企业档案管理创新探析

赵晓华

（哈尔滨锅炉厂有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150046）

一、创新是企业档案事业快速发展的关键

创新即人们根据预定的目的，调动已知信息、已有知识，开展创新思维，产生出某种新颖、独特、有社会价值的新概念，或者新设想、新理论、新技术、新工艺、新产品新成果的智力活动过程。也可以说，创新是使创新思维变为现实成果的过程。企业档案部门结合自己的工作实际，推动企业档案事业的发展创新，江泽民同志在报告中指出，“创新是民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力”，同样，没有创新，企业档案工作就不可能在新的世纪赢得更大的发展；没有创新，企业档案工作就没有生机和活力。

1.创新是企业档案管理部门适应新形势发展的客观需要。企业档案事业的创新是一个系统工程，在档案事业中最为关键，处于核心地位。作为重要信息收集、贮存和开发利用的档案部门，面临着信息网络化、档案信息资源开发利用多样化和管理现代化、以及文档一体化等多方面的挑战。要适应新的形势我们企业档案管理部门必须深刻认识创新的重要性，并加强对创新和创新能力及创新服务的研究，培养创新意识，启发创新思维，提高创新能力，勇于创新实践，用创新拓展企业档案管理发展空间，适应新时代对档案工作的需要。企业档案管理部门只要坚持创新，就能取得新的成绩，得到新的发展。

2.创新将有利于提高企业档案管理人员的研究能力和业务素质。创新是一个过程是一种能力的体现。能力是人的素质在实践中表现出来的实际本领、能量和熟练水平等如档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索利用、编研，以及档案管理现代化设备的操作能力等。创新能力与人的思维方式、认识水平、人格素质有着密切关系。当今社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对企业档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。企业档案管理人员只有自身素质提高了，才有创新的愿望和追求，才有创新的智慧和本领。

二、增强企业档案管理的创新意识

1.企业档案工作管理思路的创新。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，企业档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多企业档案工作者缺少创新意识和创新欲望，他们墨守陈规，按传统办事，日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷人次，而对于市场需要哪方面的档案材料，企业档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知，更谈不上企业档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。而服务的落伍，必将使企业档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变企业档案工作既无动力，又无目标的状况，应努力使企业档案部门变成先行者，形成企业档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。企业档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识赢得利用者的满意。因此，要使企业档案管理部门创新成功，必须培养创新思维，只有具备了创新思维，才能为创新打下基础。

2.企业档案工作管理模式的创新。我国企业档案工作有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中包括档案工作环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。就是在平时的抄写和装订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋。目前许多企业档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是企业档案的业务工作，还是企业档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

3.要不断地加强企业档案服务机制的创新。企业档案服务机制的创新，不仅要在服务手段、服务方式、服务范围上有新的发展，同时还应探索档案工作体制上、工作方法上的创新。日常的企业档案服务只局限在做好为本企业查阅利用档案，而对本企业档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为本单位服务做得就很不够，考虑得也很少。企业档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，企业档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财宝。

4.创新应以信息为基础。信息是人们财富的标志，信息也是创新的材料和依据。企业档案的现代化应与企业的信息化同步，企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。企业档案部门还要建立上下左右的畅通信息网络，运用现代化手段获得社会上其他广博信息，为创新提供依据。要努力实现企业档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高企业档案工作技术含量和水平，使企业档案管理手段由“旧”变“新”通过网络搞信息化建设，因为企业没有信息化建设，就很难与外界交往。利用现代计算机技术提供远程服务，网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。信息化的迫切要求及飞速发展，对企业档案部门提出了更高的要求。

当前正处在一个伟大变革的时代，与时俱进，开拓创新，是时代赋予我们的崇高使命，是企业档案工作者永不放弃的努力，是企业档案工作者锲而不舍的追求。企业档案工作者要继续弘扬创新精神，锐意进取，创造出更多无愧于我们这个伟大时代的业绩。只有不断地创新，档案工作才能有高度、有特色，企业档案事业才能真正实现可持续发展。因此，企业档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要要从本部门的档案工作的实际出发，不断研究新问题，探索新思路，采取新举措，进一步拓展工作思路，牢固树立服务第一和创新第一意识，勇于突破前人，突破自我，将企业档案工作提高到一个新水平。

[1]庞然.浅议企业档案管理创新发展[J].山西建筑，2008-05-10.

[2]杨瑾辉.论新形势下企业档案部门服务机制创新[J].平顶山工学院学报，2008-05-15.

[3]巩颖勤.企业档案管理创新工作的思考[J].河南理工大学学报(社会科学版)，2008-07-25.