将办公自动化系统融入企业管理的探索与思考

摘要:随着信息科学和信息技术的飞速发展,信息化管理在企业管理中的作用越来越重要。加强信息化建设,推进信息化管理, 将成为企业管理现代化的重要突破口。本文结合信息时代企业发展的特点,从促进公司从管理信息到信息化管理的转变进行了思考和探索。

Abstract: Along with the information science and information technology's swift development, the informationization management is getting more and more important in business management's function. Strengthens the informationization construction, the advancement informationization management, will become the business management modernization the important breach. This article unifies the information age enterprise development the characteristic, from managed the information from the promotion company to carry on the ponder and the exploration to the informationization management transformation.

关键词:办公自动化系统融入企业管理

Key words: Office automation systemIntegrationBusiness management

作者简介:孙思模,贵州财经学院教务处,讲师,主要研究方向:企业信息管理,教育信息化管理。

一、企业信息化与企业管理的重要性

企业信息化就是在先进的管理理念指导下,应用先进的计算机网络技术去整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理,及时为企业决策提供准确而有效的数据信息,对需求做出迅速的反应,其本质是增强企业的核心竞争力。

信息资源日益成为重要的生产要素、无形资产和社会财富。信息化水平已经成为衡量一个企业甚至一个国家整体实力的重要标志。电网企业是我国国民经济的重要支柱。电网企业的地位和作用决定了推进企业信息化,不仅对提高本企业的核心竞争力、抗风险能力和可持续发展能力意义重大,而且对推动整个国民经济的现代化意义深远。

二、企业办公自动化系统的建设成效

办公自动化,英文名称为“Office Automation”,简称OA。它基于数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet技术来实现单位内部业务信息流转、信息交流和信息共享,快速有效地接收各种上级机关文件、所属机关的上报信息,组织、协调办公自动化系统内的各种信息,使用户能够方便、快捷地获取其所需信息。

经过近几年的发展,我国多数企业在办公自动化应用方面积累了许多宝贵的经验,办公自动化系统已经成为很多企业本部及各直属单位日常办公中不可缺少的办公工具,并取得了以下成效:

(1)办公方式更加灵活多样。通过网络办公系统进行管理工作将不再会受到时间和空间的限制,工作人员可以根据自己的需求和愿望,选择适当的时间和地点登录办公系统并进行信息的获取、加工与发布。在这种环境中,由于领导出差、开会等原因导致的企业管理、信息互通变得不便捷的状况迎刃而解。管理将不受传统的上班时间和工作地点的限制,可以随时随地通过网络开展切实有效的工作。

(2)信息资源共享更加快捷和方便。办公自动化系统的建设,使企业的管理模式发生了变化,相互间的信息共享和交流成为可能。各种信息资源通过办公自动化系统在网上传输,突破了行政管理、地理位置等因素所形成的障碍,实现人与人之間、部门与部门之间、各单位之间的密切联系和交流。

(3)行政办公更加高效,节省了企业的管理成本。办公自动化系统改变了传统纸质公文办公模式,建立了企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、电子签章、归档等电子化流转的方式,真正实现了无纸化办公,节省了人力成本和办公成本。同时,通过实时通信、在线感知、部门协同等,将相对独立的机构和部门连接为更加紧密的整体,使普通员工、基层部门与管理层之间的距离缩小,提高了企业工作人员协作能力和工作效率。

三、将办公自动化系统融入企业管理

(1)办公自动化促进企业业务流程管理。业务流程管理的成功实施需要办公自动化系统的支持。业务流程管理是一项十分复杂的系统工程。办公自动化有利于业务流程管理的规范化建设。办公自动化系统的正常运转依赖事先设定的程序,这些程序没有弹性,这就要求企业要有规范的流程设计、规范的岗位和部门职责描述、规范的制度设计。规范的流程设计要求企业重新定义业务流程的各个环节,每个环节的任务内容、任务完成的时间,以及这个环节与流程中上下环节之间的任务关系等;规范的岗位和职责描述要求企业重新定义各个环节需要开展的任务,完成任务需要哪些工作岗位、岗位的职责及各个岗位的人员安排等;规范的制度设计要求企业必须设计保证流程顺利运行所需要的工作制度、监督制度、考评制度和绩效评价制度等。 办公自动化还有利于流程的一体化建设。流程的一体化改造,使得企业生产经营的各系统成为一个相互配合、相互协作、互相支撑的一个价值创造体系。办公自动化系统能够有效避免信息孤岛现象的发生,避免各个不同流程之间的相互分割,充分发挥信息化的整体效益。

(2)办公自动化推进企业管理标准化。将标准化管理和办公自动化管理有机结合,可以使整个企业有“法”可依,可以使企业每一个具体的工作都严格按规定办,按标准办,从而达到管理过程的规范、严谨、系统、高效。因此,搭建一个在办公自动化管理基础上体现标准化的信息管理平台,实现管理过程的自动化和标准化,将对企业实现标准化管理提供强有力的支持。可以以通过在办公自动化系统中,建立标准化管理模块,将标准化管理融入到各功能模块中,使得整个系统在运行过程中能将国家、行业和企业内部的管理、工作、技术标准和实际工作过程融合到一起,从而对整个工作过程起到实际指导作用。

(3)办公自动化促进绩效管理。运用信息化的建设可以大大提高绩效管理的准确性和可信性。现在企业在绩效的评估中,大都运用平衡记分卡来进行测评。在平衡记分卡中要考虑四个指标,包括财务角度、客户角度、内部业务角度和创新与学习的角度。在绩效评价中要综合考虑以上四个因素。但是在没有运用信息化管理的情况下,将这些数据统一并进行分析是很困难的。如果运用人力资源管理信息系统来进行绩效管理将会很容易。运用系统把这些数据从不同的部门中统计抽取出来,然后把这四个数据集中到人力资源部门,由系统进行数据的分析处理,最后生成结果,从而使绩效管理工作更加简化、公证、准确。人力资源管理职能人员所需要做的仅仅是找出适合企业运用的绩效管理方法并把它设定到系统中。

(4)以办公自动化确保企业决策落实。办公自动化系统对督查督办工作的支持工作主要包括:上级方针、政策以及企业重要决定和重要工作部署的贯彻落实情况;企业各项工作目标、工作计划执行情况;领导批示、交办事项执行情况;文件布置的各项主要工作完成情况等内容。督查督办工作要经过拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档等环节来实现。将这几个环节的工作固化到办公自动化系统中,使办公自动化系统对决策管理进行自动跟踪,实现领导对工作的督办过程。

(5)以办公自动化推进企业知识管理。随着知识型企业的出现,知识已成为首要的生产要素。知识管理就是通过对于信息和专业技能的系统开发和利用,改进和提高部门与组织的技能素质、创新能力、生产能力和响应能力。知识管理和办公自动化系统是联系紧密、相辅相成的。办公自动化系统是支持员工工作的办公平台,无论从知识的来源来看(企业中既有的资料、人脑的知识、工作过程中产生的知识),还是从知识的利用来看(取之于工作中,应用于工作中),知识管理的实现都需要具体的办公平台作为支撑。因此知识管理作为更高层面的管理方法论,将提升办公自动化系统的应用价值。办公自动化系统将成为知识管理实现的支撑平台。

四、结语

办公自动化系统的建设和应用对提高企业管理工作的效率和质量,促进企业由“管理信息”向“信息管理”转变,具有十分重要的作用。我们必须充分认识推广使用办公自动化系统的重要性,抓住公司实施“信息化登高计划”的机遇,密切与有关部门的沟通、研讨,不断完善系统功能,不断提高系统的应用层次,使办公自动化系统在业务流程管理、标准化管理、绩效管理、知识管理以及决策管理等企业管理工作中发挥更大的作用。

参考文献:

[1] 于文奇,办公自动化系统管理设计[J],电脑编程技巧与维护 2009年08期

[2] 周丽平,浅谈办公自动化对现代企业管理的重要性[J] 科技创新导报 2008年26期

[3] 黄俊杰,办公自动化软件在管理工作中的应用[J] 硅谷 2008年10期

1 孙思模,男,贵州财经学院教务处,讲师,研究方向,企业信息管理,教育信息化管理