票据管理、档案管理、财务开支审批、财会人员岗位职责、报账员岗位职责、会计人员管理，村组干部离任审计，一事一议筹资筹劳管理，会计电算化等多项制度，做到以制度管人，以制度规范工作程序，建立健全约束机制，促进农村财务管理工作的规范化运作。为防止村级组织出现新增债务、招待费开支、截留挪用及不合理开支。财政干部在履行财政监管职责的同时，积极配合上级纪检、监察及检查机关查处村组干部违反财经纪律案件，将财政监督与财务审计融于服务之中，促使村级组织依法理财，节约财力，提高效益。同时，村级财务必须坚持收支两条线，实行先收后支，杜绝以收抵支、差额入账、坐支现金等现象。建立一支笔审批制度，控制多头批款，多头报销现象。同时，严格执行村级重大开支由村民商定的原则，使民主理财、民主监督真正落实到实处，保证农村财务管理的规范化、制度化。这样，通过制度建设，推进财政所档案建设的规范化和标准化建设。