不断完善和创新工作指导方法多元探索提高编写质量的途径和办法

宋洪军

(哈尔滨市人民政府地方志办公室 黑龙江 哈尔滨 150028)

不断提高并最终保证志稿成书的质量，是地方志工作的终极目标。当前，志稿的质量问题是方志界公认的首要难点，它也就必然成为工作的重中之重。实际工作中，影响和制约志稿质量的条件和因素是多元的，作为组织修志工作的职能部门，在注意全方位地把住志稿质量关的前提下，应着力于指导方法的实践和探索，寻求提前介入承编单位前期工作的方式和渠道，及时发现、研究和解决编写工作中随时遇到的问题，最大限度的减少和防控后期工作的反复，切实发挥专门机构的业务指导作用。

一、编写工作的现状迫使修志工作者多元探索、寻求提高志稿质量的方法

在编纂社会主义新方志的20余年实践中，全国方志界在充满坎坷和艰辛的跋涉中，逐渐获得了共识，那就是提高志书质量是一项极为复杂的系统工程，它涉及到工作的组织机制，符合实际的框架设计，比较详备的资料基础，科学的工作方法(包括编写方法和指导方法)，综合素养良好的修志队伍，以及工作所必需的基本物质条件和社会环境等等，从“工序”到“工艺”，缺一不可。而在实际工作中，这些必要的条件还都不太如人意，这些不足的消极作用，最终都集中体现在志稿质量上，已成志稿与我们预期的质量标准差距很大。特别是本轮续修志书工作启动以来，首轮修志工作中遇到的志稿质量方面的问题都又显现在现实工作中，有些方面甚至较首轮修志有过之而无不及。

哈尔滨市续志工作启动于1999年末，市政府即时下发续志工作方案，作为全市续志组织工作的依据；随方案下发了市志资料搜集大纲，作为各承编单位搜集资料开展业务工作的依据；稍后，又基于首轮工作的经验和基础，修改完善了若干规范“众手成志”的技术性规定，用以作为市志140余个承编单位编纂方面的依据。市志办内部设立两个市志指导处，按统一的规范要求对承编单位进行督促、协调、检查、指导。经过上下努力，辛勤劳作，时历三年，无论是承编单位还是指导部门，其间的艰辛难以言状。到2003年末，有近1/2的承编单位形成了数百万字的初稿。经过审看，除极少数内容继续修改可以成稿外，多数稿件与预期相差甚远。在篇目设置、资料收入、编写方法等方面都存在问题，志稿的质量令人堪忧。这种情况必然产生一些客观结果:一是工作反复无效耗费了大量的物质方面的投入；二是失去了本来就很紧张的工作时间；三是影响了当事人包括编写者和指导者对自身能力和未来前景的自信心；四是纠正由此产生的心理定势和工作惯性的难度太大，后来的实践证明，一些稿件经过几次整体审看修改，但仍然同首次成稿的状况变化不大，一些问题始终没能得到根治；五是这种情况客观地证明，仅靠我们确定的审稿环节来接触稿件、掌控整体进度和质量是不够的，也是无法完全做到的，需要根据工作实际情况，来完善和调整我们的工作部署和工作方法，使之符合客观实际。

针对上述情况，我们对问题的成因做了全面分析，有针对性地完善篇目设计、资料搜集和编纂方法等方面的对策。其中重点探索新的工作指导方法。编纂工作的实践证明，作为指导部门，需要在各承编单位各次(复审、终审、验收等环节)成稿之前，在指导时机和方法上有一个早期介入的环节，通过抽审承编单位的志稿，全面、准确地了解初始纂写或中间修改时稿件具体的真实情况，及时发现问题、研究问题，提出指导性意见，配合承编单位在第一时间解决问题，防止全部志稿出台后面临变动极大的被动局面，真正有效地履行指导职能，发挥指导作用。

二、实践证明，抽审志稿是实现指导职能、提高志稿质量的有效方法

(一)抽审方法的内涵

哈尔滨市实行“三审一验收”的志稿成书审查办法，其中三审是指初审、复审、终审。这里所说的抽审，是指重点在复审和终审前对各承编单位正在纂写或修改的志稿进行抽看审查，使指导工作与编纂工作真正的做到同步，对各承编单位的这两个工作流程实行动态式的监督和指导。市地方志办公室对承编单位的指导必须是具体的，有针对性和可操作性的。由于志书自身和编写工作的特殊性，以及指导部门的局限性，市志办对承编单位在篇目设置、资料搜集和编写方法的正确运用等方面的最根本最有效的指导，只能通过对具体稿件的研究体现出来。如果这种指导作用的体现是在全部成稿之后，那就不仅导致我们指导工作滞后，没有及时发挥工作职能，更主要的是会产生前边所述的一些不良的客观结果，从而把工作难度人为的后移，致使后期工作难度人为增大，甚至在成稿出版阶段，必然出现主观上不想跑粗、但客观效果将是必然跑粗的情况。采取抽审的办法，就是为了避免指导作用发挥滞后、工作难度后移、最终影响志书质量的情况发生。

(二)抽审方法的运用

根据哈尔滨市修志工作的具体情况，我们对志稿的抽审主要是在复审稿和终审稿成稿之前进行。这是因为，绝大多数的承编单位，初稿与复审稿的界限并不十分明显，有的甚至是同一个稿，从指导部门的角度，掌控住各承编单位复审前的志稿动态，也就可以把握住工作的走向和主动。

复审前的志稿抽审主要检验篇目的设置是否合理，资料工作的基础是否夯实，编写方法是否正确，具体编写的同志对志书性质和特征的了解、对基本要求的掌握、对所编内容总体上的驾驭能力。

哈尔滨市志篇目的局部设计和完善细化工作，主要依靠承编单位分头进行。由于市志办自身的局限，在没有见到具体稿件前，很难从专业角度，对局部篇目从共时态和历时态两个方面深入了解，做出符合实际的审查把关。通过抽审，可以帮助我们及时准确了解篇目设计中不同层次(章、节、目)、不同内容是如何确定写什么和怎样写，通过一点推及其余，从个别延伸到一般，从而把握总体设计的详细情况，做出我们的指导性判断，防止在工作进程中篇目设计出现大的变动。

哈尔滨市志的资料工作也是由承编单位分头搜集，分头整理、使用和保管。市志办在日常工作中，难以对各承编单位的资料情况了解得具体深透。而纂写志稿是对资料工作最好的检验，通过志稿抽审，可以使我们对承编单位的资料工作的基础做到心中有数，便于我们准确把握全市资料工作的现状并加以有效地指导。

通过志稿抽审，对承编单位人员的工作胜任程度和对志书编写方法了解和运用的情况，会有更直接、更准确的把握。这两方面是志书编写最重要的条件，缺一不可。从指导部门角度，如果不能及时地配合承编单位做好这两方面的工作，待全部志稿面世再加以调整或完善，就太迟了。

终审前的志稿抽审，主要检验承编单位是否根据复审时专家等各方面的审查建议，举一反三，彻底解决了志稿存在的问题；是否科学合理地遵循修改工作程序和运用修改方法。通过检验局部志稿，发现、归纳存在的共性问题，及时提出总体性指导建议，为承编单位修改全稿提供参照和依据。

(三)实际工作效果对抽审方法的评定

通过志稿抽审，给指导部门提前介入承编单位的编写过程提供了一个平台，我们的指导工作有了一个比较适宜的介入时机和切入点，有了实体依托，避免没有物化的稿件作为研究、指导对象的空泛说教。抽审志稿是一个教学相长的过程。承编单位在与指导部门对具体稿件的研究过程中，会加深对志书的性质和特征的认识，具体感受编写工作的基本要求和编写方法的实际应用，为大面积的志稿纂写提供了非常有效的遵循；作为指导部门的工作人员，也在志稿抽审、研究的过程中，深化了对地情、行情的了解，扩充了相关学科的知识，丰富了指导经验和方法，形成了带有规律性的认识和工作方法，使指导作用得到及时的发挥，稿件的总体质量有了明显的提高。

三、运用志稿抽审方法需要明确的几个问题

从指导方法的角度运用志稿抽审方法需要明确这样几个问题，否则会影响其作为工作方法的正确运用，人为地增加工作难度和工作量，甚至导致工作程序的混乱。

(一)志稿抽审的性质是指导方法而不是审稿环节

从表象看，抽审是在审看志稿，同其他几个审稿环节在形式上没有什么区别，因此，很容易误解为在另外几审的基础上增加了一个审稿环节，实践中也确有人产生前述认识和理解。事实上，志稿抽审作为指导方法同审稿环节是有本质区别的。审稿环节是一轮修志的具体工作安排中明确规定的工作步骤，是对一个承编单位阶段性工作的全面检查，审查的对象原则要求要审看整部稿件(或者说审看某一承编单位应纂写的全部稿件)；审查的目的是对志稿总体质量和承编单位的工作成效的认定。而志稿抽审的主要目的是指导部门通过介入承编单位的工作进程，研究部分稿件，探索正确的编写思路和方法，用以指导总体内容的编写，介入的时机、程度、人员、范围等等都没有严格的事先规定，是否抽审也因人因事因情而定。

(二)志稿抽审的指向是突破一点而不是化整为零

由于志稿抽审的目的是通过研究局部，分析产生结果的主要原因，探求其中的规律性，以获得认识上的飞跃和方法上的完善，所以它应该就一个部分反复研究、调整、修改，最终取得承编单位与指导部门的共识。它不是将完整的稿子化整为零，分解为若干部分，每一次抽审抽看其中的一部分。这种化整为零实际是审稿环节的变形，是把本应该一次总体审看肢解成构件审看。这种分解式的审查，既收不到志稿抽审那种局部解剖、研究深透的效果，又没有收到审看全稿那种系统解剖，从总体上把握全部志稿的体例、结构，内容的分类和构成部分之间关系的成效。

(三)抽审的意见要详细具体而力避笼而统之

由于抽审的目的是从细节分析入手，查找原因，总结得失，探索规律以指导全局，所以对志稿的审看就要做到精、深、透。要从篇目的设置(该部分在总体框架中的地位，这部分内容同其他部分之间的关系)、结构层次(采取不同体式有不同的技术性要求)、资料取舍、编写者对所写部分的宏观驾驭能力等等方面做全方位的研究和判断，向各承编单位做具体的而不是综合的意见反馈，防止因指导意见过于笼统而对承编单位产生误导作用，使一些客观存在但承编单位自身没有意识到的不足和欠缺继续出现在以后的稿件中。应该通过意见交换，帮助承编单位或纂写人对稿件的优劣短长有一个全面而详细的认知，不仅知其然——知道下步如何扬长，如何避短；而且要知其所以然——明了为什么要这样扬长避短。

(四)抽审的目的是解决共性问题而不仅是解决个性问题

由于抽审采取的是局部突破的方式，反复研究一个点，很容易误导他人或当事人自身走向着力于对个性问题的研究和解决。在这个问题上，应注意从哲学层面上来梳理我们的认识，引导我们的理解，规范我们的实践。世界上任何事物都具有共性和个性，是普遍性和特殊性的统一。共性是由个性的综合来体现的，共性是约束个性的范围和条件；个性则是在共性的范围内得以实现，任何事物的个性超越了它的共性范围，就变成了另类事物。作为一部志书，由于记述不同的对象，任何部分都体现着它的共性和个性，前提是它们必须在具备了共性的基础上、在共性之中来体现它的个性的与众不同。我们的抽审工作就是要通过这种局部的个性，去把握住志书总体的共性，总结出规范个性中应有的共性的一致性和规范性；检验、分析每一个局部是否完整、准确地体现了关于志书共性的规定要素——篇目设置、结构层次、资料运用、记述方法等方面的质的规定性，从而为更好地体现各个部分的个性打下了基础。

志稿抽审，是在实践中总结并运用的一种工作指导方法，它只是我们自身的一种初步的尝试，虽然我们的工作因此而受益很大，但也仍然存在认识上的不同和运用上的差异。不过我想我们不会因此而停止，还要继续坚持这种指导方法，并在实践中加以统一和完善。这是因为我们还没有探索出更好的办法，来强化指导工作，提高志稿质量。但我们也不会仅囿于此，还会而且应当继续多元探索提高志书质量的途径，以求百花齐放。