建立高校修缮工程工作流程的粗浅探讨

田春枝

近年来,随着我国高等教育事业的快速发展,许多高校校园面积逐步扩大,在基本建设快速发展的同时,对校园、校舍和校内水电网、道路等基础设施的要求不断提高,与此相应的修缮改造经费也逐年增加。如何建立合理的高校修缮工程工作流程,对搞好高校修缮工程管理,有效控制修缮工程的资金投入,提高资金使用效率是个有意义的探索。

1 高校修缮工程的主要特点

1)经常性：高校修缮工程主要是针对已有的教学、科研、办公用房和配套设施,由于自然原因,各建筑物、构筑物中设施处于消耗毁损过程中,为了保障学校工作正常运转,必须随时对屋面、水、电、暖、门窗等出现的问题进行及时维修。2)复杂性：修缮工程包括修缮、绿化、装饰等多方面,需要维修的部位也各不相同,表现为施工点多、分布零散、工程施工通常无正规专业设计随意性较强。3)突击性：为了保证学校的正常教学、科研和师生生活不受或少受影响,修缮工程实施时间主要集中在寒暑假,时间相对紧张集中。4)矛盾性：扩招后各校对基础设施建设的投入加大,用于维修的经费相对缩小,加之近两年来材料和人工费的迅猛增长,给本来就资金紧张的高校后勤修缮工作带来了新的困难,如何使用有限的资金来提供优质高效的服务成了一个新的矛盾。

2 目前高校修缮工程实施流程存在的主要问题

1)没有严格的立项审批程序。修缮项目大多是突击性强、项目内容凌乱、涉及地点广,许多项目是领导一句话,相关部门就忙于操作。没有落实资金来源,没有施工图纸,项目概算,施工单位按照业主口头要求提供一个草图或者一个简单清单就开始施工。往往是项目施工完毕,还没有落实资金,甚至没有一个审批手续。

2)项目实施没有严格执行招投标制度和程序。许多修缮项目,特别是20万元以下的修缮项目,校内几乎没有完善的招投标制度。项目实施有的是部门自己决定,有的是个别领导决定,有的甚至是项目负责人自行委托施工单位,给领导打个招呼就执行,有的施工单位在校内几乎常驻十多年不动,不管企业诚信如何、不管资质高低,服务质量优劣没有人关注。关注的是只要有人干活就行,此类现象,极易助长腐败现象的滋生。

3)没有严格的实行现场监理跟踪制度。对于大的建设项目,政府有强制性的监理制度,而对于修缮项目,尤其是20万元以下的项目是否监理,政府没有严格的规定。

4)没有专业配套的、达到一定设计深度的图纸,项目没有编制完整的工程清单,随意性较大。业主往往委托资质较低的设计单位,或者挂靠设计单位的个人提供一个简单的工程量清单(清单常常专业不配套,有土建、没有水或者没有电,漏气、通风等专业常常漏项,或者工程量少量),工程验收完毕,结算时纠纷很多,大多数漏项情况出现,往往最后由业主方买单。

5)项目概算不准确,维修资金不够,导致项目重复立项。有些修缮项目立项时,时间急,任务紧,工程概算时考虑问题不周,专业没有综合配套考虑,导致年内计划资金不足,只好第二年重复立项。

6)个别管理人员综合素质偏低,管理人员少。由于高校学校修缮项目都是在寒暑假期间实施,教职工回家度假的时候,基建人员却是最繁忙的季节。基建技术人员在待遇上校内把其等同于行政部门,可工作性质属于纯技术性的,工作量上是超负荷运转。个别管理人员相对学历偏低,业务能力偏弱,加之他们没有一定的归属感,流动性大,给工作连续管理带来一些问题和难度。

7)现场签证管理极不规范,甚至存在口头签证。修缮项目小而多、内容繁杂、地点较广、管理人员较少,往往签证极不规范,不及时,随意性较大,甚至采用事前口头承诺,事后再补签证,有些隐蔽工程根本无法核实。

8)签订施工合同不严密,合同条款不规范。正是因为修缮项目偏小,管理人员忽略了合同的规范和工程款的支付风险,合同签订环节没有设置监督关卡。

9)跨部门项目决策缺乏透明度,监管力度不到位,难以问责。非专业技术人员穿梭几个部门之间,事后缺乏监督机制,多个部门管理往往最后管理都不到位,责任追究很难落实到个人。

10)工程质量问题把关不严,没有严格的验收制度和程序。修缮项目实施完毕验收时往往有管理方、施工方、使用方,但是对于使用方提出的问题整改以后,就没有严格的验收程序。

11)没有严格的审计制度。修缮项目的最后结算只有管理部门的审核,没有建立严格的审计制度和机制。

12)没有严格的归档制度,出现问题查无此据。重修理,轻管理,这种现象在修缮工程中极为普遍,许多项目什么档案都没有归档,有的甚至合同都不存在了,给后续管理工作带来极大的困扰。

13)保修制度不严谨,保修金退还没有监督机制。修缮项目往往是修缮完了,对于保修期间的保修工作不太重视,直到保修期满时,施工方要求退还保修金时,没有任何监督机制,甚至出现保修金退了,施工方的水电费却没有交纳。

3 建立修缮工程流程

高校修缮工程流程图见图1。

1)修缮项目立项程序。修缮项目的立项程序主要是解决资金来源。修缮项目的资金主要来源于两个方面：一方面是当年来自市财政(称之为年度内计划资金);另一方面是来自于学校、部门自筹或者下一个年度的计划(称之为无年度计划资金),此项工作主要由使用部门填写立项审批表,报给立项部门审批。2)修缮项目招标前期工作。此项工作内容主要包括现场查勘施工内容,制作设计招标书、施工招标书、造价咨询招标书,与各合作单位进行协调沟通,将审查后的施工图纸、施工清单提交使用部门认可,此项工作主要由基建部门负责落实。3)修缮项目招标工作。此项工作的内容是由基建部门编制设计、施工、咨询招标文件,将编制好的文件报送校内(或者校外)招投标中心,招标中心将招标结果以书面方式通知基建部门。4)修缮项目合同签订。基建部门根据中标通知书与招标文件规定的内容和中标单位洽谈合同,达成一致意见后,分别签订设计、施工、监理、咨询等合同。5)修缮项目实施阶段工作。合同签订后,中标方按照合同中规定权利和义务进行工作,基建部门除了组织并参与施工图纸会审外,还将对项目施工全过程的质量、进度、成本进行控制和监督管理,进行合同管理,并对合作单位进行协调。6)修缮项目的验收工作。项目完成后,基建部门项目负责人要组织施工方、使用方、设计方、监理方进行各专业验收。验收不合格,要求施工单位进行整改,整改完毕后,再次组织相关单位进行验收。7)修缮项目的结算审计工作。竣工验收完毕,基建项目负责人要将竣工结算书、施工图纸、施工合同、签证单、中标通知书、工程量清单等一并送给审计单位,由审计单位对修缮项目进行竣工结算审计。基建部门在收到结算通知书以后方可支付工程尾款。

修缮工程虽然繁琐而又零碎,但是涉及的资金累积起来并不少,所以在实施的过程中,还需要有多个部门之间的协调,这样方可起到相互制约和监督的作用。

总之,对于修缮工程过去许多设计院校和教科书都不予重视,能够提供可参考的资料十分有限,所以专业技术人员没有可以参考的标准。只要我们在制定好的工作流程下把握住“实用、经济、合理、安全”的原则;修缮工程不破坏工程主体的原则;修缮必须服从建筑主体风格的原则;修缮为用户服务的原则,就一定能够高效、廉洁的做好修缮工程。

[1]惠云宁,郝挺宇.建筑物的结构修复[M].北京：中国建筑工业出版社,2008.

[2]陆云主.房屋修缮与预算[M].北京：高等教育出版社,2003.

[3]刘 群.房屋维修与管理[M].北京：高等教育出版社,2003.