书库调整之解决方案——以重庆师范大学图书馆为例

□邓友诚

新建书库,一般是指为满足某种需要,按一定要求组织相关图书资源重新建立的书库。和搬迁相比,它具有图书来源较多、缺少架位分配数据等难点,特别是在目标书库藏书布局复杂的情况下,新建工作更为不易。对此,笔者以本馆新馆借阅书库为例,提出并实施了一套书库新建的解决方案。

1 新馆借阅书库图书来源概况

我馆新馆借阅书库设计藏书近40万册,是新馆主力外借、阅览库房,分布在三至六楼,组成该库的图书主要来源于储备书库、新校区临时外借书库、老校区外借书库(部分)等三个库房,具体如下(见表1):

表1 新馆借阅书库图书来源情况汇总表

2 图书排序

为加快开放进度,我们在新馆尚未建成时就进行相应的准备工作,故图书排序未在新馆进行。

面对堆集如山的图书,我们先分大类,再分小类,直至分到每个小类在500册左右才开始细排。细排时,考虑到图书量大,为节约空间,最初,我们将新区临时外借书库的图书全部下架、腾空,准备利用书架完成。但在实际操作中,发现书架细排有诸多不足,最突出的就是工作人员排书时需不断站起、蹲下,并且倒架频繁,导致进度缓慢。为解决这一问题,我们找了一间地面光滑、面积很大的房间(约2000m2),在地上排序,这样工作人员可坐在小板凳上或蹲着操作;排书时,只需前后推移图书即可,若一排无法完成,可在任一位置将其截断,分成二排或多排排序,从根本上解决了倒架问题。当然,2000m2地面不可能同时排完30余万册图书,因此,我们排完一个大类就按类号分类打捆,并编号码放,同时统计各类图书长度。

3 架位分配

架位分配是在服从藏书布局原则的前提下,通过相关数据分析、计算而得,这些数据主要包括三个方面:入库图书长度、各类图书架位增长率、新建库房总架位数。

3.1 入库图书长度

这是进行架位分配的基础数据,统计方法为:以当前排序图书长度为主,结合新区临时书库新建时图书架位长度(用以解决部分图书外借无法统计其长度问题),计算出各类图书平均厚度,并据此推算出相应类别入库图书的总长度,具体如下:

3.1.1 当前排序图书(不含外借部分)架位长度

本项工作在各类图书排完序后,打捆前完成。统计时需注意以下两点:一是测量的长度应是图书在自然状态下的摆放长度,而不是打捆后长度,之所以如此,是因为我们在工作中发现,不同纸质、不同开本、新旧不同的图书,在打捆时被压缩的程度是不同的,并且打捆机因机械性能的不稳定也造成打捆松紧不一,致使打捆后的图书长度并未按某个统一的比例压缩,欠缺统计意义;另一方面就是统计的分类应相对细化,需根据各类图书现有数量规模、排架长度划分,不宜统一规定到某级类目,只有这样,我们的架位分配才更趋合理。

在这一架位分配、统计理念下,我们对借阅书库每个大类下的图书类目进行分段统计,从而形成1个总表(见表2)和22个分表(每大类1个)。

表2 当前排序图书各大类架位长度表(不含外借图书)

各类的分表由于太多,我们只以I类为例,列出I类下各小类的架位长度(见表3)。

3.1.2 新校区临时外借书库新建时各类图书架位长度

由于“当前排序图书”中缺少外借图书长度,而该数据在新区临时外借书库建立时曾做过统计,可用其进行校正。但由于当时是按大类密集上架,没有细排,因此我们只取得了一级类目的图书架位长度(见表4)。

现场采集病牛粪便10份，用烧杯淘洗、沉淀，吸取底层粪渣在显微镜下观察，其中7份粪样中可见金黄色、椭圆形、卵壳薄而透明的虫卵。

表3 当前排序图书I类下各小类架位长度详表(不含外借图书)

表4 新校区临时外借书库新建时各类图书架位长度

O 7353 9804 1.333 P 714 836 1.171 Q 1762 2338 1.327 R 2436 3021 1.24 S 448 562 1.254 T 16713 21152 1.266 U 226 305 1.35 V 147 192 1.306 X 1025 1201 1.172 Z 511 809 1.583

3.1.3 新馆借阅书库入库图书(含外借部分)架位长度

对于入库图书的长度计算,首先需对表2中每册图书的平均厚度进行校正,校正的方法是将表2和表4的厚度进行对比,取最大值作为该类图书的校正厚度,并以此为标准,乘以各类入库图书总册数,即可得出整个库房各类图书长度(见表5)。

表5 新馆借阅书库各大类长度总表(含已外借图书)

同理,在计算各小类入库图书长度时,也应先进行平均厚度校正,其计算公式是:各小类校正平均厚度=该大类校正厚度÷该大类当前排序图书平均厚度×该小类图书平均厚度(如I0的校正厚度为:1.616÷1.598×1.618=1.636cm),并据此得出各小类入库图书长度,从而也形成22个长度分表。下面仍以I类为例,列出该类各小类入库图书的架位长度(见表6)。

V 466 1.312 1.306 1.312 611 X 2970 1.299 1.172 1.299 3858 Z 3060 1.382 1.583 1.583 4844

表6 新馆借阅书库I类下各小类入库图书长度详表(含已外借图书)

3.2 各类图书架位增长率

在现有的架位分配实践与研究中,大多数是对现有图书进行架位平均分配[1][2][3],而较少考虑各类图书的增长趋势,当然,在具体操作时,相关人员也会根据自己的经验作一些调整,但由于主观因素较大,操作性不强,经常出现架位分配不均、预留不足等现象。

我们说,架位的预留分为当前预留和发展预留[4],当前预留相对容易;而发展预留则难度较大。一般而言,任何人都无法给尚未到馆的图书做出准确的架位预留,但它却是有规可循的,图书馆的藏书建设具有系统性、连续性,我们完全可以通过对近几年图书的采购情况来推测将来的图书增长趋势。当然,未来图书的增长还会随着社会热点及图书馆藏书重点等情况的变化而变化,但总的来说,这属于个别、偶然现象,只需对涉及到的类目进行微调即可。正是在这一理念的指导下,我们对近五年我馆各类图书的增长情况进行了统计,统计的类目完全参照长度统计中总表、分表的类目设置,从而也形成1个增长比例总表(见表7)和22个相应的分表。

表7 我馆各类图书近五年增长情况总表

与各类架位长度分表相对应,近五年图书增长也有22个分表,下面仍以I类为例,列出I类下各小类现有图书及其近五年的增长情况(见表8)。

3.3 各大类及所属类目的架位分配

在进行架位分配时,首先应计算出各大类图书的理论分配架位,在此基础上根据藏书布局原则进行楼层分配,并最终确定各大类及所属小类实际架位分配数量。

表8 我馆I类图书近五年增长情况分类统计表

我馆借阅书库分布在新馆三至六楼,采用藏借阅咨一体化模式为读者提供服务。该库共有架位10650层(本文中的“层”,指书架的一个搁板为一层,下同),每层楼的架位层数具体如下(见表9):

表9 新馆借阅书库各楼层架位数量统计表

3.3.2 各大类图书理论分配架位

架位的分配是一项科学计算的过程。各大类图书的架位分配主要参照三个数据,即该类图书的架位长度(见表5)、平均年增长率(见表7)、需搬进库房架位数(共10650层)。计算过程如下:通过平均年增长率和架位长度得出该类图书的“增长性长度”(公式:增长性长度=现有架位长度×(1+平均年增长率)),再以增长性长度为基础,得出其所占长度比例(公式:各类所占比例=增长性长度÷全部增长性长度之和×100%),通过该比例即可得出“预计需要架位层数”(公式:预计架位层数=扣除预留数的架位总层数×各类所占长度比例),这里需特别说明,我们的架位总数要作一定预留(我馆按5%进行预留,计548层),这主要是考虑一些特殊情况,如热点类目、图书馆要重点建设的类目等,都需要多作预留,同时,为了让架位更加规范,也需通过预留架位来进行微调,而微调后的架位数即为“理论分配架位”(见表10)。

表10 新馆借阅书库入库图书各大类架位理论分配表

3.3.3 楼层安排及各类图书的实际架位分配

架位分配必须符合藏书布局的总体要求,“合理的藏书布局不仅利于及时而有效的满足读者的各种需求,充分发挥图书文献的效益,而且对于藏书的完整和节约书库容积也是很重要的”[5]。就我馆新建的借阅书库而言,如果全部图书均设在一层楼中,表10中的“理论分配架位”数即可作为实际标准进行上架安排,但由于该书库分布在四个层楼,若按表10的分配方案上架,必然出现某些大类分布在二个楼层等现象,不利于读者利用,因此,我们在进行藏书布局时,首先确定的是每个大类图书不跨楼层,每层楼必须完整地摆放若干个大类;其次考虑到新馆电梯较少,决大部分读者只能通过楼梯上下,这也有必要将使用量大的图书摆放在低楼层;同时还应考虑读者分流问题,避免出现因某楼层资源利用的过度拥挤,造成安全隐患……,总之我们从建筑结构、主题内容、读者分流、方便利用等因素出发,根据理论分配架位数量,最终确定了各大类图书的楼层分布及其实际分配架位层数(见表11)。

分配了大类架位数后,即可参照架位分配计算公式(参见3.3.2节)确定每个大类下各小类的架位层数。在计算时,只需将大类数据换成小类数据、将总架位数换成相应大类的架位数即可,同理,在计算各类总架位时,也应预留部分架位(我馆按5%进行预留),并用它进行架位微调,从而最终确定实际分配架位。我们也以I类为例,计算出各小类的实际分配架位数(见表12)。

表11 新馆借阅书库楼层分布及各大类实际分配架位表

表12 新馆借阅书库I类图书各小类架位分配表

4 图书上架

在各小类架位分配完成后,即可据此进行图书上架工作。我馆的具体做法是:上架人员分为四组(每层楼一组),每组设组长一名,负责具体指挥。在上架前,组长根据架位分配数量在书架上标出各小类上架位置,然后安排组员将已打好捆的图书运至相应架位附近码放,并对各小类图书的打捆长度和所分架位层数进行核对,确保所分架位的准确性,若发现有大的出入,应立即与周边架位作一定微调,并在书架上重新标识;待该楼层图书全部核对完成并确保无误后,即可上架。在上架时,不宜边上边拆,而应在该楼层图书全部上完后,再进行一次彻底的检查,直到满意后,再拆包、整理。

图书上架是一项比较耗费体力的工作,工作人员要做到小心谨慎,尽量避免在搬运的过程中将捆弄散、在上架时将捆放错等情况发生。总之,上架前做好标识、上架时有专人指挥、上架后做全面检查,确保图书上架的准确性。

5 结束语

在我馆的新馆借阅书库建设中,图书排序和图书上架等环节,工作量大、劳动强度高,需统一安排、部署,组织工作显得尤为重要,但图书馆在这些方面有较为成熟的工作经验,本文未作过多阐述;而对于新建书库的架位分配、安排,在理论研究中还不多见,故作了较为详细的介绍。该书库建立已逾一年,运行平稳,没有出现架位分配及其他隐患,获得了读者、工作人员及来馆参观同行的肯定。

参考资料

1 严永康.馆藏文献架位测算中的统计应用策略.图书馆建设,2008(9):111-112

2 王亚玲,贾雪梅.价值工程——在图书馆搬迁中的最优效率管理方法的策略选择.现代情报,2006(2):89-91

3 张思辉.如何规划与组织大型图书馆的藏书搬迁.图书馆建设,2005(4):104-106

4 郝朝军.架位预留技术是图书馆藏书搬迁的核心技术.图书馆建设,2007(6):125-126

5 李平杰.图书馆藏书.成都:四川大学出版社,1988:123